Najvažnije ukratko
- Inventura bilježi stvarno stanje. Tek usporedba očekivanog i stvarnog stanja s prodajom iz blagajne pokazuje koliko je robe nestalo bez prometa.
- Najprodavanije artikle brojite tjedno, cijelu zalihu mjesečno, uvijek u isto vrijeme, istim redoslijedom, a otvorene boce u desetinama ili vagom.
- Jigger i stalne recepture najučinkovitija su poluga protiv manjka: svaka porcija jednake je veličine i može se provjeriti u blagajni.
- Pića kuće, pića za osoblje, lom i degustacije moraju se otkucati. Neevidentirana potrošnja u izvještajima izgleda isto kao krađa.
- Stalni ritam narudžbi s minimalnim zalihama i nekoliko pokazatelja poput udjela troška robe i stope manjka dovoljni su za jednosatni mjesečni obračun.
Ovaj članak služi kao opća informacija i ne zamjenjuje pravni ni porezni savjet. Pravila se mijenjaju i dijelom se razlikuju od pokrajine do pokrajine: pojedinosti provjerite kod svoje gospodarske komore (WKO) ili IHK, nadležnog ureda ili poreznog savjetnika.
Zašto je inventura u baru toliko važna
U kuhinji se namirnice prerađuju, a u baru se roba prodaje gotovo nepromijenjena. S jedne strane to bar čini vrlo isplativim: long drink ili čaša vina obično ima znatno manji trošak robe od glavnog jela. S druge strane, robu u baru lako je pokloniti, proliti ili odnijeti kući. Boca žestokog pića mala je, vrijedna i otvori se za tren. Tko gleda samo stanje na računu, gubitke primijeti tek kad se skupe kroz mjesece.
Inventura odgovara na tri pitanja: Koliko robe imamo? Koliko bismo prema nabavi i prodaji trebali imati? I odakle dolazi razlika? Ne radi se o nepovjerenju prema timu. Većina razlika nastaje zbog neotkucanih pića, netočnog točenja i pogrešno unesenih receptura u blagajni. Sve se to može riješiti jasnim postupcima. Baru s kratkom kartom često je dovoljna tablica, a klub s više šankova i velikim prometom treba stalne zone brojenja i blagajnu s upravljanjem zalihama.
Popis zaliha: korak po korak
Inventura je dobra onoliko koliko je ponovljiva. Ako svaki put netko drugi broji u drugo vrijeme i drugim redoslijedom, brojke se ne mogu uspoređivati. Zato odredite stalan postupak i zapišite ga.
Odredite vrijeme
Uvijek brojite nakon zatvaranja i prije sljedeće isporuke, na primjer u ponedjeljak ujutro. Između brojenja i izvještaja blagajne ništa se ne smije prodati ni zaprimiti.
Podijelite zone
Skladište, hladnjaci, polica iza šanka, speed rail i svaki dodatni šank zasebne su zone. Popisna lista prati redoslijed kojim boce stvarno stoje.
Brojite puna pakiranja
Neotvorene boce, gajbe i bačve bilježe se u cijelim jedinicama. Otvorite gajbe i provjerite jesu li zaista pune.
Zabilježite otvoreno
Otvorene boce procijenite u desetinama ili ih izvažite. Za vagu jednom zapišite masu prazne i pune boce.
Brojite u paru
Jedna osoba broji, druga zapisuje. Kod velikih odstupanja zona se odmah broji još jednom.
Izvucite izvještaj blagajne
Odmah nakon brojenja ispišite ili izvezite izvještaj o prodaji za razdoblje od posljednje inventure.
Za otvorene boce postoji više metoda. Važno je odabrati jednu i držati je se. Točeno pivo najteže je evidentirati: ako je moguće, važite bačve i uračunajte gubitak pri točenju zbog pjene i čišćenja vodova koji ste izmjerili u vlastitom lokalu.
| Metoda | Kako funkcionira | Prikladno za |
|---|---|---|
| Procjena u desetinama | Razinu napunjenosti zapisati od oka u koracima od 0,1 | Male barove, malo vrsta, brzo tjedno brojenje |
| Vaganje | Bocu staviti na kuhinjsku ili barsku vagu, sadržaj izračunati iz mase prazne i pune boce | Skupa žestoka pića, točnu mjesečnu inventuru |
| Aplikacija za inventuru s vagom | Aplikacija zna mase boca i automatski prenosi stanje | Klubove i barove s mnogo vrsta i više šankova |
| Vaganje bačvi ili mjerač protoka | Masa ili natočena količina umjesto procjene | Lokale s velikim udjelom točenog piva |
Usporedba očekivanog i stvarnog stanja s podacima blagajne
Pravi uvid nastaje u usporedbi. Očekivano stanje je početno stanje plus primljena roba minus potrošnja prema blagajni. Stvarno stanje je ono što ste izbrojili. Razlika je vaš manjak. Da bi blagajna znala potrošnju, za svaki artikl mora biti unesena receptura: 4 cl gina i 20 cl tonika za gin tonic, 0,125 l za malu čašu vina, 0,5 l za veliko pivo. Kako postaviti takve recepture i cijene za njih, objašnjava vodič o karti pića i kalkulaciji koktela.
| Stavka | Količina | Objašnjenje |
|---|---|---|
| Početno stanje | 6,0 boca | Izbrojeno na prošloj inventuri |
| Primljena roba | + 12,0 boca | Prema otpremnicama |
| Prodaja prema blagajni | – 160 pića × 4 cl = 6,4 l = 9,1 boca | Potrošnja iz receptura |
| Očekivano stanje | 8,9 boca | Ono što bi trebalo biti tu |
| Stvarno stanje | 7,6 boca | Izbrojeno danas |
| Razlika | – 1,3 boce (oko 23 pića) | Manjak koji treba objasniti |
Razliku uvijek preračunajte i u novac i u izgubljenu prodaju. „1,3 boce“ zvuči malo, a 23 neprodana gin tonica zvuče drukčije. Taj jezik bolje razumije i tim. Razliku analizirajte po artiklu, ne samo ukupno: višak kod jedne vrste i manjak kod druge često upućuju na pogrešno otkucane artikle, na primjer kad se skupi gin u blagajni otkuca kao kućni gin.
Odakle dolazi manjak i kako ga prepoznati
Manjak gotovo uvijek ima više uzroka istodobno. Prije nego što posumnjate na ljude, provjerite postupke. Sljedeći pregled pomaže protumačiti obrasce u izvještajima.
| Uzrok | Tipičan obrazac | Protumjera |
|---|---|---|
| Prelijevanje bez jiggera | Mali, ravnomjeran manjak kod svih otvorenih žestokih pića | Jigger ili dozatori s fiksnom količinom, obuka o recepturama |
| Neotkucana pića kuće | Manjak kod popularnih pića, često nakon evenata ili vikendom | Posebne tipke u blagajni za pića kuće i osoblja |
| Pogrešno otkucani artikli | Višak kod jeftinije, manjak kod skuplje vrste | Pojednostaviti raspored blagajne, jasno imenovati artikle |
| Lom i kvarenje | Nedostaju pojedine cijele boce, otvorena vina se kvare | Lista loma na šanku, planirati količine vina na čašu |
| Greške pri isporuci | Razlika odmah nakon dana isporuke | Isporuku pri prijemu prebrojati prema otpremnici |
| Krađa | Manjak kod skupih boca koje se lako prodaju, ovisno o smjeni | Zaključati skladište, odgovornost za ključ, brojenje po smjeni |
Određeni manjak ne može se izbjeći, na primjer zbog isparavanja, kapanja ili prolivene čaše. Važno je da znate svoju normalnu razinu. Ako razlika naglo poraste, isplati se ciljano provjeriti: koji artikli, koji šank, koji dani? Manjak utječe i na knjigovodstvo. U Njemačkoj elektronička blagajna mora bez praznina bilježiti svaku transakciju (vidi blagajnu s TSE-om), a u Austriji vrijedi obveza registrirane blagajne. Prodaja koja zaobilazi blagajnu zato nije samo problem kalkulacije, nego i porezni problem.
Količine točenja, jigger i recepture
Najveća pojedinačna poluga protiv manjka je točna količina točenja. Tko toči slobodnom rukom, u svakodnevnom radu češće natoči više nego manje, osobito pod pritiskom ili za stalne goste. Već nekoliko milimetara više po čaši zbraja se na stotinama pića tjedno. Jigger (mjerica, na primjer od 2 i 4 cl) ili dozatori s automatskom porcijom osiguravaju da svaka porcija bude jednaka. To je dobro ne samo za trošak robe nego i za goste: koktel tada svake večeri ima isti okus. Koliko vas stoji centilitar više po čaši, pokazuje kalkulator cijena pića: iz cijene boce i količine točenja računa trošak robe po porciji.
Količina navedena na karti mora završiti i u čaši. Za čaše za točenje i mjerice postoje mjeriteljski propisi: u Njemačkoj u Mess- und Eichverordnung (uredba o mjerenju i baždarenju), u Austriji u Maß- und Eichgesetz i pripadajućim uredbama. Oni uključuju dopuštene nazivne volumene i crte punjenja. Čaše i bokale s crtom punjenja kupujte kod specijaliziranog dobavljača koji potvrđuje oznaku, a u slučaju dvojbe pitajte ured za mjeriteljstvo, WKO u Austriji ili IHK u Njemačkoj.
Ovako je ispravno
- Za svako žestoko piće odrediti stalnu standardnu količinu i unijeti je u blagajnu
- Na svakom radnom mjestu imati jigger, i u najvećoj gužvi
- Kartice s recepturama signature pića izvjesiti na šanku
- Nove zaposlenike u prvim smjenama pratiti pri točenju
- Duple porcije voditi kao zaseban artikl u blagajni
Radije ne
- Točiti od oka jer je brže
- „Gutljaj više“ smatrati vezivanjem gostiju
- Mijenjati recepture bez prilagodbe blagajne
- Koristiti čaše bez crte punjenja za pića s navedenom količinom
- Manjak paušalno pripisati timu bez provjere postupaka
Evidentiranje pića kuće, pića za osoblje i loma
Shot na račun kuće, pivo za bend, degustacija s dobavljačem, piće za zaposlenike nakon smjene: sve je to u redu dok se evidentira. Neevidentirana potrošnja u inventuri se ne može razlikovati od krađe i iskrivljuje vašu kalkulaciju. Zato odredite tko smije što dati i učinite evidentiranje što jednostavnijim.
- Posebne tipke u blagajni za „piće kuće“, „piće za osoblje“, „izvođač/DJ“, „degustacija“ i „lom“, svaka s cijenom nula, ali s recepturom, kako bi se potrošnja skinula sa zalihe.
- Jasna pravila: na primjer jedno piće za osoblje po smjeni, pića kuće samo preko voditelja smjene, pića za DJ-eve prema dogovoru.
- Lista loma na šanku: datum, artikl, količina, inicijali. Prazne ili razbijene boce kratko sačuvajte dok ih voditelj smjene ne vidi.
- Evente analizirajte zasebno: kod happy houra, bonova za besplatno piće ili paketa pića za grupe potrošnju otkucajte posebno. Ideje za takve večeri nalaze se u vodiču o eventima u baru.
- Povrate i ambalažu dobavljaču bilježite uz potvrdu, kako se odobrenja ne bi računala kao primljena roba.
Kako se pića za osoblje i pića kuće porezno tretiraju, na primjer kao primitak u naravi ili kao trošak promidžbe, razlikuje se između Austrije i Njemačke i ovisi o pojedinom slučaju. Neka vam to jednom objasni porezni savjetnik, a zatim prema tome postavite tipke u blagajni.
Skladište i ritam narudžbi
Uredno skladište preduvjet je za brzu inventuru. A stalan ritam narudžbi sprječava oboje: prazne police u petak navečer i previše novca vezanog u bocama koje mjesecima stoje.
- Stalna mjesta: svaka vrsta ima označeno mjesto, u skladištu i na polici iza šanka istim redoslijedom kao na popisnoj listi.
- Ograničen pristup: glavno skladište je zaključano, šank se svake smjene puni iz skladišta i to se zapisuje.
- Minimalna i maksimalna zaliha za svaki artikl: kad zaliha padne ispod minimuma, naručuje se do maksimuma.
- Stalan dan narudžbe usklađen s danima isporuke veletrgovaca, pivovara i vinara, na primjer ponedjeljak brojenje, utorak narudžba, četvrtak isporuka prije vikenda.
- Prvo ulazi, prvo izlazi: nova roba straga, starija naprijed, osobito pivo, sokovi, sirupi i otvorena vina.
- Provjerite spore artikle: boce koje se mjesecima ne prodaju ponudite kao special ili ih izbacite iz ponude.
Osobito u klubovima potrošnja jako varira od vikenda do vikenda. Zato narudžbe planirajte prema kalendaru događanja: rasprodana klupska noć traži drukčiju zalihu od mirnog četvrtka. Koliko bi piće trebalo stajati prema vašem trošku robe, izračunajte kalkulatorom cijena.
Ispravno kalkulirajte cijene pića
Unesite trošak robe po piću, odaberite ciljani udio i PDV za Austriju ili Njemačku: kalkulator cijena pokazuje odgovarajuću prodajnu cijenu.
Pokazatelji za mjesečni obračun
Za vođenje bara ne trebate program za kontroling. Nekoliko pokazatelja, svaki mjesec izračunatih na isti način i uspoređenih kroz vrijeme, pouzdano pokazuje izmiče li nešto kontroli. Važniji od neke ciljne vrijednosti s interneta je razvoj u vlastitom lokalu. Kako su trošak robe i doprinos pokrića povezani u cijelom poslovanju, objašnjava vodič o kalkulaciji u ugostiteljstvu.
| Pokazatelj | Izračun | Što pokazuje |
|---|---|---|
| Trošak robe | Početno stanje + nabava – završno stanje (u eurima, neto) | Što ste stvarno potrošili |
| Udio troška robe kod pića | Trošak robe ÷ neto promet pićima × 100 | Slažu li se cijene i točenje |
| Stopa manjka | Razlika očekivanog i stvarnog u eurima ÷ trošak robe × 100 | Koliko robe nestaje bez prometa |
| Obrtaj zaliha | Trošak robe ÷ prosječna vrijednost zaliha | Koliko se puta zaliha okrene u razdoblju |
| Dostatnost zaliha | Zaliha ÷ tjedna potrošnja | Koliko tjedana zaliha traje |
| Promet pićima po gostu | Promet pićima ÷ broj gostiju ili ulaznica | Koliko dobro karta i usluga prodaju |
Popis provjere za inventuru u baru
- Stalan dan i sat brojenja, prije sljedeće isporuke
- Popisna lista prema redoslijedu skladišta i police iza šanka
- Dogovorena metoda za otvorene boce (desetine ili vaga)
- Recepture svih artikala unesene u blagajnu
- Tipke u blagajni za pića kuće, osoblje, degustaciju i lom
- Jigger na svakom radnom mjestu, standardne količine uvježbane
- Isporuke pri prijemu prebrojane prema otpremnici
- Minimalna i maksimalna zaliha po artiklu, stalan dan narudžbe
- Usporedba očekivanog i stvarnog po artiklu, razlika u eurima i pićima
- Pokazatelji se svaki mjesec upisuju u istu tablicu
Dobro vođen bar treba i web stranicu koja dovodi goste u mirnim danima: aktualnu kartu pića kao tekst, kalendar događanja, radno vrijeme i rezervacije za grupe. Kako bi vaša stranica mogla izgledati, pokazuje besplatni pregled.
Web stranica vašeg bara u besplatnom pregledu
U nekoliko minuta pogledajte kako karta pića, eventi i radno vrijeme vašeg bara izgledaju na vlastitoj web stranici.
Besplatan pregled vaše ugostiteljske web-stranice, koji oblikujemo mi.
