Das Wichtigste in Kürze
- Öffentliche Events wie Festivals und Märkte bringen Laufkundschaft mit Umsatzrisiko, private Events wie Firmenfeiern und Hochzeiten planbare Pauschalen.
- Vergleichen Sie Standgebühr, Umsatzbeteiligung und Pauschale immer mit einer realistischen Umsatzschätzung und Ihrem Break-even pro Einsatz.
- Klären Sie vor jeder Zusage Strom, Wasser, Abwasser, Stellfläche und Aufbauzeiten schriftlich mit dem Veranstalter.
- Genehmigungen unterscheiden sich zwischen Österreich, Deutschland und den Bundesländern: Gewerbe, Hygiene und Alkoholausschank vorab mit Behörde, WKO oder IHK klären.
- Eine Eventseite mit Anfrageformular, Fotos, Menüvorschlägen und Referenzen auf der eigenen Website bringt Buchungen ohne Vermittlungsprovision.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Regeln ändern sich und unterscheiden sich teils je Bundesland: Prüfen Sie Details bei Ihrer Wirtschaftskammer (WKO) oder IHK, der zuständigen Behörde oder Ihrer Steuerberatung.
Welche Events zu Ihrem Food Truck passen
Nicht jedes Event ist ein gutes Geschäft. Ein Festival mit zehntausend Besucher:innen klingt verlockend, doch wenn dort zwanzig andere Stände ähnliches Essen verkaufen und die Gebühr hoch ist, bleibt wenig übrig. Ein Sommerfest einer Firma mit 150 Gästen und fester Pauschale ist dagegen oft der ruhigere und sicherere Tag. Unterscheiden Sie deshalb zuerst zwischen öffentlichen Events, bei denen Sie an Gäste verkaufen, und privaten Events, bei denen ein Auftraggeber Sie bucht und bezahlt.
| Event | Wer zahlt? | Typische Konditionen | Worauf achten? |
|---|---|---|---|
| Festival, Konzert, Sportevent | Die Gäste | Standgebühr, Umsatzbeteiligung oder beides | Besucherzahl, Konkurrenz am Gelände, Wetter, lange Öffnungszeiten |
| Streetfood-Markt, Wochenmarkt | Die Gäste | Standgebühr pro Tag oder Saison | Regelmäßigkeit, Publikum, Marktordnung, Stammgäste |
| Stadtfest, Vereinsfest | Die Gäste | Standgebühr, teils Abgabe an den Verein | Getränkeverkauf oft beim Veranstalter, Preisvorgaben |
| Firmenfeier, Mitarbeiterfest | Das Unternehmen | Pauschale pro Person oder Mindestumsatz | Gästezahl, Zeitfenster, Rechnung mit Leistungsbeschreibung |
| Hochzeit, Geburtstag | Das Brautpaar oder die Gastgeber | Pauschale pro Person, Anzahlung | Ablaufplan, Allergien, Zufahrt zur Location, späte Stunden |
Fragen Sie bei öffentlichen Events nach der erwarteten Besucherzahl, der Zahl und Art der anderen Gastrostände und nach Erfahrungen aus dem Vorjahr. Seriöse Veranstalter achten auf eine Mischung, damit nicht fünf Trucks dasselbe anbieten. Wie Sie einen festen Standort für den Alltag finden, beschreibt der Beitrag zum Standort für Imbiss und Streetfood.
Standgebühr, Umsatzbeteiligung oder Pauschale
Bei öffentlichen Events verlangen Veranstalter meist eine feste Standgebühr, eine Umsatzbeteiligung oder eine Kombination aus beidem, etwa eine kleinere Grundgebühr plus einen Prozentsatz vom Umsatz. Manche verlangen zusätzlich Gebühren für Strom, Wasser, Müll oder ein eigenes Bezahlsystem mit Chips oder Token. Bei privaten Events drehen Sie den Spieß um: Sie verlangen eine Pauschale pro Person oder einen garantierten Mindestumsatz, den der Auftraggeber auffüllt, wenn die Gäste weniger essen.
| Modell | Vorteil für Sie | Risiko für Sie |
|---|---|---|
| Feste Standgebühr | Planbare Kosten, bei viel Umsatz bleibt mehr übrig | Bei Regen oder wenigen Gästen zahlen Sie trotzdem voll |
| Umsatzbeteiligung | Risiko wird geteilt, schlechte Tage kosten weniger | An guten Tagen teuer, Abrechnung oft über die Kasse des Veranstalters |
| Grundgebühr plus Beteiligung | Mittelweg zwischen beiden Modellen | Zwei Kostenblöcke, genau nachrechnen |
| Pauschale pro Person | Umsatz steht vorab fest, Einkauf genau planbar | Gästezahl muss verbindlich sein, sonst wird zu viel produziert |
| Mindestumsatz | Gäste zahlen selbst, der Auftraggeber garantiert die Untergrenze | Klare Regeln nötig, wer die Differenz wann bezahlt |
Kalkulation pro Einsatz
Ein Event lohnt sich, wenn der erwartete Deckungsbeitrag alle Kosten des Tages trägt und noch etwas übrig bleibt. Rechnen Sie jedes Angebot einzeln durch, bevor Sie zusagen. Die Grundlagen zu Wareneinsatz und Deckungsbeitrag erklärt der Beitrag Speisen richtig kalkulieren, Verkaufspreise inklusive Umsatzsteuer berechnen Sie mit dem Preiskalkulator.
Fixkosten des Tages sammeln
Standgebühr, Personal inklusive Auf- und Abbau, Anfahrt, Treibstoff, Gas, Generator oder Stromgebühr, Müll, Verbrauchsmaterial wie Verpackungen und Servietten.
Deckungsbeitrag pro Portion ermitteln
Verkaufspreis netto minus Wareneinsatz und Verpackung. Bei Umsatzbeteiligung ziehen Sie den Prozentsatz zusätzlich vom Nettopreis ab.
Break-even berechnen
Fixkosten geteilt durch Deckungsbeitrag pro Portion ergibt die Zahl an Portionen, ab der Sie Geld verdienen. Mit dem kostenlosen Rechner können Sie den Break-even für jeden Einsatz berechnen.
Mit der Kapazität vergleichen
Wie viele Portionen schaffen Sie pro Stunde wirklich? Ein Truck, der 60 Portionen pro Stunde ausgibt, kommt in fünf Stunden nicht auf 500.
Szenarien durchspielen
Rechnen Sie einen schlechten, einen normalen und einen guten Tag. Wenn schon der normale Tag knapp wird, verhandeln Sie oder sagen ab.
Ein frei gewähltes Beispiel: Fixkosten von 900 Euro und ein Deckungsbeitrag von 6 Euro pro Portion ergeben einen Break-even von 150 Portionen. Kommt eine Umsatzbeteiligung von 10 Prozent auf einen Nettopreis von 10 Euro dazu, sinkt der Deckungsbeitrag auf 5 Euro und der Break-even steigt auf 180 Portionen. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein, die Logik bleibt dieselbe.
Für Events lohnt sich eine kleinere Karte als im Alltag: drei bis fünf Gerichte, die sich schnell ausgeben lassen, plus eine vegetarische oder vegane Option. Das senkt Wareneinsatz und Restmengen und erhöht das Tempo am Fenster. Planen Sie den Einkauf nach Erfahrungswerten und halten Sie nach jedem Event fest, wie viel Sie wovon verkauft haben.
Ausstattung: Strom, Wasser und Technik
Die häufigsten Probleme auf Events sind technisch: zu wenig Strom für Fritteuse, Grillplatte und Kühlung gleichzeitig, kein Wasseranschluss, ein Stellplatz ohne feste Zufahrt oder ein Bezahlsystem, das ohne Netz nicht funktioniert. Fragen Sie den Veranstalter früh nach den Anschlüssen und geben Sie Ihren Bedarf schriftlich an, also Leistung in Kilowatt, Steckertyp und Absicherung. Ob ein eigener Generator erlaubt ist, entscheidet der Veranstalter, oft wegen Lärm und Abgasen.
Vor jedem Event klären
- Stromanschluss: Leistung, Steckertyp, Absicherung, Kabellänge zum Stellplatz
- Frischwasser: Anschluss vor Ort oder eigener Tank mit ausreichend Trinkwasser
- Abwasser und Fett: wohin, in welchen Behältern, wer entsorgt
- Stellfläche: Maße, Untergrund, Zufahrt, Wendemöglichkeit, Höhe von Durchfahrten
- Auf- und Abbauzeiten, Anlieferung während des Events, Parkplatz für das Zugfahrzeug
- Gas: Flaschen sicher gelagert, Vorgaben des Veranstalters zum Brandschutz, Feuerlöscher griffbereit
- Kasse und Kartenzahlung: funktioniert das Terminal offline oder mit schwachem Netz?
- Müll und Mehrweg: Pfandsystem oder Vorgaben des Veranstalters zu Geschirr
Gerade bei großen Festivals ist das Mobilfunknetz oft überlastet. Klären Sie, ob Ihr Kartenterminal Zahlungen zwischenspeichern kann, oder nutzen Sie das System des Veranstalters. Für längere Events mit Übernachtung auf dem Gelände brauchen Sie außerdem genug Kühlung und einen Plan für den Nachschub. Wie Sie Speisen unterwegs sicher kühlen und warmhalten, steht im Beitrag zu Logistik und Hygiene unterwegs.
Genehmigungen: was Sie vorab klären
Welche Genehmigungen Sie für ein Event brauchen, hängt vom Land, oft vom Bundesland und von Ihrem Konzept ab. Wir halten uns hier bewusst allgemein, die Details stehen in den Ratgebern zu Imbiss und Food Truck in Österreich und in Deutschland.
- Österreich: Gastgewerbetreibende dürfen bei besonderen Gelegenheiten wie Festen, Märkten oder Sportveranstaltungen vorübergehend auch außerhalb ihres Standorts Speisen verabreichen und Getränke ausschenken (§ 50 GewO). Regelmäßige Verkaufsplätze sind als weitere Betriebsstätten anzuzeigen. Die WKO Ihres Bundeslandes hilft bei der Einordnung.
- Deutschland: Ohne feste Niederlassung brauchen Food Trucks oft eine Reisegewerbekarte (§ 55 GewO). Für den Ausschank von Alkohol bei einem Event kann eine vorübergehende Gestattung nötig sein, etwa nach § 12 Gaststättengesetz oder nach dem jeweiligen Landesgesetz. Zuständig sind Gewerbe- oder Ordnungsamt, die IHK berät.
- Hygiene: Für mobile und nichtständige Betriebsstätten wie Marktstände und Verkaufsfahrzeuge gelten in der ganzen EU die Hygienevorgaben der Verordnung (EG) Nr. 852/2004, unter anderem zu Handwaschmöglichkeit, Trinkwasser und Temperaturkontrolle.
- Veranstalter: Viele Veranstalter verlangen zusätzlich Nachweise wie Gewerbeberechtigung, Haftpflichtversicherung, Gasprüfung oder Hygieneschulung, und haben eigene Vorgaben zu Preisen, Geschirr und Lärm.
Firmenfeiern und Hochzeiten: planbare Aufträge
Private Events sind für viele Food Trucks der wirtschaftlich stabilste Teil des Geschäfts. Der Umsatz steht vorher fest, Sie kaufen genau ein, und das Wetter ist zumindest finanziell nicht Ihr Problem. Dafür erwarten Auftraggeber ein klares Angebot, Zuverlässigkeit und Flexibilität bei Sonderwünschen. Ein Food Truck ist auf Hochzeiten und Firmenfeiern beliebt, weil er locker wirkt und gleichzeitig Programmpunkt ist.
Bedarf abfragen
Datum, Ort, Gästezahl, Zeitfenster, Art des Events, Menüwünsche, Allergien und Unverträglichkeiten, Zufahrt und Anschlüsse an der Location.
Angebot schreiben
Menüvorschlag, Preis pro Person oder Pauschale, Mindestgästezahl, An- und Abfahrt, Zuschläge für späte Stunden und Personal, Gültigkeit des Angebots.
Vertrag und Anzahlung
Verbindliche Gästezahl mit Frist, Anzahlung bei Buchung, Stornoregeln und was bei Unwetter oder Ausfall passiert.
Ablauf abstimmen
Ankunftszeit, Servicezeiten, Ansprechperson vor Ort, Platz für den Truck und Absprache mit Location und anderen Dienstleistern.
Nachfassen
Nach dem Event bedanken, um eine Bewertung und Fotos bitten und fragen, ob Sie das Event als Referenz nennen dürfen.
Wie Sie Angebote mit Mengenplanung, Personal und Equipment sauber aufbauen, zeigt der Beitrag Catering-Angebote schreiben und kalkulieren. Für Firmenkunden lohnt sich ein fester Menüvorschlag mit drei Paketen, aus dem sie schnell wählen können. Steht die Gästezahl fest, rechnen Sie Ihre Rezepte mit dem Rezept-Umrechner auf die nötige Portionenzahl hoch.
Buchungsanfragen online gewinnen
Brautpaare, Assistenzen in Firmen und Eventagenturen suchen online nach „Food Truck mieten“, „Food Truck Hochzeit“ oder „Streetfood Catering Firmenfeier“ plus Ort. Wer dann eine klare Seite mit Angebot, Fotos und Anfrageformular findet, schreibt eher Ihnen als einer Vermittlungsplattform, die Provision verlangt. Instagram ist für Stimmungsbilder gut, aber eine Anfrage braucht Fakten: Was kostet es ungefähr, für wie viele Gäste, in welchem Umkreis, an welchen Terminen.
So machen Sie es richtig
- Eigene Seite „Food Truck mieten“ mit Event-Arten, Menüpaketen und Einsatzgebiet
- Anfrageformular mit Datum, Ort, Gästezahl und Art des Events
- Echte Fotos vom Truck im Einsatz, vom Essen und von Hochzeiten oder Firmenfesten
- Referenzen und Bewertungen von Auftraggebern mit deren Zustimmung
- Technische Angaben für Locations: Maße, Strombedarf, Wasser
Lieber nicht
- Nur eine Instagram-Seite ohne Kontaktmöglichkeit für Anfragen
- Auf Anfragen erst nach einer Woche antworten
- Unklare Preise, die erst im dritten E-Mail-Wechsel genannt werden
- Termine zusagen, ohne Anschlüsse und Zufahrt geprüft zu haben
Zeigen Sie auf der Website auch, wo Sie im Alltag stehen, und welche öffentlichen Events Sie demnächst besuchen. Das bringt Gäste zu Ihnen und zeigt Auftraggebern, dass Sie gefragt sind. Wie Firmen, Brautpaare und Locations als Kunden zu gewinnen sind, vertieft der Beitrag Kunden für Catering gewinnen.
Ihre Food-Truck-Website mit Anfrageformular
Sehen Sie in einer kostenlosen Vorschau, wie Ihre Website mit Eventseite, Menüpaketen, Standort-Plan und Anfrageformular aussehen kann.
Kostenlose Vorschau Ihrer Gastro-Website, gestaltet von uns.
