Najvažnije ukratko
- Elektronička blagajna mora prema § 146a AO (Abgabenordnung, njemački porezni zakonik) biti zaštićena certificiranim tehničkim sigurnosnim uređajem (TSE). Opća obveza blagajne trenutačno ne postoji, a vladin nacrt predviđa je od 2028. za objekte s prometom većim od 100.000 €.
- Uz svaki blagajnički postupak ide račun (Belegausgabepflicht, § 146a st. 2 AO), na papiru ili, uz pristanak gosta, elektronički. Oslobođenje postoji samo na zahtjev.
- Blagajne se poreznom uredu moraju prijaviti putem ELSTER-a (portala njemačke porezne uprave): novi ili isključeni uređaji u roku od mjesec dana.
- Kassen-Nachschau (nenajavljeni pregled blagajne) prema § 146b AO dolazi bez najave. Zapisi u skladu s GoBD-om i uredan izvoz DSFinV-K štite od procjene prometa.
- Za Bewirtungsbelege (račune za poslovnu ugostu) porezni ured kod lokala s elektroničkom blagajnom načelno priznaje samo račune osigurane TSE-om. Napojnica za osoblje nije promet, ali mora biti uredno zabilježena.
Ovaj članak služi kao opća informacija i ne zamjenjuje pravni ni porezni savjet. Pravila se mijenjaju i dijelom se razlikuju od pokrajine do pokrajine: pojedinosti provjerite kod svoje gospodarske komore (WKO) ili IHK, nadležnog ureda ili poreznog savjetnika.
Postoji li u Njemačkoj obveza blagajne?
Za razliku od Austrije, u Njemačkoj zasad ne postoji opća obveza registarske blagajne. Otvorena blagajna (offene Ladenkasse) s dnevnim blagajničkim izvještajem pravno je još dopuštena. No tko se odluči za elektroničku blagajnu, a to čine gotovo svi restorani, kafići i barovi, mora ispuniti zahtjeve poreznog zakonika (§ 146a AO) i uredbe Kassensicherungsverordnung (KassenSichV, uredba o osiguranju blagajni). U praksi se otvorena blagajna u lokalu s mnogo pojedinačnih prometa ionako teško vodi uredno i predstavlja rizik pri poreznim nadzorima.
| Obveza | Što vrijedi | Pravna osnova |
|---|---|---|
| Pojedinačno bilježenje | svaki poslovni događaj zasebno, potpuno, točno, pravodobno i uredno | § 146 st. 1 AO, § 146a st. 1 AO |
| TSE | elektroničke blagajne trebaju tehnički sigurnosni uređaj certificiran od BSI-ja (Saveznog ureda za informacijsku sigurnost) | § 146a st. 1 AO, KassenSichV |
| Izdavanje računa | račun za svaki postupak, papirnati ili elektronički uz pristanak | § 146a st. 2 AO, § 6 KassenSichV |
| Prijava | putem ELSTER-a, u roku od mjesec dana od nabave ili isključenja iz rada | § 146a st. 4 AO |
| Kassen-Nachschau | nenajavljena provjera tijekom radnog vremena | § 146b AO |
| Čuvanje | zapisi deset godina, knjigovodstvene isprave osam godina | § 147 st. 3 AO |
| Novčana kazna | do 25.000 € ako TSE nedostaje ili se pogrešno koristi | § 379 st. 1 br. 4 do 6, st. 6 AO |
TSE i KassenSichV: što blagajna mora moći
Tehnički sigurnosni uređaj (technische Sicherheitseinrichtung, TSE) sastoji se od sigurnosnog modula, medija za pohranu i jedinstvenog digitalnog sučelja. On bilježi svaki postupak s vremenskim žigom, brojem transakcije i potpisom, tako da su praznine ili naknadne izmjene uočljive. Obuhvaćeni su elektronički ili računalno podržani blagajnički sustavi i registarske blagajne, uključujući blagajne na tabletu i mobitelu. Prema § 1 KassenSichV izuzeti su, među ostalim, automati za robu i usluge, automati za karte i čisti knjigovodstveni softver.
- Hardverski TSE: SD kartica ili USB stick u blagajni. Robustan, ali vezan uz jedan uređaj.
- TSE u oblaku: sigurnosni modul radi kod pružatelja u certificiranom okruženju, a blagajna je povezana putem interneta. Praktično za više blagajni, blagajne na tabletu i food truckove. Pazite da se rješenje nalazi na popisu TSE-ova koje je certificirao BSI i da se pridržavate uputa proizvođača o okruženju primjene.
- Što se događa kad nestane interneta, razjasnite prije kupnje: koliko dugo blagajna međuspremi podatke i kako se prekid dokumentira?
- Certifikati istječu: pitajte koliko dugo TSE vrijedi i tko preuzima zamjenu.
Za porezni nadzor uz TSE važan je i izvoz podataka prema DSFinV-K (Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme, digitalno sučelje porezne uprave za blagajničke sustave). Mora raditi na pritisak gumba, i za prethodne godine. Tome se dodaje dokumentacija postupaka (Verfahrensdokumentation) prema GoBD-u (načelima urednog vođenja knjiga u elektroničkom obliku): opis kako je vaša blagajna postavljena, tko ima pristup, kako se provode storna i probna knjiženja te kako se zaključuje blagajna.
Obveza izdavanja računa i oslobođenje
Prema § 146a st. 2 AO svakom gostu koji sudjeluje u blagajničkom postupku mora se izdati račun. Račun se može izdati na papiru ili uz pristanak gosta elektronički u standardiziranom formatu (§ 6 KassenSichV). Gost ne mora ponijeti račun, ali vi ga morate staviti na raspolaganje.
- Puni naziv i adresa vašeg objekta
- Datum i vrijeme početka i završetka postupka
- Količina i vrsta jela i pića
- Broj transakcije
- Naknada i iznos poreza, raspodijeljeni po poreznim stopama
- Serijski broj blagajne ili sigurnosnog modula, kontrolna vrijednost i brojač potpisa (moguće i kao QR kod)
Oslobođenje od obveze izdavanja računa porezni ured prema § 148 AO može odobriti na zahtjev ako robu prodajete velikom broju nepoznatih osoba, a izdavanje računa nije razumno očekivati. Oslobođenje je opozivo i u praksi se rijetko odobrava. Za Imbiss s velikim prometom zahtjev se ipak može isplatiti, razgovarajte o tome sa svojim poreznim savjetnikom. Do tada je digitalni račun putem QR koda na zaslonu za kupce često najjednostavnije rješenje.
Prijava blagajne putem ELSTER-a
Od 1. siječnja 2025. dostupan je elektronički postupak prijave prema § 146a st. 4 AO. Blagajne nabavljene prije 1. srpnja 2025. morale su biti prijavljene do 31. srpnja 2025. Za sve kasnije slučajeve vrijedi:
Nabavite, unajmite ili uzmite blagajnu na leasing
I unajmljene blagajne i one na leasing podliježu obvezi prijave.
Prikupite podatke
Vrsta blagajne, proizvođač, model, serijski broj, softver, datum nabave te vrsta i serijski broj TSE-a. Vaš pružatelj blagajne te podatke najčešće daje na raspolaganje.
Prijavite u roku od mjesec dana
Putem obrasca „Mitteilungsverfahren nach § 146a Absatz 4 AO“ u Mein ELSTER, XML prijenosom ili izravno iz blagajničkog softvera putem sučelja ERiC.
Po poslovnom prostoru
Ako imate više lokala, za svaki poslovni prostor predajete zasebnu prijavu koja sadrži sve blagajne koje se tamo koriste.
Prijavite isključenje iz rada
Ako se blagajna povuče iz uporabe ili proda, i to prijavite u roku od mjesec dana.
Kassen-Nachschau i GoBD
Kod Kassen-Nachschau prema § 146b AO službene osobe smiju bez najave ući u vaše poslovne prostorije tijekom uobičajenog radnog vremena. Često počinje probnom kupnjom. Nakon toga se legitimiraju i traže uvid u podatke blagajne, blagajničke izvještaje, dokumentaciju postupaka ili izvoz podataka. Ako se pojave nepravilnosti, može se bez prethodnog naloga za nadzor prijeći na vanjski porezni nadzor (Außenprüfung).
Spremni za Kassen-Nachschau
- Jedan član tima zna gdje su dokumenti i koga treba nazvati
- Izvoz DSFinV-K i izvoz TSE-a su testirani
- Dokumentacija postupaka je ažurna
- Potvrda prijave putem ELSTER-a je pohranjena
- Zaključci blagajne (Z-računi) postoje bez praznina
- Storna i popusti su obrazloženi i sljedivi
- Napojnice, privatna podizanja i sitniš za vraćanje bilježe se odvojeno
Najveća opasnost najčešće nije novčana kazna, nego procjena prometa (Hinzuschätzung) prema § 162 AO: ako vođenje blagajne nije uredno, porezni ured smije procijeniti promet, često s osjetnim naknadnim plaćanjima. Tko TSE ne koristi ili ga ne koristi ispravno, dodatno riskira novčanu kaznu prema § 379 AO do 25.000 €.
Bewirtungsbeleg i napojnica
Bewirtungsbeleg za poslovne ručkove
Poslovni gosti troškove ugošćivanja prema § 4 st. 5 rečenici 1 br. 2 EStG (zakona o porezu na dohodak) djelomično odbijaju od poreza, a za to im od vas treba uredan račun. Prema dopisu BMF-a (Saveznog ministarstva financija) od 19. studenoga 2025. kod lokala s elektroničkom blagajnom načelno se priznaju samo strojno izrađeni računi osigurani TSE-om; gosti se smiju pouzdati u podatke kao što su broj transakcije ili serijski broj. Kod računa iznad 250 € potrebni su i porezni broj ili USt-IdNr. (PDV identifikacijski broj), redni broj računa i ime osobe koja ugošćuje. Općeniti navod poput „jela i pića“ nije dovoljan.
Napojnica
Napojnica koju gosti dobrovoljno daju vašim zaposlenicima za njih je prema § 3 br. 51 EStG oslobođena poreza i nije promet objekta. Kod plaćanja karticom ipak završava na vašem računu. Zato je u blagajni bilježite kao zasebnu stavku i dokumentirajte isplatu timu. Koliko svaka osoba dobiva prema satima ili bodovima, izračunat će kalkulator raspodjele napojnica. Napojnica koju kao vlasnik primite sami, naprotiv, poslovni je primitak. Konkretno knjiženje dogovorite sa svojim poreznim savjetnikom.
Online narudžbe, web stranica i blagajna
Tko prima narudžbe putem vlastite web stranice, Lieferanda, Wolta ili aplikacije za preuzimanje, ima dva svijeta: trgovinu i blagajnu. KassenSichV obuhvaća blagajničke sustave, ne internetske trgovine. Ako se plaća online, u trgovini nastaje zaseban zapis s fakturom ili računom. No čim online narudžbu preuzmete u blagajnu ili gost plati gotovinom ili karticom pri preuzimanju ili na vratima, to je sasvim običan blagajnički postupak s TSE-om i računom.
Ovako je ispravno
- Online narudžbe preko sučelja preuzimati izravno u blagajnu
- Obračune platformi mjesečno uspoređivati s blagajnom
- Za vlastite dostavljače koristiti mobilnu blagajnu s TSE-om
- Online prodane poklon-bonove pri iskorištavanju knjižiti u blagajni
- Cijene na web stranici, platformi i jelovniku držati jednakima
Radije ne
- Narudžbe za preuzimanje naplaćivati gotovinom i tek navečer ih skupno utipkati
- Voditi drugu „blagajnu u sjeni“ za narudžbe za dostavu
- Obračunavati narudžbe telefonom ili WhatsAppom mimo blagajne
- Zaboraviti prijavu putem ELSTER-a za tablet na šalteru za preuzimanje
Koji se putevi narudžbe isplate za vaš lokal i koliko iznose provizije platformi, uspoređuje vodič o platformama za dostavu i vlastitim narudžbama. Za rezervacije s predujmom ili naknadom za nedolazak (no-show) pročitajte vodič o online rezervacijama. A da web stranica i blagajna pokazuju iste cijene, pomaže vodič o navođenju cijena u Njemačkoj.
Web stranica koja odgovara vašem lokalu
Jelovnik kao tekst, radno vrijeme, gumb za rezervaciju i narudžbu: besplatno pogledajte pregled svoje nove ugostiteljske web stranice.
Besplatan pregled vaše ugostiteljske web-stranice, koji oblikujemo mi.
Popis za provjeru pri kupnji blagajne
Prije nego što potpišete
- TSE je certificirao BSI, trajanje i zamjena su uređeni
- Izvoz DSFinV-K je uključen i koristi se bez dodatnih troškova
- Softver podržava prijavu putem ELSTER-a
- Moguć je digitalni račun putem QR koda na zaslonu za kupce (važno za planiranu reformu)
- Bewirtungsbeleg s napojnicom izravno iz blagajne
- Sučelja prema online narudžbama, platformama za dostavu i rezervacijama
- Mobilna blagajna za terasu, pivski vrt, catering ili dostavu
- Predložak dokumentacije postupaka od pružatelja
Nova blagajna najčešće je dio otvaranja. Što još spada uz to, od Gaststättenerlaubnis (dozvole za ugostiteljski objekt) do prijave poreznom uredu, piše u vodiču Osnivanje ugostiteljskog objekta u Njemačkoj. Za bar ili klub isplati se i vodič Otvaranje bara u Njemačkoj.
Izvori
- § 146a AO (Ordnungsvorschrift für elektronische Aufzeichnungssysteme, propis o elektroničkim sustavima bilježenja)
- § 146b AO (Kassen-Nachschau)
- § 147 AO (Aufbewahrungsfristen, rokovi čuvanja)
- § 379 AO (Steuergefährdung, Bußgelder: ugrožavanje poreza, novčane kazne)
- Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)
