Kunden für Catering gewinnen: So füllen Sie Ihren Auftragskalender

Welche Kunden zu Ihrem Catering passen

Bevor Sie Werbung machen, lohnt sich eine ehrliche Frage: Für wen kochen Sie am liebsten, und wer zahlt dafür, was Ihre Arbeit wert ist? Ein Fingerfood-Catering für Büros braucht andere Kunden als ein Hochzeitscatering mit Service und Geschirr. Wer allen alles anbietet, wirkt beliebig. Wer sich auf zwei oder drei Kundengruppen konzentriert, kann Angebot, Fotos und Texte genau auf sie zuschneiden.

Wie Sie für jede dieser Gruppen ein passendes Angebot mit Mengen, Personal und Equipment aufbauen, steht im Ratgeber Catering-Angebote schreiben und kalkulieren. Hier geht es darum, wie die Anfragen überhaupt zu Ihnen kommen.

Firmenkunden: wiederkehrende Aufträge statt Einzeltermine

Firmen bestellen oft und regelmäßig: das Frühstück für die Vorstandssitzung, Mittagessen für eine zweitägige Schulung, Fingerfood für den Kundenabend, die Weihnachtsfeier. Gewinnen Sie eine Firma mit 200 Mitarbeiter:innen als Stammkunden, ist das oft mehr wert als fünf Hochzeiten. Entscheidend ist, dass die Bestellung für die Person, die sie aufgibt, möglichst wenig Arbeit macht. Das ist meist eine Assistenz, die Büroleitung oder das Office-Management, selten die Geschäftsführung.

• Feste Pakete: Business-Frühstück, Lunch-Box, Fingerfood-Platten, jeweils mit Preis pro Person und Mindestmenge.
• Kurze Vorlaufzeiten: Klar sagen, bis wann bestellt werden muss, etwa bis 14 Uhr am Vortag.
• Saubere Rechnung: Firmenname, Kostenstelle und Bestellnummer übernehmen, Rechnung per E-Mail.
• Eine Ansprechperson: eine Telefonnummer und eine E-Mail-Adresse, die wirklich beantwortet werden.
• Rahmenvereinbarung: Für Stammkunden feste Konditionen und eine einfache Nachbestellung ohne neues Angebot. Wie Sie daraus ein festes Abo mit Bestellschluss und Mindestmengen machen, zeigt der Ratgeber Firmencatering als Abo.

Hochzeiten und private Feiern

Hochzeiten sind für viele Caterer die umsatzstärksten Termine, aber auch die mit dem längsten Vorlauf. Paare beginnen oft ein Jahr oder früher mit der Suche, vergleichen mehrere Anbieter und entscheiden gemeinsam mit Familie und Location. Sie kaufen nicht nur Essen, sondern die Sicherheit, dass am wichtigsten Tag alles klappt. Deshalb zählen Vertrauen, Erreichbarkeit und eine gute Beratung mehr als der niedrigste Preis.

Private Feiern wie runde Geburtstage, Taufen, Firmungen oder Konfirmationen und Vereinsfeste sind kleiner, aber zahlreich und gut planbar. Hier helfen einfache Pakete mit festem Preis pro Person und eine klare Mindestgästezahl. Viele dieser Kunden bestellen wieder, wenn die nächste Feier in der Familie ansteht.

Eventagenturen und Locations als Partner

Der wirksamste Weg zu regelmäßigen Aufträgen führt oft über andere: Eventlocations, Seminarhotels ohne eigene Küche, Schlösser, Weingüter, Galerien, Ateliers und Eventagenturen. Viele Locations führen eine Liste empfohlener oder zugelassener Caterer, die sie bei jeder Anfrage weitergeben. Agenturen arbeiten gerne mit wenigen, verlässlichen Partnern, weil sie gegenüber ihren Kunden für das Ergebnis geradestehen.

• Locations besuchen: Termin vereinbaren, Räume, Küche, Strom, Zufahrt und Abläufe kennenlernen. Wer die Location kennt, plant besser.
• Probeessen anbieten: Laden Sie das Team der Location zu einer kleinen Verkostung ein.
• Unterlagen bereitstellen: Eine kurze Mappe oder eine Seite auf der Website mit Paketen, Richtpreisen, Kapazität, Referenzen und Kontakt.
• Nach dem Event nachfassen: Fragen, was gut lief und was besser geht, und das Feedback umsetzen.
• Gegenseitig empfehlen: Nennen Sie die Location auf Ihrer Website und in Gesprächen mit Paaren. Empfehlungen in beide Richtungen halten Partnerschaften lebendig.

Website mit Anfrageformular

Egal ob Empfehlung, Messe oder Google: Fast jede Kundin und fast jeder Kunde schaut sich vor der Anfrage Ihre Website an. Dort entscheidet sich in Sekunden, ob Sie professionell wirken und zum Anlass passen. Eine Instagram-Seite allein reicht dafür selten, denn eine Anfrage braucht Fakten: Was bieten Sie an, für wie viele Gäste, in welchem Umkreis und ungefähr zu welchem Preis? Welche Inhalte jede Gastro-Website grundsätzlich braucht, steht im Ratgeber Restaurant-Website: Diese Inhalte suchen Ihre Gäste.

Das Anfrageformular sollte nur fragen, was Sie für ein erstes Angebot brauchen: Anlass, Datum, Ort, Gästezahl, gewünschte Leistungen, besondere Ernährungswünsche, Kontaktdaten und ein freies Feld. Je kürzer das Formular, desto mehr Anfragen kommen an. Eine automatische Bestätigung mit dem Hinweis, wann Sie sich melden, gibt Sicherheit. Für die Daten aus dem Formular brauchen Sie einen passenden Hinweis in der Datenschutzerklärung.

Referenzen, Fotos und Bewertungen

Catering ist Vertrauenssache: Kunden kaufen etwas, das sie vorher nicht probieren können, und das an einem Tag, der nicht schiefgehen darf. Referenzen und gute Fotos nehmen diese Unsicherheit. Fragen Sie nach jedem gelungenen Auftrag, ob Sie den Namen der Firma oder ein Zitat nennen dürfen, und halten Sie die Zustimmung schriftlich fest.

• Fotos von echten Events: Buffet, Teller, Team im Einsatz, Aufbau in der Location. Stockfotos erkennen Kunden schnell. Tipps fürs Fotografieren gibt der Ratgeber Food-Fotografie.
• Kurze Fallbeispiele: „Sommerfest für 180 Mitarbeiter:innen, Grillbuffet mit vegetarischer Linie, Aufbau in 90 Minuten.“
• Logos und Namen von Firmenkunden nur mit Erlaubnis zeigen.
• Bewertungen bei Google sammeln und auf der Website zeigen, mit Quelle.

Bewertungen sind auch für Caterer ein starkes Signal, gerade weil viele Kunden Sie vorher nicht kennen. Bitten Sie nach jedem Auftrag freundlich darum, idealerweise mit einem direkten Link. Für Buffet, Rechnung oder Dankeskarte erzeugen Sie dazu einen QR-Code für Google-Bewertungen, den Gäste einfach mit dem Handy scannen. Wie Sie fair um Bewertungen bitten und auf Kritik antworten, steht im Ratgeber zu Google-Bewertungen.

Google-Profil mit Einzugsgebiet

Viele Firmen und Paare suchen einfach „Catering“ plus Ort oder „Catering in der Nähe“. Damit Sie dort erscheinen, brauchen Sie ein Google-Unternehmensprofil. Caterer ohne Lokal, in dem Gäste empfangen werden, sind für Google ein Unternehmen ohne festen Standort: Sie können die Adresse ausblenden und stattdessen ein Einzugsgebiet angeben. Wer zusätzlich ein Lokal mit Gästen führt, ist ein Hybridunternehmen und zeigt Adresse und Einzugsgebiet.

Messen, Netzwerk und Direktansprache

Hochzeitsmessen bringen Sie in kurzer Zeit mit vielen Paaren zusammen, die gerade planen. Ein Stand kostet Geld und Zeit, lohnt sich aber, wenn Sie Kostproben anbieten, Termine für Verkostungen vergeben und Kontakte danach zügig nachbereiten. Regionale Unternehmermessen, Gründerstammtische und Netzwerktreffen der Wirtschaftskammer (WKO) oder der IHK sind gute Orte für Firmenkunden. Auch Vereine, Sportclubs und Kulturveranstalter suchen verlässliche Caterer.

• Visitenkarten und Flyer mit QR-Code zur Website und zum Anfrageformular mitnehmen.
• Kostproben in kleinen Portionen anbieten, die sich im Stehen essen lassen.
• Kontakte sofort notieren: Name, Anlass, Termin, Gästezahl, nächste Schritte.
• Innerhalb weniger Tage nachfassen mit einem kurzen persönlichen Angebot.
• Lokale Partner: Floristik, Fotograf:innen, DJs und Weddingplaner empfehlen gerne Caterer, mit denen sie gut arbeiten.

Wenn Sie auf Messen ohnehin unterwegs sind, lohnt sich ein Blick auf öffentliche Veranstaltungen: Wie Food Trucks und mobile Stände dort Kunden gewinnen, steht im Beitrag Food Truck auf Events und Festivals. Sorgfältig geplante Transporte, Kühlung und Hygiene sind dabei die beste Werbung, mehr dazu im Ratgeber zur Catering-Logistik.