Najważniejsze w skrócie
- Najpierw pytaj, potem licz: okazja, liczba osób, godziny, miejsce, forma, wymagania żywieniowe i budżet należą do każdego zapytania, najlepiej przez stały formularz.
- Ilości na osobę zależą od formy: finger food jako główny posiłek wymaga znacznie więcej sztuk niż przyjęcie przy aperitifie. Pracuj z własnymi wartościami orientacyjnymi i małą rezerwą.
- Cena za osobę pokrywa tylko jedzenie. Personel, sprzęt, dojazd i koszty ogólne to osobne koszty w kalkulacji, często też osobne pozycje w ofercie.
- Dobra oferta podaje na piśmie usługi, ceny, podatki, terminy, zaliczkę i warunki rezygnacji, żeby na koniec nikt nie spierał się o pozycje, o których nigdy nie rozmawiano.
- Kalkulacja po evencie po każdym zleceniu pokazuje, gdzie ilości, godziny lub ceny się nie zgadzały, i sprawia, że następna oferta jest dokładniejsza.
Ten artykuł ma charakter ogólnej informacji i nie zastępuje porady prawnej ani podatkowej. Przepisy się zmieniają i częściowo różnią się w poszczególnych krajach związkowych: sprawdź szczegóły w swojej izbie gospodarczej (WKO) lub IHK, we właściwym urzędzie albo u swojego doradcy podatkowego.
Zapytanie: najpierw pytaj, potem licz
Większość błędów w ofercie cateringowej nie powstaje przy liczeniu, lecz wcześniej: nikt nie wspomniał, że sala jest na trzecim piętrze bez windy, że jedna trzecia gości je wegetariańsko albo że bufet ma stać cztery godziny. Krótka pierwsza rozmowa ze stałą listą pytań oszczędza później dopłat i nerwów. Jeszcze lepiej: najważniejsze punkty zbieraj już w formularzu zapytania na swojej stronie. Wtedy do skrzynki trafiają kompletne zapytania zamiast jednej linijki „Ile kosztuje catering na 50 osób?”
To ustal przed każdą ofertą
- Okazja i rodzaj gości: impreza firmowa, wesele, szkolenie, urodziny, stypa
- Data, godziny przygotowania, serwowania i zakończenia, jak długo stoi bufet
- Liczba osób, w tym dzieci, i do kiedy znana będzie ostateczna liczba
- Miejsce z adresem: czy jest kuchnia, prąd, woda, winda, dojazd, parking
- Forma: finger food, flying buffet, bufet, serwowane menu czy tylko dostawa
- Diety i alergie: wegetariańska, wegańska, halal, bezglutenowa
- Napoje: od ciebie, od klienta czy od obiektu
- Obsługa, zastawa, stoły, dekoracje: co jest potrzebne, a co jest na miejscu
- Budżet na osobę lub łącznie, jeśli klient chce go podać
- Odbiorca faktury: osoba prywatna czy firma
Pytanie o budżet to nie tabu. Pokazuje, czy proponować menu z trzech dań, czy solidny bufet, i oszczędza ci ofert, które nigdy nie zostaną przyjęte. Jak w ogóle zdobywać właściwe zapytania od firm, par młodych i obiektów, przeczytasz w poradniku jak pozyskać klientów na catering. Regularnym lunchom biznesowym z ceną za porcję i umową ramową poświęcony jest osobny poradnik: catering firmowy w abonamencie.
Planowanie ilości na osobę
Za mało jedzenia to najgorszy błąd w cateringu, za dużo to błąd najdroższy. Właściwa ilość zależy od formy, pory dnia, gości i od tego, czy to główny posiłek dnia. Ekipa budowlańców na imprezie firmowej je inaczej niż uczestnicy szkolenia w przerwie obiadowej. Dlatego prowadź własne wartości orientacyjne i poprawiaj je po każdym zleceniu. Poniższa tabela to punkt wyjścia z praktyki, a nie norma.
| Forma | Orientacyjnie na osobę | Na co uważać |
|---|---|---|
| Przyjęcie z finger foodem przed posiłkiem | 4 do 6 sztuk | Pomyślane tylko jako dodatek do aperitifu |
| Finger food lub flying buffet jako główny posiłek | 12 do 16 sztuk plus coś słodkiego | Mieszanka zimnych, ciepłych i sycących przekąsek |
| Bufet: główny składnik mięso, ryba lub wegetariański | 150 do 200 g | Przy kilku daniach głównych mniej na danie |
| Bufet: dodatki | 150 do 200 g | Tanie i sycące, wykorzystaj je jako bufor |
| Bufet: sałatki i przystawki | 100 do 150 g | Latem raczej więcej |
| Deser | 100 do 150 g lub 2 do 3 sztuki | Małe porcje są częściej brane |
Realistycznie planuj personel i czas pracy
Personel to obok kosztu towaru największa pozycja kosztowa w cateringu i najczęściej niedoszacowana. Liczy się nie tylko czas na evencie, ale też przygotowanie, pakowanie, dojazd, rozstawienie, demontaż, powrót, rozładunek i zmywanie. Wieczór z czterema godzinami obsługi to dla zespołu szybko osiem do dziesięciu godzin na osobę.
- Kuchnia: godziny produkcji wyprowadzaj z receptur, nie szacuj ich. Kto często robi dane danie, zna czas na dziesięć porcji.
- Obsługa: ilu kelnerów potrzeba, mocno zależy od formy. Serwowane menu wymaga znacznie więcej personelu niż bufet, flying buffet jest pośrodku.
- Kierownik na miejscu: jedna osoba, która pilnuje przebiegu, klienta i zespołu, nawet jeśli sama też pracuje.
- Dodatki: uwzględnij pracę w nocy, w niedziele i święta oraz nadgodziny według układu zbiorowego (w Austrii Kollektivvertrag, w Niemczech Tarifvertrag).
- Personel zewnętrzny: pomocnicy z agencji kosztują za godzinę więcej niż własny zespół, ale oszczędzają koszty stałe.
Personel licz pełną stawką godzinową z kosztami pracodawcy, a nie wynagrodzeniem netto. Tę stawkę znasz z działu płac lub od swojego doradcy podatkowego.
Sprzęt, wypożyczenia i dojazd
Podgrzewacze chafing dish, pojemniki termiczne, lodówki turystyczne, zastawa, sztućce, szkło, stoliki koktajlowe, obrusy, dekoracje: to, co masz na własność, kosztuje zużycie, czyszczenie i miejsce w magazynie, a to, co wypożyczasz, kosztuje czynsz i często stłuczki. Jedno i drugie należy do kalkulacji. Do tego dochodzi dojazd z kosztami pojazdu i czasem jazdy zespołu. Wiele firm cateringowych pracuje z obszarem dostaw, w którym dojazd jest wliczony, a poza nim liczy ryczałt za kilometr lub strefę.
- Własny sprzęt: ustal kwotę za użycie na event, która pokrywa naprawy, wymianę i czyszczenie.
- Wypożyczenia: cenę wypożyczenia, dostawę, zmywanie i ryczałt za stłuczki od wypożyczalni przenieś do kalkulacji.
- Dojazd: kilometry w obie strony, koszty pojazdu, czas jazdy zespołu, ewentualnie parking lub opłaty drogowe.
- Kilka kursów: rozstawienie rano i odbiór następnego dnia to dwa kursy, a nie jeden.
- Na miejscu: jeśli brakuje prądu lub wody, możesz potrzebować urządzeń gazowych, kanistrów lub agregatu.
Kalkulacja oferty
Cena cateringu składa się z kilku elementów. Koszt towaru na osobę to dopiero początek. Jak tworzyć receptury, liczyć z narzutem lub mnożnikiem i pilnować marży pokrycia, wyjaśnia poradnik jak dobrze kalkulować dania. Przy ofercie cateringowej idź w tej kolejności.
Koszt towaru
Z receptur oblicz koszt towaru na osobę dla wybranej formy, łącznie z rezerwą i materiałami jak serwetki czy opakowania.
Personel
Wszystkie godziny od przygotowania do zmywania pomnóż przez pełną stawkę i dolicz dodatki.
Sprzęt i wypożyczenia
Dodaj kwotę za użycie własnego sprzętu i koszt wypożyczonego.
Dojazd
Uwzględnij kilometry, koszty pojazdu i czas jazdy dla wszystkich potrzebnych kursów.
Koszty ogólne i zysk
Dolicz narzut na czynsz, energię, ubezpieczenie, biuro i pozyskiwanie klientów oraz swój zysk. Bez niego pracujesz tylko na pokrycie kosztów.
Podatki i zaokrąglenie
VAT od jedzenia i napojów wykaż osobno, a cenę za osobę zaokrąglij w górę do okrągłej kwoty.
VAT wymaga uważnego spojrzenia: w Austrii jedzenie objęte jest stawką 10 %, a większość napojów 20 %, w Niemczech od 2026 roku jedzenie 7 %, a napoje 19 %. Czy usługi takie jak personel, wypożyczona zastawa lub dojazd idą za stawką jedzenia, czy traktuje się je osobno, zależy od konkretnego przypadku. Wyjaśnij to raz z doradcą podatkowym i według tego zbuduj szablon oferty. Klientom prywatnym podawaj ceny końcowe z VAT, firmom zwykle netto plus VAT.
Oblicz cenę porcji w kilka sekund
Kalkulator cen dań z kosztu towaru, docelowego udziału i VAT wylicza cenę sprzedaży dla Austrii lub Niemiec.
Jak zbudowana jest dobra oferta cateringowa
Oferta to często pierwsze, co klient widzi od ciebie czarno na białym. W dwie minuty ma pokazać, co dostaje i ile to kosztuje, a jednocześnie utrwalić wszystko, co później mogłoby budzić spór. Stały szablon oszczędza czas i sprawia, że żaden punkt nie umknie.
| Sekcja | Treść |
|---|---|
| Podstawowe dane | Okazja, data, godziny, miejsce, liczba osób, osoba kontaktowa po obu stronach |
| Jedzenie | Menu lub bufet z jasnymi nazwami, oznaczone diety, informacja o alergenach |
| Napoje | Ryczałt, rozliczenie według zużycia lub od klienta, z cenami |
| Obsługa i personel | Liczba osób, czas pracy, cena za godzinę lub ryczałt, dodatki |
| Sprzęt i dojazd | Zastawa, rozstawienie bufetu, wypożyczenia, obszar dostaw lub stawka za kilometr |
| Ceny | Cena za osobę i suma, stawki VAT, wyraźnie oznaczone netto lub brutto |
| Warunki | Ważność oferty, termin podania ostatecznej liczby osób, zaliczka, termin płatności, warunki rezygnacji |
Tak zrobisz to dobrze
- Proponuj dwa lub trzy warianty, na przykład podstawowy, standard i premium
- Opisuj usługi tak, by klient mógł je sobie wyobrazić
- Ogranicz ważność oferty, na przykład do dwóch tygodni
- Proś o potwierdzenie przyjęcia na piśmie lub e-mailem
- Dołącz zdjęcia wcześniejszych bufetów lub menu
Lepiej nie
- Podawać tylko cenę za osobę bez opisu usługi
- Po cichu „gdzieś wliczyć” personel i dojazd, a potem dokładać
- Zbywać otwarte punkty hasłem „do uzgodnienia”
- Ustne ustalenia przez telefon bez pisemnego potwierdzenia
- Ceny bez terminu ważności, choć ceny zakupu się wahają
Zaliczka, liczba osób i rezygnacja
Gdy tylko potwierdzisz termin, blokujesz zespół, pojazd i moce przerobowe, a towar często kupujesz kilka dni wcześniej. Zaliczka przy rezerwacji zabezpiecza to ryzyko i czyni rezerwację wiążącą. Zwykle jest to część przewidywanej kwoty, zaliczana na poczet końcowej faktury, przy dużych zleceniach także druga rata tuż przed eventem. Równie ważny jest termin podania ostatecznej liczby osób: do tego czasu liczba może spaść, potem rozlicza się zgłoszoną liczbę. Zaliczki dla celów VAT zwykle ujmuje się już w momencie wpływu płatności; jak je dokumentować, ustal z doradcą podatkowym.
| Austria | Niemcy | |
|---|---|---|
| Rezygnacja klienta | Według § 1168 ABGB (austriacki kodeks cywilny) wykonawca co do zasady może żądać uzgodnionego wynagrodzenia, jeśli usługa nie dojdzie do skutku z przyczyn po stronie zamawiającego, ale musi odliczyć to, co zaoszczędził. | Roszczenie według ogólnego prawa umów BGB (niemiecki kodeks cywilny). Zaoszczędzone koszty i inne zlecenia przyjęte na ten sam termin obniżają roszczenie. |
| Ryczałty | Stopniowane opłaty za rezygnację są powszechne. Wygórowaną karę umowną sąd może obniżyć na podstawie § 1336 ABGB. | Ryczałtowe odszkodowanie w ogólnych warunkach nie może przekraczać zwykłej szkody, a klient musi mieć możliwość wykazania niższej szkody (§ 309 nr 5 BGB). |
| Praktyka | Stopniowane terminy w ofercie, wzorcowe ogólne warunki od WKO (izba gospodarcza). | Stopniowane terminy w ofercie, daj warunki sprawdzić IHK, DEHOGA lub prawnikowi. |
Z klientami biznesowymi masz więcej swobody niż z osobami prywatnymi, wobec których zasady dotyczące ogólnych warunków są surowsze. Jak restauracje i gospody rozwiązują te same kwestie przy przyjęciach we własnej sali, przeczytasz w poradniku przyjęcia i grupy w gospodzie.
Kalkulacja po evencie: ucz się z każdego zlecenia
Dopiero po evencie widać, czy oferta była trafna. Kalkulacja po evencie porównuje wartości planowane z rzeczywistymi: ile towaru kupiono, a ile wróciło? Ile godzin zespół naprawdę pracował? Czy były dodatkowe kursy, stłuczki albo usługi, których nie było w ofercie? Zrób to szybko, póki wszyscy pamiętają, najlepiej w prostej tabeli dla każdego zlecenia.
Kalkulacja po evencie w pięciu punktach
- Rzeczywisty koszt towaru według zakupów w porównaniu z planem
- Resztki według składników: co zostało, czego zabrakło?
- Rzeczywiste godziny personelu łącznie z rozstawieniem, demontażem i zmywaniem
- Koszty dodatkowe: dodatkowe kursy, wypożyczenia, stłuczki, zakupy na ostatnią chwilę
- Wynik: planowana i rzeczywista marża pokrycia zlecenia
Na podstawie wyników poprawiaj wartości orientacyjne dla ilości, godzin i narzutów. Po dziesięciu do dwudziestu zleceniach będziesz mieć liczby, które pasują do twoich gości lepiej niż jakakolwiek ogólna tabela. Dodatkowe usługi zamówione spontanicznie w dniu eventu trafiają na końcową fakturę, ale tylko jeśli zostały potwierdzone na miejscu. A krótkie podziękowanie po evencie z prośbą o opinię to najlepszy start do następnego zlecenia.
Strona cateringu z formularzem zapytania, darmowy podgląd
Zaprojektujemy twoją stronę z propozycjami menu, zdjęciami i formularzem zapytania, który zbiera wszystkie ważne informacje. Podgląd jest bezpłatny i niezobowiązujący.
Bezpłatny podgląd strony Twojego lokalu, zaprojektowany przez nas.
