Najważniejsze w skrócie
- Każda okazja ma swój rytm: wesela rezerwuje się często rok wcześniej, stypę w ciągu kilku dni. Planuj procesy i pakiety osobno dla każdej okazji.
- Stałe pakiety i dwie, trzy propozycje menu oszczędzają dopytywania, ułatwiają porównanie cen i dają się rzetelnie skalkulować.
- Pisemna oferta z usługami, ceną za osobę, minimalnym obrotem lub wynajmem sali, terminami i zasadami anulowania zapobiega kłótniom pod koniec wieczoru.
- Zaliczka i termin na ostateczną liczbę osób zabezpieczają Cię. Opłaty za anulowanie muszą być wcześniej uzgodnione i adekwatne.
- Osobna strona o przyjęciach na Twojej witrynie, z wielkością sali, propozycjami menu i formularzem zapytania, przynosi kompletne zapytania zamiast połowicznych notatek z telefonu.
Ten artykuł ma charakter ogólnej informacji i nie zastępuje porady prawnej ani podatkowej. Przepisy się zmieniają i częściowo różnią się w poszczególnych krajach związkowych: sprawdź szczegóły w swojej izbie gospodarczej (WKO) lub IHK, we właściwym urzędzie albo u swojego doradcy podatkowego.
Jakie przyjęcia pasują do Twojego lokalu
Gospoda z salą lub mniejszą izbą (w Austrii mówi się Stüberl) to dla wielu rodzin naturalne miejsce na świętowanie: znajome, łatwo dostępne i z kuchnią, którą lubią wszystkie pokolenia. Ale nie każde przyjęcie pasuje do każdego lokalu. Zanim ułożysz pakiety, spójrz uczciwie: ilu gości naprawdę mieści Twoja sala, z parkietem do tańca albo bufetem? Czy możesz wydzielić salę, gdy w głównej części trwa normalna praca? I ile przyjęć w weekend udźwignie Twój zespół, zanim ucierpi sprzedaż à la carte?
| Okazja | Z wyprzedzeniem | Typowo | Na co uważać |
|---|---|---|---|
| Wesele | Często rok i dłużej | Cały dzień, powitanie musującym winem, menu lub bufet, tort, muzyka | Wyłączność sali, długa noc, minimalny obrót, zewnętrzni usługodawcy |
| Chrzciny, pierwsza komunia, bierzmowanie, konfirmacja | Kilka tygodni do miesięcy | Rodzinny obiad, dzieci przy stole | Terminy kumulują się wiosną, menu dziecięce, krzesełka do karmienia |
| Okrągłe urodziny | Kilka tygodni | Kolacja lub bufet, przemówienia, muzyka | Zasady dotyczące napojów, godzina zakończenia, głośność |
| Stypa, przyjęcie żałobne | Kilka dni | Po pogrzebie zupa, danie główne, kawa i ciasto | Krótki termin, spokojne pomieszczenie, proste rozliczenie |
| Impreza stowarzyszenia lub firmy | Tygodnie do miesięcy, wigilie firmowe od późnego lata | Menu lub bufet, napoje często na rachunek firmy | Odbiorca faktury, dokument do księgowości, liczba uczestników |
Szczególnym zadaniem jest stypa (w Austrii Leichenschmaus, w Niemczech często Trauerkaffee): rodzina dzwoni w ostatniej chwili, przeżywa trudny czas i chce przede wszystkim jednego, żeby o nic nie musiała się martwić. Stały pakiet z niewielką liczbą decyzji, spokojne pomieszczenie i jedna jasna osoba kontaktowa są tu warte więcej niż duży wybór. Wiele zakładów pogrzebowych poleca lokale, z którymi współpraca przebiega bez zgrzytów.
Pakiety i propozycje menu zamiast negocjacji każdego szczegółu
Kto omawia każde przyjęcie od zera, spędza godziny przy telefonie i każdą ofertę pisze na nowo. Lepiej sprawdzają się stałe elementy, z których goście wybierają: dwie, trzy propozycje menu na okazję, jeden wariant bufetu i jasno wycenione dodatki. Ceny stają się porównywalne, zakupy i planowanie personelu łatwiejsze, a goście czują się pewnie, bo widzą, co dostaną.
- Propozycje menu: na przykład klasyczne menu trzydaniowe, regionalne menu świąteczne i menu wegetariańskie, każde z ceną za osobę.
- Bufet: od minimalnej liczby gości, z jasną informacją, co obejmuje i jak długo jest wystawiony. Niezależnie od tego, czy gości jest 30, czy 120: ilości na bufet przeliczysz przelicznikiem przepisów.
- Napoje: według zużycia, jako ryczałt na określony czas albo w formie mieszanej z powitaniem musującym winem i winem do posiłku. Zapisz, co obejmuje ryczałt, a co kosztuje dodatkowo. Ceny za kieliszek i butelkę przy rozliczeniu według zużycia obliczy kalkulator cen napojów.
- Dzieci: osobne menu dziecięce lub obniżona cena do określonego wieku.
- Dodatki: powitanie musującym winem, przekąska o północy, serwis tortu, dekoracje, przedłużone otwarcie, szatnia.
Przepisy o alergenach obowiązują na przyjęciach tak samo jak w codziennej pracy: goście muszą mieć możliwość dowiedzenia się, które z 14 głównych alergenów zawierają potrawy. Pytaj o nietolerancje i sposób żywienia w grupie już przy zapytaniu, żeby kuchnia mogła zaplanować wszystko na czas.
Sala, pojemność i minimalny obrót
Sala to Twój najważniejszy produkt w biznesie przyjęć. Goście chcą wiedzieć, ile osób zmieści się przy ustawieniu bankietowym, przy okrągłych stołach albo z bufetem, czy jest parkiet do tańca, sprzęt do przemówień i muzyki, wejście bez barier i parking. Zapisz te dane raz, porządnie, i używaj ich wszędzie: na stronie, w ofercie i przez telefon.
Za salę płaci się zwykle w jednym z trzech modeli. Wynajem sali jest łatwy do zrozumienia, ale goście często odbierają go jako dodatkową pozycję. Minimalny obrót na jedzeniu i napojach jest popularny przy weselach i dużych przyjęciach: jeśli nie zostanie osiągnięty, różnica jest doliczana. Przy mniejszych przyjęciach często wystarczy minimalna liczba osób na salę. Ważne tylko, żeby model był jasno opisany w ofercie, a nie pojawił się dopiero na rachunku.
Zbieranie zapytań przez stronę internetową
Większość przyjęć zaczyna się od wyszukiwania w rodzaju „wesele gospoda” z nazwą miejscowości albo od polecenia, po którym goście otwierają Twoją stronę. Powinni tam znaleźć wszystko, czego potrzebują do pierwszej decyzji: osobną stronę o przyjęciach ze zdjęciami sali, pojemnością, przykładowymi menu, okazjami, które chętnie obsługujesz, i formularzem zapytania. Orientacyjne ceny za osobę pomagają, bo od razu odsiewają niepasujące zapytania.
Grupy nie pasują do zwykłej rezerwacji stolika. Ogranicz rezerwację online do rozsądnej liczby osób, a większe grupy kieruj do formularza zapytania, jak opisano w poradniku o rezerwacji online. Jakie jeszcze treści powinna mieć strona lokalu gastronomicznego, przeczytasz w poradniku Strona restauracji: treści, których szukają Twoi goście.
Te pola potrzebuje formularz zapytania o przyjęcie
- Okazja i wymarzona data, najlepiej z terminem zapasowym
- Przybliżona liczba osób, w tym dzieci
- Godziny od do, obiad czy wieczór
- Zainteresowanie menu, bufetem lub pakietem
- Nietolerancje lub sposób żywienia w grupie, dobrowolnie
- Imię i nazwisko, telefon i e-mail, w przypadku firm adres do faktury
- Pole tekstowe na życzenia i pytania
- Informacja o ochronie danych z linkiem do polityki prywatności
Pytaj tylko o to, czego potrzebujesz do oferty, i wyjaśnij w formularzu, co dzieje się z danymi (art. 13 RODO, niem. DSGVO). Informacje o nietolerancjach wykorzystuj wyłącznie na potrzeby tego przyjęcia. Wigilie firmowe i akcje sezonowe zapowiadaj dodatkowo w Google, mediach społecznościowych i newsletterze. Jak to zrobić, przeczytasz w poradniku Promocja wydarzeń online.
Oferta, która nie zostawia otwartych pytań
Pisemna oferta to Twoja umowa z gościem. Co w niej jest, obowiązuje; czego brakuje, o to kłócicie się pod koniec wieczoru. Odpowiadaj na zapytania szybko, najlepiej w ciągu jednego, dwóch dni roboczych, bo pary młode i firmy zwykle pytają kilka lokali jednocześnie.
Doprecyzuj zapytanie
Krótko potwierdź telefonicznie lub mailowo datę, liczbę osób, okazję, budżet i życzenia. Niejasności wyjaśnij teraz, nie po akceptacji.
Wstępnie zablokuj termin
Zarezerwuj salę niewiążąco i na określony czas, na przykład dziesięć dni. Dzięki temu otwarte zapytanie nie blokuje popularnej soboty przez miesiące.
Wyślij ofertę
Usługi, menu lub pakiet, ceny za osobę, zasady dotyczące napojów, model rozliczenia sali, godziny, zaliczka, termin na ostateczną liczbę osób i zasady anulowania w jednym dokumencie.
Akceptacja na piśmie
Gość potwierdza ofertę podpisem lub mailem. Termin jest wiążąco zarezerwowany dopiero po wpłacie zaliczki.
Uzgodnij szczegóły
Kilka tygodni wcześniej ustal wybór menu, plan stołów, przebieg, dekoracje i usługodawców, takich jak muzyka czy fotograf, i podsumuj wszystko na piśmie.
Pracuj na szablonie, który tylko dopasowujesz. W Austrii Wirtschaftskammer (WKO, izba gospodarcza) udostępnia członkom wzorcowe ogólne warunki handlowe dla gastronomii; w Niemczech krajowe związki DEHOGA oferują członkom doradztwo i wzory. Daj swoje warunki raz sprawdzić, zanim zaczniesz dołączać je do każdej oferty.
Zaliczka, liczba osób i anulowanie
Jeśli przyjęcie nie dojdzie do skutku, ryzyko zakupów, personelu i zablokowanej sali ponosisz Ty. Zaliczka przy rezerwacji zabezpiecza Cię i pokazuje, że gość traktuje sprawę poważnie. Zwykle zalicza się ją na poczet końcowego rachunku. Równie ważny jest termin na ostateczną liczbę osób, na przykład kilka dni przed przyjęciem: do tego czasu liczba może spaść, potem rozlicza się zgłoszoną liczbę. Dla celów VAT zaliczki trzeba zwykle ująć już w momencie wpływu płatności; jak je księgować i dokumentować, ustal z doradcą podatkowym.
| Austria | Niemcy | |
|---|---|---|
| Odwołanie przez gościa | WKO w przypadku no-show powołuje się na § 1168 ABGB (austriacki kodeks cywilny): jeśli usługa nie dojdzie do skutku z przyczyn leżących po stronie gościa, lokal może żądać uzgodnionej ceny, pomniejszonej o zaoszczędzone koszty. | Roszczenie na podstawie ogólnego prawa umów BGB (niemiecki kodeks cywilny). Zaoszczędzone koszty i wynajęcie sali komuś innemu zmniejszają roszczenie. |
| Ryczałty w ogólnych warunkach | Stopniowane opłaty za anulowanie są powszechne. Sąd może obniżyć zawyżone kwoty. | Ryczałtowe odszkodowanie nie może przekraczać zwykłej szkody, a gość musi mieć prawo wykazać niższą szkodę (§ 309 nr 5 BGB). Kary umowne za odstąpienie są w ogólnych warunkach wobec konsumentów nieważne (§ 309 nr 6 BGB). |
| Praktyka | Stopniowane terminy, uczciwe kwoty, informacja w ofercie; wzorcowe warunki przez Wirtschaftskammer. | Stopniowane terminy w ofercie; warunki daj sprawdzić IHK, DEHOGA lub prawnikowi. |
Przebieg w dniu przyjęcia i po nim
Dobre przyjęcie poznaje się po tym, że gospodarze też mogą świętować. Potrzebny jest do tego pisemny plan przebiegu dla kuchni i obsługi: przyjazd gości, aperitif, przemówienia, dania, tort, przekąska o północy, koniec. Na każde przyjęcie wyznacz jedną osobę odpowiedzialną w zespole i po stronie gospodarzy, żeby pytania w trakcie wieczoru nie spadały na wszystkich naraz.
Tak zrobisz to dobrze
- Przekazać kuchni i obsłudze plan przebiegu z godzinami
- Jedna stała osoba kontaktowa dla gospodarzy
- Zapisywać zużycie napojów na bieżąco, a nie szacować na końcu
- Szybko wystawić rachunek ze wszystkimi pozycjami i zaliczką
- Po przyjęciu krótko podziękować i poprosić o opinię
Lepiej nie
- Ustne ustalenia przez telefon bez pisemnego potwierdzenia
- Podwójna rezerwacja sali, „bo i tak ktoś odwoła”
- Dodatkowe usługi na rachunku, o których nikt nie rozmawiał
- Obsługa przyjęcia i pełnej sali głównej tą samą skromną ekipą
- Proszenie o opinie w zamian za rabat lub darmowe napoje
Zadowoleni gospodarze to najlepsza reklama następnego przyjęcia. Miła wiadomość kilka dni później, może ze zdjęciem z tamtego wieczoru, to dobry moment, żeby poprosić o opinię. Jak zrobić to zgodnie z zasadami, przeczytasz w poradniku o opiniach w Google.
Strona ze stroną o przyjęciach, za darmo jako podgląd
Zaprojektujemy Twoją stronę z salą, propozycjami menu i formularzem zapytania o przyjęcia. Podgląd jest bezpłatny i niezobowiązujący.
Bezpłatny podgląd strony Twojego lokalu, zaprojektowany przez nas.
Źródła
- WKO Vorarlberg: opłaty za no-show w gastronomii (po niemiecku)
- WKO, związek branżowy gastronomii: wzorcowe ogólne warunki handlowe (po niemiecku)
- JUSLINE: § 1168 ABGB (wynagrodzenie przy niewykonaniu dzieła)
- Gesetze im Internet: § 309 BGB (zakazane klauzule)
- RODO art. 13 (obowiązek informacyjny), tekst przepisu (po niemiecku)
