Catering-Logistik: Transport, Kühlkette und Hygiene unterwegs

Planung: vom Auftrag zum Ablaufplan

Gute Logistik beginnt nicht am Transporter, sondern schon beim Angebot. Wer weiß, wie viele Gäste kommen, wann gegessen wird, wie weit die Fahrt ist und was es vor Ort gibt, kann Menü, Behälter und Personal passend planen. Viele Probleme am Eventtag entstehen, weil eine dieser Fragen offen geblieben ist. Wie Sie Angebot und Preise aufbauen, steht im Ratgeber zum Catering-Angebot. Hier geht es um alles, was danach kommt.

Klären Sie mit dem Auftraggeber außerdem, wer vor Ort wofür zuständig ist. Die österreichische Leitlinie für Caterer hält ausdrücklich fest: Gibt der Auftraggeber oder sein Personal die Speisen selbst aus, ist er für die Hygiene bei der Ausgabe verantwortlich. Schreiben Sie solche Absprachen in die Auftragsbestätigung, damit später keine Missverständnisse entstehen.

Transport: Fahrzeug, Behälter und Beladung

Unverpackte Speisen müssen so transportiert werden, dass sie weder durch Luft, Boden, Kleidung noch durch die tragende Person verunreinigt werden. In der Praxis heißt das: alles abdecken oder verschließen, saubere Behälter, ein sauberes Fahrzeug. Transportbehälter und Hilfsmittel wie Rollcontainer oder Steigen müssen sich reinigen lassen und in gutem Zustand sein. Ein Fahrzeug, das am Vormittag noch Getränkekisten oder Werkzeug transportiert hat, ist dafür nur geeignet, wenn die Ladefläche danach gereinigt wurde.

Packen Sie so, dass sich Lebensmittel nicht gegenseitig beeinflussen. Die Leitlinie nennt zwei Beispiele, die jeder Caterer kennen sollte: kühlpflichtige Speisen nicht mit warmen gemeinsam verpacken und glutenfreie Speisen nicht mit glutenhaltigen. Das gilt sinngemäß für alle Allergene. Beschriften Sie allergenfreie Portionen deutlich und transportieren Sie sie getrennt. Welche Kennzeichnung bei Buffets gilt, erklären die Ratgeber zur Allergenkennzeichnung in Österreich und Deutschland.

Kühlkette und Warmhalten: die Temperaturen

Laut EU-Hygieneverordnung darf die Kühlkette bei Lebensmitteln, die nicht bei Raumtemperatur aufbewahrt werden können, nicht unterbrochen werden. Kurze Abweichungen sind erlaubt, wenn sie aus praktischen Gründen bei Transport oder Ausgabe nötig sind und die Gesundheit nicht gefährden. Konkrete Gradzahlen nennt die Verordnung für die meisten Speisen nicht. Sie stehen in den Hygieneleitlinien der Branche, in Normen und in Ihrem eigenen HACCP-Konzept. Die folgenden Werte sind Richtwerte aus offiziellen Quellen. Maßgeblich ist, was Ihre Lebensmittelaufsicht bzw. Lebensmittelüberwachung und Ihre Leitlinie verlangen.

In Deutschland nennen ältere Normen und viele Branchenleitlinien beim Heißhalten noch 65 °C. Das Bundesinstitut für Risikobewertung (BfR) hat 2020 ausgewertet, ab welcher Temperatur die typischen Keime in warmen Speisen nicht mehr wachsen, und hält mindestens 60 °C an allen Stellen für ausreichend. Wer mit 65 °C plant, ist in beiden Ländern auf der sicheren Seite und hat einen Puffer, wenn ein Behälter beim Öffnen etwas abkühlt. Viele Leitlinien begrenzen außerdem die gesamte Warmhaltezeit von der Fertigstellung bis zur Ausgabe auf wenige Stunden. Kochen Sie deshalb nicht Stunden vor der Abfahrt fertig, nur weil gerade Zeit ist.

• Heiß rein, heiß raus: Speisen direkt aus dem Ofen oder Kessel in vorgewärmte Behälter füllen und sofort verschließen.
• Kalt bleibt kalt: Kühlgut erst unmittelbar vor der Abfahrt aus dem Kühlraum holen, nie warme und kalte Speisen in einer Box.
• Kerntemperatur messen, nicht die Luft in der Box: Einstechthermometer in die Mitte der Speise, nach jeder Messung reinigen.
• Abweichung bedeutet Handlung: Ist ein warmes Gericht zu kalt, wird es vor Ort wieder ausreichend erhitzt oder nicht serviert. Kühlgut, das zu warm ist, wird nach Ihrem HACCP-Plan bewertet und im Zweifel verworfen.
• Mehrmals nachbestücken statt alles auf einmal auf das Buffet zu stellen, wie es auch die Leitlinie bei langen Ausgabezeiten empfiehlt.

HACCP-Dokumentation unterwegs

Jeder Lebensmittelbetrieb muss nach der EU-Hygieneverordnung ein Eigenkontrollsystem nach HACCP-Grundsätzen führen. Für Caterer ist der Transport ein eigener kritischer Abschnitt, denn hier verlassen die Speisen die kontrollierte Umgebung der Küche. Halten Sie die Dokumentation einfach: Ein Formular pro Auftrag, das mitfährt und nach dem Event abgelegt wird, ist besser als ein ausgefeiltes System, das im Stress niemand ausfüllt. Wie die Grundlagen von Registrierung und Eigenkontrolle aussehen, beschreiben die Ratgeber zum Imbiss in Österreich und Deutschland.

Wichtig ist das Kürzel der Person, die gemessen hat. Bei einer Kontrolle oder einer Beschwerde eines Gastes können Sie damit zeigen, dass die Kühlkette eingehalten wurde. Funkthermometer oder Datenlogger in Kühlboxen und Fahrzeug nehmen Ihnen einen Teil der Arbeit ab und zeichnen auch die Fahrt lückenlos auf. Die Messung am Produkt ersetzen sie aber nicht.

Packlisten: nichts vergessen

Das fehlende Vorlegebesteck, der vergessene Dosenöffner oder die Verlängerungskabel, die noch im Lager liegen: Fast jeder Caterer hat solche Geschichten. Eine feste Packliste pro Auftragsart, etwa Fingerfood, warmes Buffet oder Grill, ist die einfachste Versicherung dagegen. Die Liste wird beim Beladen abgehakt und beim Rückladen noch einmal, damit nichts vor Ort liegen bleibt.

Für die Beschilderung am Buffet lohnt sich eine einheitliche Vorlage, die Sie für jeden Auftrag neu befüllen. Mit der Allergen-Legende erstellen Sie eine übersichtliche Erklärung der Allergencodes zum Ausdrucken, die neben das Buffet passt.

Aufbau und Ausgabe vor Ort

Am Ziel zählen die ersten Minuten. Bevor die erste Box geöffnet wird, klären Sie, wo Hände gewaschen werden, wo Kühlgut kühl steht und wo Spülgut und Müll gesammelt werden. Die Leitlinie für Caterer verlangt, die baulichen Gegebenheiten vor Ort und besonders die Handwaschgelegenheit schon im Vorfeld abzuklären. Ohne Handwaschbecken bringen Sie eine mobile Lösung mit.

Für Imbisse und Food Trucks auf Events gelten dieselben Grundsätze, nur mit mehr Laufkundschaft und meist noch weniger Platz. Was Sie mit dem Veranstalter zu Strom, Wasser und Stellplatz klären, steht im Beitrag zum Food Truck auf Events.

Rücktransport, Reste und Reinigung

Das Ende der Veranstaltung ist hygienisch der heikelste Moment, weil alle müde sind und schnell fertig werden wollen. Die Leitlinie für Caterer ist hier klar: Hygienisch sensible Speisen, auf die Gäste direkt Zugriff hatten, werden verworfen. Gegen Ende des Abends sollten deshalb nur noch Lebensmittel angeboten werden, die unproblematisch sind, etwa Obst, Gebäck oder Kekse. Speisen, die als Reserve in Ihrer Verfügung geblieben sind, also verschlossen, gekühlt bzw. heiß gehalten und nie am Buffet, dürfen weiterverwendet werden, solange keine nachteilige Beeinflussung erfolgt ist.

Lebensmittelverschwendung lässt sich am besten schon vorher vermeiden: mit einer realistischen Mengenplanung, einer verbindlichen Gästezahl und einer Reserve, die getrennt bleibt. Ihre Rezepturen bringen Sie mit dem Rezept-Umrechner auf die bestätigte Personenzahl, dann stimmen Einkauf und Produktion. Notieren Sie nach jedem Auftrag, wie viel wovon übrig war. Nach wenigen Events planen Sie deutlich genauer. Wie Sie Stammkunden für Firmenfeiern und private Feste gewinnen und halten, beschreibt der Ratgeber Catering-Kunden gewinnen.