Kaffee einkaufen und kalkulieren: Röster, Maschine und Kosten pro Tasse

Den richtigen Röster und die Bohne wählen

Die meisten Cafés kaufen ihren Kaffee nicht beim Großhandel, sondern direkt bei einer Rösterei. Das hat gute Gründe: frische Röstung, eine Ansprechperson für Einstellung und Probleme, oft Schulung und Service aus einer Hand. Ob Sie eine kleine Rösterei aus der Region, einen großen Gastro-Röster oder eine Specialty-Coffee-Rösterei wählen, hängt von Ihrem Konzept ab. Ein Kaffeehaus mit Melange und Verlängertem braucht eine andere Bohne als eine Coffee-Bar mit Filterkaffee und hellen Röstungen.

Für den Alltag entscheidend ist eine Hausbohne für Espresso und Milchgetränke, die zuverlässig schmeckt, auch wenn die Maschine einmal nicht perfekt eingestellt ist. Viele Gäste trinken Cappuccino, Latte oder Melange, also muss die Bohne vor allem mit Milch überzeugen. Dazu kommen je nach Konzept ein entkoffeinierter Kaffee, eine zweite Bohne für Filter oder ein wechselnder Gastkaffee. Weniger Sorten bedeuten weniger Mühlen, weniger Lager und weniger Fehler.

Verkosten Sie zwei oder drei Kandidaten auf Ihrer eigenen Maschine und mit Ihrer Milch, am besten gemeinsam mit dem Team. Eine Bohne, die im Showroom der Rösterei großartig schmeckt, kann bei Ihrem Wasser und Ihrer Technik ganz anders sein. Bitten Sie um Probemengen für ein paar Tage Betrieb, nicht nur für eine Tasse.

Siebträger oder Vollautomat?

Die Frage nach der Maschine ist auch eine Frage nach dem Personal. Eine Siebträgermaschine liefert, gut bedient, den besten Espresso und echte Latte Art. Sie braucht aber Menschen, die mahlen, tampen, Milch schäumen und die Maschine täglich reinigen können. Ein Vollautomat mahlt, brüht und schäumt auf Knopfdruck. Er ist in wenigen Minuten erklärt und liefert gleichbleibende Ergebnisse, erreicht aber selten das Niveau eines guten Siebträgers.

Die Größe richtet sich nach der Spitze, nicht nach dem Tagesschnitt. Wer am Samstagvormittag 80 Getränke pro Stunde ausgibt, braucht eine andere Maschine als ein Café mit gleichmäßigem Betrieb. Fragen Sie Röster und Händler nach Erfahrungswerten für Ihre geplante Menge. Wie viel eine neue Gastro-Maschine ungefähr kostet und was sonst zur Ausstattung gehört, steht in den Ratgebern Café eröffnen in Österreich und Café eröffnen in Deutschland. Ein Bäckerei-Café, das Verkauf und Sitzplätze verbindet, findet passende Tipps im Ratgeber zum Bäckerei-Café.

Mühle und Wasserfilter: oft unterschätzt

Viele Baristas sagen, die Mühle sei wichtiger als die Maschine. Sie entscheidet, wie gleichmäßig der Kaffee gemahlen wird und wie genau Sie die Dosis treffen. Für Espresso brauchen Sie eine Gastro-Mühle mit fein einstellbarem Mahlgrad, idealerweise mit Mahlung auf Knopfdruck direkt in den Siebträger, damit kein gemahlener Kaffee abgestanden im Behälter liegt. Für entkoffeinierten Kaffee oder eine zweite Bohne lohnt sich eine zweite Mühle, sonst müssen Sie ständig umstellen.

Kaffee besteht zum größten Teil aus Wasser. Ist es sehr hart, setzt sich Kalk in Kessel und Leitungen ab, was zu teuren Reparaturen führt. Zu weiches oder stark aufbereitetes Wasser schmeckt flach und kann Bauteile angreifen. Die Härte Ihres Leitungswassers erfahren Sie beim örtlichen Wasserversorger. Danach richten Röster oder Techniker den passenden Filter ein. Wechseln Sie die Patrone nach der angegebenen Literleistung, nicht nach Gefühl, und halten Sie den Wechsel schriftlich fest. Prüfen Sie im Vertrag oder in den Garantiebedingungen, ob eine Wasseraufbereitung vorgeschrieben ist.

Gratis-Maschine und Leasing: Abnahmeverpflichtung prüfen

Viele Röstereien bieten Maschine und Mühle als Leihgabe, gegen geringe Miete oder im Leasing an, wenn Sie im Gegenzug ihre Bohnen kaufen. Für die Gründung ist das verlockend: Die teuerste Anschaffung fällt weg. Bezahlt wird trotzdem, nur anders: über einen höheren Kilopreis, eine Mindestabnahme pro Monat oder Jahr und eine feste Laufzeit. Das kann fair sein, besonders wenn Service und Schulung enthalten sind. Es kann aber auch teuer werden, wenn Sie weniger verkaufen als geplant oder die Rösterei wechseln möchten.

Ein einfacher Vergleich hilft: Rechnen Sie den Aufpreis pro Kilo mal Ihre jährliche Menge mal die Laufzeit und stellen Sie das dem Kaufpreis plus Wartung einer eigenen Maschine gegenüber. Bei Leasing kommen die Raten dazu, bei einer gekauften Maschine die Abschreibung. Lassen Sie Verträge mit hoher Bindung oder Vertragsstrafen im Zweifel von Ihrer Wirtschaftskammer (WKO) oder IHK, einem Rechtsbeistand oder Ihrer Steuerberatung prüfen.

Kosten pro Tasse richtig kalkulieren

Kaffee hat in der Regel einen niedrigen Wareneinsatz, was ihn zu einem der rentabelsten Produkte im Café macht. Das gilt aber nur, wenn Sie alle Bestandteile kennen. Ausgangspunkt ist die Dosis: Für einen doppelten Espresso werden oft rund 16 bis 18 Gramm verwendet, für einen einfachen etwa die Hälfte. Teilen Sie den Kilopreis durch die Anzahl Portionen pro Kilo, und rechnen Sie Verluste beim Einstellen der Mühle am Morgen mit ein.

Der Wareneinsatz ist nur ein Teil der Wahrheit. Personal, Miete, Energie und die Maschine selbst kosten pro Tasse oft deutlich mehr als Bohne und Milch. Eine Leihmaschine mit höherem Kilopreis steckt in der Zeile „Kaffee“, eine gekaufte Maschine in den Fixkosten. Wie viele Gäste Ihr Café pro Tag braucht, damit diese Fixkosten gedeckt sind, zeigt der kostenlose Break-even-Rechner fürs Café. Wie Sie Wareneinsatz und Fixkosten für den ganzen Betrieb zusammenführen, erklärt der Ratgeber zur Kalkulation in der Gastronomie. Für den Verkaufspreis rechnet der Preisrechner vom Wareneinsatz über einen Zielanteil mit Mehrwertsteuer auf einen runden Kartenpreis. Wann und um wie viel Sie bestehende Preise anheben und wie Sie das Gästen erklären, zeigt der Ratgeber Kaffeepreise erhöhen.

Barista-Schulung und gleichbleibende Qualität

Die beste Bohne nützt nichts, wenn jede Schicht anders arbeitet. Gute Röstereien schulen Ihr Team bei der Eröffnung, viele bieten Kurse für Einsteiger und Fortgeschrittene an. Planen Sie die Schulung vor der Eröffnung ein und wiederholen Sie sie, wenn neue Mitarbeiter:innen kommen. Schreiben Sie die wichtigsten Werte als Rezept auf und hängen Sie es an die Maschine.

Milchalternativen: Auswahl, Allergene und Bezeichnung

Hafer, Soja, Mandel oder Kokos: Pflanzliche Alternativen gehören in fast jedem Café zum Standard. Wählen Sie Barista-Varianten, die sich gut schäumen lassen und im Kaffee nicht ausflocken, und testen Sie sie mit Ihrer Hausbohne. Meist reichen ein oder zwei Sorten. Kalkulieren Sie den höheren Einkaufspreis ein, entweder über einen Aufpreis oder im Grundpreis.

• Allergene: Hafer zählt zu den glutenhaltigen Getreiden, Soja und Mandel (Schalenfrüchte) sind ebenfalls kennzeichnungspflichtig. Auch laktosefreie Milch bleibt Milch im Sinne der Allergenregeln.
• Kennzeichnung: Allergene in Getränken gehören genauso auf die Karte oder an die Theke wie bei Kuchen. Wie das geht, erklären die Ratgeber zu den Allergenen in Österreich und Deutschland, eine Legende erstellen Sie mit der Allergen-Legende.
• Bezeichnung: Nach EU-Recht ist die Bezeichnung „Milch“ grundsätzlich Erzeugnissen aus tierischem Gemelk vorbehalten, mit wenigen Ausnahmen wie Kokosmilch. Auf der Karte sind Begriffe wie „Haferdrink“ oder „mit Hafer“ auf der sicheren Seite.
• Kreuzkontakt: Ein eigenes Milchkännchen für Pflanzendrinks und das Abwischen der Dampflanze verringern Rückstände.