Inwentaryzacja i ubytki w barze: jak trzymać zapasy pod kontrolą

Dlaczego inwentaryzacja w barze jest tak ważna

W kuchni produkty się przetwarza, w barze towar sprzedaje się prawie bez zmian. Z jednej strony to sprawia, że bar jest bardzo rentowny: long drink czy kieliszek wina ma zwykle znacznie niższy koszt towaru niż danie główne. Z drugiej strony towar w barze łatwo rozdać, rozlać lub wynieść. Butelka alkoholu jest mała, cenna i otwiera się ją w kilka sekund. Kto patrzy tylko na stan konta, zauważa straty dopiero wtedy, gdy narosną przez miesiące.

Inwentaryzacja odpowiada na trzy pytania: Ile mamy towaru? Ile powinniśmy mieć według zakupów i sprzedaży? Skąd bierze się różnica? Nie chodzi o brak zaufania do zespołu. Większość różnic wynika z nienabitych napojów, niedokładnego nalewania i błędnie zapisanych receptur w kasie. Wszystko to da się naprawić jasnymi procedurami. Barowi z krótką kartą często wystarczy arkusz kalkulacyjny, a klub z kilkoma barami i dużym obrotem potrzebuje stałych stref liczenia i kasy z modułem magazynowym.

Spis z natury: krok po kroku

Inwentaryzacja jest tak dobra, jak jej powtarzalność. Jeśli za każdym razem liczy ktoś inny, o innej porze i w innej kolejności, liczb nie da się porównać. Dlatego ustal stały przebieg i zapisz go.

Dla otwartych butelek jest kilka metod. Ważne, by wybrać jedną i się jej trzymać. Piwo z beczki najtrudniej ująć: jeśli to możliwe, waż beczki i uwzględnij stratę przy nalewaniu na pianę i czyszczenie przewodów, zmierzoną we własnym lokalu.

Porównanie stanu oczekiwanego i rzeczywistego z danymi z kasy

Prawdziwa wiedza pojawia się dopiero przy porównaniu. Stan oczekiwany to stan początkowy plus dostawy minus zużycie według kasy. Stan rzeczywisty to to, co policzyłeś. Różnica to Twój ubytek. Żeby kasa znała zużycie, każda pozycja musi mieć zapisaną recepturę: 4 cl ginu i 20 cl toniku na gin z tonikiem, 0,125 l na mały kieliszek wina, 0,5 l na duże piwo. Jak ułożyć takie receptury i ceny do nich, wyjaśnia poradnik o karcie napojów i kalkulacji koktajli.

Różnicę zawsze przeliczaj też na pieniądze i utraconą sprzedaż. „1,3 butelki” brzmi niewinnie, 23 niesprzedane gin z tonikiem brzmią inaczej. Ten język lepiej rozumie też zespół. Analizuj różnicę dla każdej pozycji, nie tylko łącznie: nadwyżka przy jednym produkcie i niedobór przy innym często wskazują na błędnie nabijane pozycje, na przykład gdy drogi gin trafia do kasy jako gin domowy.

Skąd biorą się ubytki i jak je rozpoznać

Ubytki prawie zawsze mają kilka przyczyn naraz. Zanim zaczniesz podejrzewać ludzi, sprawdź procedury. Poniższe zestawienie pomaga odczytać wzorce w raportach.

Pewnego ubytku nie da się uniknąć, na przykład przez parowanie, kapanie czy rozlany kieliszek. Ważne, żebyś znał własny normalny poziom. Jeśli różnica nagle rośnie, warto sprawdzić to celowo: które pozycje, który bar, które dni? Ubytki wpływają też na księgowość. W Niemczech elektroniczna kasa musi bez luk rejestrować każdą transakcję (zob. system kasowy z TSE), a w Austrii obowiązuje obowiązek kasy rejestrującej. Sprzedaż z pominięciem kasy to więc nie tylko problem kalkulacji, ale też problem podatkowy.

Wielkość porcji, jigger i receptury

Największą pojedynczą dźwignią przeciw ubytkom jest dokładna wielkość porcji. Kto nalewa na oko, w codziennej pracy nalewa raczej więcej niż mniej, zwłaszcza w stresie albo stałym gościom. Już kilka milimetrów więcej na szklankę sumuje się przy setkach drinków tygodniowo. Jigger (miarka, na przykład 2 i 4 cl) lub nalewaki z automatycznym dozowaniem sprawiają, że każda porcja jest taka sama. To dobre nie tylko dla kosztu towaru, ale i dla gości: koktajl smakuje wtedy każdego wieczoru tak samo. Ile kosztuje Cię jeden centylitr więcej w szklance, pokaże kalkulator cen napojów: z ceny butelki i wielkości porcji wylicza koszt towaru na porcję.

Ilość podana w karcie musi też trafić do szklanki. Naczynia do wyszynku i miarki podlegają przepisom metrologicznym: w Niemczech Mess- und Eichverordnung (rozporządzenie o pomiarach i legalizacji), w Austrii Maß- und Eichgesetz i rozporządzenia wykonawcze. Obejmują one dopuszczalne pojemności nominalne i kreski napełnienia. Szklanki i karafki z kreską kupuj u wyspecjalizowanego dostawcy, który potwierdza oznakowanie, a w razie wątpliwości pytaj urząd miar, WKO w Austrii lub IHK w Niemczech.

Dokumentowanie gratisów, napojów dla personelu i stłuczek

Shot na koszt firmy, piwo dla zespołu muzycznego, degustacja z dostawcą, napój dla pracowników po zmianie: wszystko to jest w porządku, o ile zostaje zarejestrowane. Niezarejestrowanego zużycia nie da się w inwentaryzacji odróżnić od kradzieży, a do tego zafałszowuje ono kalkulację. Dlatego ustal, kto może co wydawać, i maksymalnie uprość rejestrowanie.

• Osobne przyciski w kasie na „gratis dla gościa”, „napój personelu”, „artysta/DJ”, „degustacja” i „stłuczka”, każdy z ceną zero, ale z recepturą, żeby zużycie schodziło ze stanu.
• Jasne zasady: na przykład jeden napój dla personelu na zmianę, gratisy tylko przez kierownika zmiany, napoje dla DJ-ów według umowy.
• Lista stłuczek przy barze: data, pozycja, ilość, inicjały. Puste lub stłuczone butelki przechowuj krótko, aż zobaczy je kierownik zmiany.
• Eventy analizuj osobno: przy happy hour, kuponach na darmowy napój czy pakietach napojów dla grup nabijaj zużycie oddzielnie. Pomysły na takie wieczory znajdziesz w poradniku o eventach w barze.
• Zwroty i opakowania zwrotne do dostawcy rejestruj z dokumentem, żeby korekty nie liczyły się jako dostawa.

To, jak napoje dla personelu i gratisy traktuje się podatkowo, na przykład jako świadczenie w naturze lub koszt reklamy, różni się między Austrią a Niemcami i zależy od konkretnego przypadku. Poproś raz doradcę podatkowego o wyjaśnienie i ustaw przyciski w kasie odpowiednio do tego.

Magazyn i rytm zamówień

Uporządkowany magazyn to warunek szybkiej inwentaryzacji. A stały rytm zamówień zapobiega jednemu i drugiemu: pustym półkom w piątkowy wieczór i zbyt dużym pieniądzom zamrożonym w butelkach, które stoją miesiącami.

• Stałe miejsca: każdy produkt ma opisane miejsce, w magazynie i na regale za barem w tej samej kolejności co na arkuszu spisu.
• Ograniczony dostęp: magazyn główny jest zamknięty, bar uzupełnia się z niego na każdą zmianę i zapisuje to.
• Stan minimalny i maksymalny dla każdej pozycji: gdy stan spadnie poniżej minimum, zamawia się do maksimum.
• Stały dzień zamówień dopasowany do dni dostaw hurtowni, browarów i handlarzy wina, na przykład poniedziałek liczenie, wtorek zamówienie, czwartek dostawa przed weekendem.
• Pierwsze przyszło, pierwsze wychodzi: nowy towar do tyłu, starszy do przodu, zwłaszcza piwo, soki, syropy i otwarte wina.
• Sprawdzaj wolno rotujące pozycje: butelki, które nie sprzedają się od miesięcy, zaproponuj jako special albo usuń z oferty.

Zwłaszcza w klubach zużycie mocno się waha z weekendu na weekend. Dlatego planuj zamówienia według kalendarza wydarzeń: wyprzedana noc klubowa wymaga innego zapasu niż spokojny czwartek. Ile powinien kosztować drink przy Twoim koszcie towaru, policzysz w kalkulatorze cen.

Wskaźniki do podsumowania miesiąca

Do prowadzenia baru nie potrzeba programu do controllingu. Kilka wskaźników, liczonych co miesiąc tak samo i porównywanych w czasie, rzetelnie pokazuje, czy coś wymyka się spod kontroli. Ważniejszy niż jakakolwiek wartość docelowa z internetu jest trend we własnym lokalu. Jak koszt towaru i marża pokrycia łączą się w całym lokalu, wyjaśnia poradnik o kalkulacji w gastronomii.

Dobrze prowadzony bar potrzebuje też strony internetowej, która przyciąga gości w spokojne dni: aktualnej karty napojów jako tekst, kalendarza wydarzeń, godzin otwarcia i rezerwacji dla grup. Jak mogłaby wyglądać Twoja strona, pokaże bezpłatny podgląd.