Jak zdobyć klientów dla cateringu: tak zapełnisz kalendarz zleceń

Którzy klienci pasują do Twojego cateringu

Zanim zaczniesz się reklamować, zadaj sobie szczere pytanie: dla kogo najchętniej gotujesz i kto zapłaci tyle, ile warta jest Twoja praca? Finger food dla biur wymaga innych klientów niż catering weselny z obsługą kelnerską i zastawą. Kto oferuje wszystko wszystkim, wydaje się bezbarwny. Kto skupi się na dwóch lub trzech grupach klientów, może dopasować do nich ofertę, zdjęcia i teksty.

Jak przygotować dla każdej z tych grup odpowiednią ofertę z ilościami, personelem i sprzętem, wyjaśnia poradnik Jak pisać i kalkulować oferty cateringowe. Tutaj chodzi o to, jak zapytania w ogóle do Ciebie trafiają.

Klienci firmowi: powtarzalne zlecenia zamiast pojedynczych terminów

Firmy zamawiają często i regularnie: śniadanie na posiedzenie zarządu, obiad na dwudniowe szkolenie, finger food na wieczór z klientami, wigilię firmową. Firma z 200 pracownikami jako stały klient jest często warta więcej niż pięć wesel. Kluczowe jest, by zamówienie wymagało jak najmniej pracy od osoby, która je składa. Zwykle jest to asystentka lub office manager, rzadko prezes.

• Stałe pakiety: śniadanie biznesowe, lunchbox, półmiski z finger foodem, każdy z ceną za osobę i minimalną ilością.
• Krótkie terminy: jasno podaj, do kiedy trzeba zamówić, na przykład do 14:00 dzień wcześniej.
• Porządna faktura: nazwa firmy, centrum kosztów i numer zamówienia na fakturze, faktura e-mailem.
• Jedna osoba kontaktowa: jeden numer telefonu i jeden adres e-mail, na które naprawdę ktoś odpowiada.
• Umowa ramowa: stałe warunki dla stałych klientów i proste ponowne zamówienie bez nowej oferty. Jak zamienić to w stały abonament z terminem zamówień i minimalnymi ilościami, pokazuje poradnik catering firmowy w abonamencie.

Wesela i prywatne uroczystości

Dla wielu firm cateringowych wesela to terminy o najwyższym obrocie, ale i z najdłuższym wyprzedzeniem. Pary często zaczynają szukać rok wcześniej lub jeszcze wcześniej, porównują kilka firm i decydują razem z rodziną i lokalem. Kupują nie tylko jedzenie, lecz pewność, że w najważniejszym dniu wszystko się uda. Dlatego zaufanie, dostępność i dobre doradztwo liczą się bardziej niż najniższa cena.

Prywatne uroczystości, takie jak okrągłe urodziny, chrzciny, komunie czy imprezy stowarzyszeń, są mniejsze, ale liczne i łatwe do zaplanowania. Tu pomagają proste pakiety ze stałą ceną za osobę i jasną minimalną liczbą gości. Wielu z tych klientów zamawia ponownie przy następnej rodzinnej okazji.

Agencje i lokale eventowe jako partnerzy

Najskuteczniejsza droga do regularnych zleceń często prowadzi przez innych: lokale eventowe, hotele konferencyjne bez własnej kuchni, zamki, winnice, galerie, pracownie i agencje eventowe. Wiele lokali prowadzi listę polecanych lub dopuszczonych firm cateringowych, którą przekazuje przy każdym zapytaniu. Agencje chętnie współpracują z kilkoma sprawdzonymi partnerami, bo odpowiadają przed swoimi klientami za efekt.

• Odwiedzaj lokale: umów się, poznaj sale, kuchnię, zasilanie, dojazd i organizację pracy. Kto zna lokal, lepiej planuje.
• Zaproponuj degustację: zaproś zespół lokalu na małą degustację.
• Przygotuj materiały: krótką teczkę lub podstronę z pakietami, cenami orientacyjnymi, wydajnością, referencjami i kontaktem.
• Odezwij się po evencie: zapytaj, co się udało, a co można poprawić, i wdroż uwagi.
• Polecajcie się nawzajem: wspomnij lokal na swojej stronie i w rozmowach z parami. Polecenia w obie strony utrzymują partnerstwo przy życiu.

Strona internetowa z formularzem zapytania

Czy to polecenie, targi, czy Google: prawie każdy klient przed wysłaniem zapytania zagląda na Twoją stronę. Tam w kilka sekund decyduje, czy wyglądasz profesjonalnie i pasujesz do okazji. Sam profil na Instagramie rzadko wystarcza, bo zapytanie wymaga faktów: co oferujesz, dla ilu gości, na jakim obszarze i mniej więcej za ile? Jakie treści potrzebuje każda strona gastronomiczna, opisuje poradnik Strona restauracji: treści, których szukają goście.

Formularz zapytania powinien pytać tylko o to, czego potrzebujesz do pierwszej oferty: okazja, data, miejsce, liczba gości, potrzebne usługi, szczególne wymagania żywieniowe, dane kontaktowe i wolne pole. Im krótszy formularz, tym więcej zapytań. Automatyczne potwierdzenie z informacją, kiedy się odezwiesz, daje poczucie pewności. Dla danych z formularza potrzebujesz odpowiedniego zapisu w polityce prywatności.

Referencje, zdjęcia i opinie

Catering to kwestia zaufania: klienci kupują coś, czego nie mogą wcześniej spróbować, i to na dzień, który nie może się nie udać. Referencje i dobre zdjęcia usuwają tę niepewność. Po każdym udanym zleceniu zapytaj, czy możesz podać nazwę firmy albo cytat, i zachowaj zgodę na piśmie.

• Zdjęcia z prawdziwych eventów: bufet, talerze, zespół przy pracy, rozstawienie w lokalu. Klienci szybko rozpoznają zdjęcia stockowe. Wskazówki do fotografowania znajdziesz w poradniku Fotografia kulinarna.
• Krótkie studia przypadków: „Impreza letnia dla 180 pracowników, bufet grillowy z linią wegetariańską, rozstawienie w 90 minut.”
• Logo i nazwy klientów firmowych pokazuj tylko za zgodą.
• Opinie: zbieraj je w Google i pokazuj na stronie, ze źródłem.

Opinie to silny sygnał także dla cateringu, właśnie dlatego, że wielu klientów nie zna Cię wcześniej. Po każdym zleceniu uprzejmie poproś o opinię, najlepiej z bezpośrednim linkiem. Na bufet, fakturę lub kartkę z podziękowaniem przygotujesz kod QR do opinii w Google, który goście po prostu zeskanują telefonem. Jak uczciwie prosić o opinie i odpowiadać na krytykę, wyjaśnia poradnik o opiniach w Google.

Profil Google z obszarem usług

Wiele firm i par wpisuje po prostu „catering” z nazwą miasta albo „catering w pobliżu”. Aby się tam pojawić, potrzebujesz Profilu Firmy w Google. Catering bez lokalu, w którym przyjmuje się gości, jest dla Google firmą bez stałej lokalizacji: możesz ukryć adres i zamiast niego podać obszar usług. Jeśli prowadzisz też lokal z gośćmi, jesteś firmą hybrydową i pokazujesz zarówno adres, jak i obszar usług.

Targi, networking i kontakt bezpośredni

Targi ślubne w krótkim czasie łączą Cię z wieloma parami, które właśnie planują. Stoisko kosztuje pieniądze i czas, ale się opłaca, jeśli oferujesz degustację, umawiasz terminy próbnych posiłków i szybko opracowujesz kontakty. Regionalne targi dla firm, spotkania założycieli i wydarzenia networkingowe austriackiej Izby Gospodarczej (WKO) lub niemieckich izb przemysłowo-handlowych (IHK) to dobre miejsca na klientów firmowych. Stowarzyszenia, kluby sportowe i organizatorzy wydarzeń kulturalnych także szukają solidnego cateringu.

• Wizytówki i ulotki z kodem QR do strony i formularza zapytania zabierz ze sobą.
• Degustacje oferuj w małych porcjach, które da się zjeść na stojąco.
• Kontakty notuj od razu: imię, okazja, termin, liczba gości, kolejne kroki.
• Odezwij się w ciągu kilku dni z krótką, osobistą ofertą.
• Lokalni partnerzy: kwiaciarnie, fotografowie, DJ-e i konsultanci ślubni chętnie polecają catering, z którym dobrze im się pracuje.

Jeśli i tak bywasz na targach, przyjrzyj się też wydarzeniom otwartym: jak food trucki i mobilne stoiska zdobywają tam klientów, opisuje artykuł Food truck na eventach i festiwalach. Starannie zaplanowany transport, chłodzenie i higiena to najlepsza reklama, więcej w poradniku o logistyce cateringu.