Özetle en önemli noktalar
- Envanter sayımı gerçekte ne olduğunu kaydeder. Fiş kesilmeden kaybolan malın miktarını ancak kasadaki satışlarla yapılan olması gereken-olan karşılaştırması gösterir.
- En çok satan ürünleri her hafta, tüm stoku her ay sayın; her zaman aynı saatte, sabit bir sırayla, açık şişeleri onda birlik dilimlerle veya tartıyla ölçerek.
- Jigger ve sabit reçeteler fireye karşı en etkili araçtır: Her porsiyon aynı büyüklükte olur ve kasada geriye doğru hesaplanabilir.
- İkram içkiler, personel içkileri, kırılan şişeler ve tadımlar kasaya girilmelidir. Kaydedilmeyen tüketim, raporlarda tıpkı hırsızlık gibi görünür.
- Asgari stok seviyeleriyle sabit bir sipariş düzeni ve mal maliyeti oranı ile fire oranı gibi birkaç gösterge, bir saatlik ay sonu değerlendirmesi için yeterlidir.
Bu yazı genel bilgi amaçlıdır ve hukuki ya da vergi danışmanlığının yerini tutmaz. Kurallar değişebilir ve kısmen eyaletten eyalete farklıdır: ayrıntıları ticaret odanızdan (WKO veya IHK), yetkili makamdan ya da mali müşavirinizden kontrol edin.
Envanter sayımı barda neden bu kadar önemli
Mutfakta malzeme işlenir, barda ise mal neredeyse hiç değişmeden satılır. Bu, bir yandan barı çok kârlı yapar: Bir long drink veya bir kadeh şarabın mal maliyeti genellikle bir ana yemeğinkinden çok daha düşüktür. Öte yandan barda mal kolayca ikram edilir, dökülür veya eve götürülür. Bir şişe sert içki küçüktür, değerlidir ve saniyeler içinde açılır. Yalnızca banka hesabına bakan biri kayıpları ancak aylar içinde birikince fark eder.
Envanter sayımı üç soruyu yanıtlar: Ne kadar malımız var? Alım ve satışa göre ne kadar olması gerekirdi? Aradaki fark nereden geliyor? Bu, ekibinize güvensizlikle ilgili değildir. Farkların çoğu kasaya girilmemiş satışlardan, hassas olmayan dolumlardan ve kasaya yanlış kaydedilmiş reçetelerden kaynaklanır. Bunların hepsi net iş akışlarıyla düzeltilebilir. Kısa menülü bir bar için çoğu zaman bir tablo yeterlidir; birden fazla tezgâhı ve yüksek hacmi olan bir kulüp ise sabit sayım bölgelerine ve stok yönetimi olan bir kasaya ihtiyaç duyar.
Stok sayımı: adım adım
Bir sayım ancak tekrarlanabildiği kadar iyidir. Her seferinde başka biri, başka bir saatte, başka bir sırayla sayarsa rakamlar karşılaştırılamaz. Bu yüzden sabit bir iş akışı belirleyin ve yazılı hâle getirin.
Zamanı belirleyin
Her zaman kapanıştan sonra ve bir sonraki teslimattan önce sayın, örneğin pazartesi sabahı. Sayım ile kasa raporu arasında hiçbir şey satılmamalı veya teslim alınmamalıdır.
Sayım bölgeleri oluşturun
Depo, soğutucular, bar rafı, speed rail ve her ek tezgâh ayrı bir bölgedir. Sayım listesi, şişelerin gerçekte durduğu sırayı izler.
Tam ambalajları sayın
Açılmamış şişeler, kasalar ve fıçılar tam birim olarak kaydedilir. Kasaları açın ve gerçekten dolu olup olmadıklarına bakın.
Açık şişeleri kaydedin
Açık şişeleri onda birlik dilimlerle tahmin edin veya tartın. Tartı için her şişenin boş ve dolu ağırlığını bir kez not edin.
İki kişiyle sayın
Biri sayar, diğeri yazar. Büyük farklarda o bölge hemen ikinci kez sayılır.
Kasa raporunu alın
Sayımdan hemen sonra son sayımdan bu yana geçen döneme ait satış raporunu yazdırın veya dışa aktarın.
Açık şişeler için birkaç yöntem vardır. Önemli olan birini seçip ona bağlı kalmanızdır. Fıçı birayı kaydetmek en zorudur: Mümkünse fıçıları tartın ve köpük ile hat temizliği için kendi işletmenizde ölçtüğünüz bir dolum kaybını hesaba katın.
| Yöntem | Nasıl işler | Kimin için uygun |
|---|---|---|
| Onda birlik tahmin | Doluluk seviyesini gözle 0,1'lik adımlarla not etmek | Küçük barlar, az çeşit, hızlı haftalık sayım |
| Tartma | Şişeyi mutfak veya bar tartısına koymak, içeriği boş ve dolu ağırlıktan hesaplamak | Pahalı sert içkiler, hassas aylık sayım |
| Tartılı envanter uygulaması | Uygulama şişe ağırlıklarını bilir ve stoku otomatik aktarır | Çok çeşitli ve birden fazla tezgâhı olan kulüpler ve barlar |
| Fıçı tartma veya akış sayacı | Tahmin yerine ağırlık veya dolan miktar | Fıçı bira payı yüksek işletmeler |
Kasa verileriyle olması gereken-olan karşılaştırması
Asıl bilgi karşılaştırmadan doğar. Olması gereken stok, başlangıç stoku artı gelen mal eksi kasaya göre tüketimdir. Olan stok, saydığınız miktardır. Aradaki fark firenizdir. Kasanın tüketimi bilmesi için her ürüne bir reçete tanımlanmalıdır: bir cin tonik için 4 cl cin ve 20 cl tonik, küçük bir kadeh şarap için 0,125 l, büyük bir bira için 0,5 l. Bu reçeteleri ve fiyatlarını nasıl oluşturacağınızı içecek menüsü ve kokteyl maliyeti rehberi anlatır.
| Kalem | Miktar | Açıklama |
|---|---|---|
| Başlangıç stoku | 6,0 şişe | Son sayımda sayıldı |
| Gelen mal | + 12,0 şişe | İrsaliyelere göre |
| Kasaya göre satış | – 160 içki × 4 cl = 6,4 l = 9,1 şişe | Reçetelere göre tüketim |
| Olması gereken stok | 8,9 şişe | Burada olması gereken |
| Olan stok | 7,6 şişe | Bugün sayıldı |
| Fark | – 1,3 şişe (yaklaşık 23 içki) | Açıklanması gereken fire |
Farkı her zaman paraya ve kaçan satışlara da çevirin. “1,3 şişe” az gibi gelir; satılmamış 23 cin tonik ise kulağa farklı gelir. Ekibiniz de bu dili daha iyi anlar. Farkı yalnızca toplamda değil, ürün bazında değerlendirin: Bir üründe fazla, başka bir üründe eksik çıkması çoğu zaman yanlış girilmiş ürünlere işaret eder; örneğin pahalı cin kasaya ev cini olarak girildiğinde.
Fire nereden gelir ve nasıl fark edilir
Firenin neredeyse her zaman aynı anda birden fazla nedeni vardır. Kişilerden şüphelenmeden önce iş akışlarını kontrol edin. Aşağıdaki tablo, raporlardaki örüntüleri yorumlamanıza yardımcı olur.
| Neden | Tipik örüntü | Önlem |
|---|---|---|
| Jigger olmadan fazla dolum | Tüm açık sert içkilerde küçük ve eşit eksik | Jigger veya ölçülü döküm uçları, reçete eğitimi |
| Kasaya girilmeyen ikramlar | Sevilen içkilerde eksik, çoğu zaman etkinliklerden sonra veya hafta sonları | İkram ve personel içkileri için ayrı kasa tuşları |
| Yanlış ürün girilmesi | Ucuz üründe fazla, pahalı üründe eksik | Kasa düzenini sadeleştirmek, ürünleri net adlandırmak |
| Kırılma ve bozulma | Tek tük tam şişeler eksik, açık şaraplar bozuluyor | Tezgâhta kırık listesi, kadeh şarap miktarlarını planlamak |
| Teslimat hataları | Teslimat günlerinden hemen sonra fark | Malı teslim alırken irsaliyeyle karşılaştırarak saymak |
| Hırsızlık | Pahalı, kolay satılan şişelerde eksik, vardiyaya bağlı | Depoyu kilitlemek, anahtar sorumluluğu, vardiya bazında sayım |
Buharlaşma, damlama veya dökülen bir kadeh gibi nedenlerle belirli bir fire kaçınılmazdır. Önemli olan kendi normal seviyenizi bilmenizdir. Fark aniden yükselirse hedefli bakmak işe yarar: Hangi ürünler, hangi tezgâh, hangi günler? Fire muhasebenizi de etkiler. Almanya'da elektronik bir kasa sistemi her işlemi eksiksiz kaydetmek zorundadır (bkz. TSE'li kasa sistemi), Avusturya'da ise yazar kasa zorunluluğu geçerlidir. Kasayı atlayan satışlar bu nedenle yalnızca bir maliyet sorunu değil, aynı zamanda vergisel bir sorundur.
Dolum miktarları, jigger ve reçeteler
Fireye karşı en büyük tek araç doğru dolum miktarıdır. Serbest dolum yapan biri günlük işte genellikle azdan çok fazla doldurur; özellikle yoğunlukta veya müdavimlere. Bardak başına birkaç milimetre fazlası bile haftada yüzlerce içkide birikir. Bir jigger (örneğin 2 ve 4 cl'lik ölçü kabı) veya porsiyon ayarlı döküm uçları her porsiyonun aynı büyüklükte olmasını sağlar. Bu yalnızca mal maliyeti için değil, misafirleriniz için de iyidir: Bir kokteyl her akşam aynı tadı verir. Bardak başına bir santilitre fazlasının size neye mal olduğunu içecek fiyat hesaplayıcı gösterir: Şişe fiyatı ve dolum miktarından porsiyon başına mal maliyetini hesaplar.
Menüde yazan miktar bardağa da girmelidir. Servis bardakları ve ölçü kapları için ölçü ve ayar mevzuatı vardır: Almanya'da Mess- und Eichverordnung (ölçü ve ayar yönetmeliği), Avusturya'da Maß- und Eichgesetz ve buna bağlı yönetmelikler. Bunlar izin verilen nominal hacimleri ve dolum çizgilerini kapsar. Dolum çizgili bardak ve karafları, işaretlemeyi onaylayan bir uzman tedarikçiden alın; emin değilseniz ayar dairesine, Avusturya'da WKO'ya veya Almanya'da IHK'ya danışın.
Doğrusu böyle
- Her sert içki için sabit bir standart miktar belirleyip kasaya tanımlamak
- Her çalışma noktasında, yoğun saatlerde de jigger bulundurmak
- İmza kokteyllerin reçete kartlarını tezgâha asmak
- Yeni çalışanlara ilk vardiyalarında dolum konusunda eşlik etmek
- Duble porsiyonları kasada ayrı ürün olarak tutmak
Bunlardan kaçının
- Daha hızlı olduğu için göz kararı doldurmak
- “Bir yudum fazlasını” müşteri sadakati saymak
- Kasayı güncellemeden reçeteleri değiştirmek
- Miktarı belirtilen içkiler için dolum çizgisiz bardak kullanmak
- İş akışlarını kontrol etmeden fireyi ekibe yüklemek
İkram içkileri, personel içkilerini ve kırıkları kaydetmek
Müessesenin ikramı bir shot, gruba bir bira, tedarikçiyle tadım, vardiya sonrası çalışanlara bir içki: Kaydedildiği sürece bunların hepsi sorun değildir. Kaydedilmeyen tüketim, sayımda hırsızlıktan ayırt edilemez ve maliyet hesabınızı bozar. Bu yüzden kimin neyi verebileceğini belirleyin ve kaydı olabildiğince kolaylaştırın.
- Ayrı kasa tuşları: “misafir ikramı”, “personel içkisi”, “sanatçı/DJ”, “tadım” ve “kırık” için; fiyatı sıfır ama reçeteli, böylece tüketim stoktan düşülür.
- Net kurallar: örneğin vardiya başına bir personel içkisi, ikramlar yalnızca vardiya sorumlusundan, DJ'lere içkiler anlaşmaya göre.
- Kırık listesi tezgâhta: tarih, ürün, miktar, paraf. Boş veya kırık şişeleri vardiya sorumlusu görene kadar kısa süre saklayın.
- Etkinlikleri ayrı değerlendirin: Happy hour, bedava içki kuponları veya gruplar için içki paketlerinde tüketimi ayrıca girin. Bu tür akşamlar için fikirleri barda etkinlikler rehberinde bulabilirsiniz.
- İadeler ve boş şişeler tedarikçiye belgeyle kaydedilsin, böylece alacaklar gelen mal olarak sayılmaz.
Personel içkilerinin ve ikramların vergisel açıdan nasıl ele alınacağı, örneğin ayni menfaat veya reklam gideri olarak, Avusturya ile Almanya arasında farklıdır ve somut duruma bağlıdır. Bunu bir kez mali müşavirinize açıklatın ve kasa tuşlarını buna göre ayarlayın.
Depo ve sipariş düzeni
Düzenli bir depo, hızlı bir sayımın ön koşuludur. Sabit bir sipariş düzeni ise iki şeyi önler: cuma akşamı boş rafları ve aylarca bekleyen şişelere bağlanan fazla parayı.
- Sabit yerler: Her ürünün etiketli bir yeri olsun; depoda ve bar rafında sayım listesindeki sırayla.
- Erişimi sınırlayın: Ana depo kilitlidir, tezgâh her vardiyada depodan doldurulur ve bu yazılı olarak kaydedilir.
- Her ürün için asgari ve azami stok: Stok asgari seviyenin altına düşerse azami seviyeye kadar sipariş verilir.
- Toptancıların, bira fabrikalarının ve şarap tüccarlarının teslimat günlerine uygun sabit sipariş günü: örneğin pazartesi sayım, salı sipariş, hafta sonundan önce perşembe teslimat.
- İlk giren ilk çıkar: Yeni mal arkaya, eski mal öne; özellikle bira, meyve suyu, şurup ve açık şaraplarda.
- Yavaş satılanları kontrol edin: Aylardır satılmayan şişeleri özel teklif olarak sunun veya çeşitten çıkarın.
Özellikle kulüplerde tüketim hafta sonundan hafta sonuna büyük farklılık gösterir. Bu yüzden siparişleri etkinlik takviminize göre planlayın: Kapalı gişe bir kulüp gecesi, sakin bir perşembeden farklı bir stok ister. Mal maliyetinize göre bir içkinin ne kadara satılması gerektiğini fiyat hesaplayıcı ile hesaplayın.
İçecek fiyatlarını doğru hesaplayın
İçki başına mal maliyetini girin, hedef oranı ve Avusturya veya Almanya için KDV'yi seçin: Fiyat hesaplayıcı uygun satış fiyatını gösterir.
Ay sonu değerlendirmesi için göstergeler
Barınızı yönetmek için bir kontrol yazılımına ihtiyacınız yok. Her ay aynı şekilde hesaplanan ve zaman içinde karşılaştırılan birkaç gösterge, bir şeylerin kontrolden çıkıp çıkmadığını güvenilir biçimde gösterir. İnternetten bulunan bir hedef değerden daha önemlisi kendi işletmenizdeki gelişimdir. Mal maliyeti ile katkı payının tüm işletmede nasıl bağlantılı olduğunu gastronomide maliyet hesabı rehberi anlatır.
| Gösterge | Hesaplama | Ne gösterir |
|---|---|---|
| Mal maliyeti | Başlangıç stoku + alımlar – kapanış stoku (euro, net) | Gerçekte ne tükettiğiniz |
| İçecek mal maliyeti oranı | Mal maliyeti ÷ net içecek cirosu × 100 | Fiyatlar ile dolumun uyuşup uyuşmadığı |
| Fire oranı | Olması gereken-olan farkı (euro) ÷ mal maliyeti × 100 | Ne kadar malın ciro olmadan kaybolduğu |
| Stok devir hızı | Mal maliyeti ÷ ortalama stok değeri | Stokun dönem başına kaç kez döndüğü |
| Stok yeterlilik süresi | Stok ÷ haftalık tüketim | Stokun kaç hafta yeteceği |
| Misafir başına içecek cirosu | İçecek cirosu ÷ misafir veya giriş sayısı | Menünün ve servisin ne kadar iyi sattığı |
Barda envanter sayımı kontrol listesi
- Sabit sayım günü ve saati, bir sonraki teslimattan önce
- Depo ve bar rafı sırasına göre sayım listesi
- Açık şişeler için yöntem belirlendi (onda bir veya tartı)
- Tüm ürünlerin reçeteleri kasaya tanımlı
- İkram, personel içkisi, tadım ve kırık için kasa tuşları
- Her çalışma noktasında jigger, standart miktarlar öğretildi
- Teslimatlar teslim alınırken irsaliyeyle sayıldı
- Ürün başına asgari ve azami stok, sabit sipariş günü
- Ürün bazında olması gereken-olan karşılaştırması, fark euro ve içki olarak
- Göstergeler her ay aynı tabloda güncelleniyor
İyi yönetilen bir barın, sakin günlerde misafir getiren bir web sitesine de ihtiyacı vardır: metin olarak güncel içecek menüsü, etkinlik takvimi, açılış saatleri ve grup rezervasyonu. Sitenizin nasıl görünebileceğini ücretsiz önizleme gösterir.
Barınızın web sitesi ücretsiz önizlemede
Barınızın içecek menüsünün, etkinliklerinin ve açılış saatlerinin kendi web sitenizde nasıl görüneceğini birkaç dakikada görün.
Gastro web sitenizin bizim tasarladığımız ücretsiz bir önizlemesi.
