Feiern und Gruppen im Wirtshaus: vom Menüvorschlag bis zur Schlussrechnung

Welche Feiern zu Ihrem Haus passen

Ein Wirtshaus mit Saal oder Stüberl ist für viele Familien der natürliche Ort zum Feiern: vertraut, gut erreichbar und mit Küche, die alle Generationen mögen. Doch nicht jede Feier passt zu jedem Haus. Bevor Sie Pakete schnüren, lohnt ein ehrlicher Blick: Wie viele Gäste fasst Ihr Saal wirklich, mit Tanzfläche oder Buffet? Können Sie den Saal abtrennen, während im Gastraum normaler Betrieb läuft? Und wie viele Feiern pro Wochenende schafft Ihr Team, ohne dass das À-la-carte-Geschäft leidet?

Gerade der Leichenschmaus (in Deutschland oft Trauerkaffee oder Trauerfeier genannt) ist eine besondere Aufgabe: Die Familie meldet sich kurzfristig, ist in einer schweren Situation und will vor allem eines, dass sie sich um nichts kümmern muss. Ein festes Trauerpaket mit wenigen Entscheidungen, ein ruhiger Raum und eine klare Ansprechperson sind hier mehr wert als eine große Auswahl. Viele Bestatter empfehlen Lokale weiter, mit denen die Zusammenarbeit reibungslos läuft.

Pakete und Menüvorschläge statt Einzelverhandlung

Wer jede Feier von null weg bespricht, verbringt Stunden am Telefon und schreibt jedes Angebot neu. Besser sind feste Bausteine, aus denen Gäste wählen: zwei bis drei Menüvorschläge pro Anlass, eine Buffetvariante und klare Zusatzleistungen. Das macht Preise vergleichbar, erleichtert Einkauf und Personalplanung und gibt Gästen Sicherheit, weil sie sehen, was sie bekommen.

• Menüvorschläge: zum Beispiel ein klassisches Drei-Gang-Menü, ein regionales Festmenü und ein vegetarisches Menü, jeweils mit Preis pro Person.
• Buffet: ab einer Mindestanzahl an Gästen, mit klarer Angabe, was enthalten ist und wie lange es steht. Ob 30 oder 120 Gäste: Buffetmengen skalieren Sie mit dem Rezept-Umrechner.
• Getränke: nach Verbrauch, als Pauschale für eine bestimmte Dauer oder als Mischform mit Sektempfang und Wein zum Essen. Halten Sie fest, was die Pauschale umfasst und was extra kostet. Glas- und Flaschenpreise für die Abrechnung nach Verbrauch ermittelt der Getränke-Kalkulator.
• Kinder: eigenes Kindermenü oder reduzierter Preis bis zu einem bestimmten Alter.
• Zusatzleistungen: Sektempfang, Mitternachtsjause, Tortenservice, Dekoration, verlängerte Öffnung, Garderobe.

Allergene gelten bei Feiern genauso wie im normalen Betrieb: Gäste müssen erfahren können, welche der 14 Hauptallergene in den Gerichten stecken. Fragen Sie bei der Anfrage nach Unverträglichkeiten und Ernährungsformen in der Gruppe, damit die Küche rechtzeitig planen kann.

Saal, Kapazität und Mindestumsatz

Der Saal ist Ihr wichtigstes Produkt im Feiergeschäft. Gäste wollen wissen, wie viele Personen bei Bankettbestuhlung, an runden Tischen oder mit Buffet Platz haben, ob es eine Tanzfläche, Technik für Reden und Musik, einen barrierefreien Zugang und Parkplätze gibt. Halten Sie diese Angaben einmal sauber fest und verwenden Sie sie überall: auf der Website, im Angebot und am Telefon.

Für die Bezahlung des Saals gibt es drei übliche Modelle. Eine Saalmiete ist einfach zu verstehen, wirkt auf Gäste aber oft wie ein Zusatzposten. Ein Mindestumsatz an Speisen und Getränken ist bei Hochzeiten und großen Feiern verbreitet: Wird er nicht erreicht, wird die Differenz verrechnet. Bei kleineren Feiern genügt oft eine Mindestpersonenzahl für den Saal. Wichtig ist nur, dass das Modell im Angebot klar steht und nicht erst auf der Rechnung auftaucht.

Anfragen über die Website sammeln

Die meisten Feiern beginnen mit einer Suche wie „Hochzeit Wirtshaus“ plus Ort oder mit einer Empfehlung, nach der Gäste Ihre Website aufrufen. Dort sollten sie alles finden, was sie für eine erste Entscheidung brauchen: eine eigene Seite für Feiern mit Fotos des Saals, Kapazitäten, Menüvorschlägen als Beispiel, den Anlässen, die Sie gerne ausrichten, und einem Anfrageformular. Preise pro Person als Richtwert helfen, weil sie unpassende Anfragen gleich aussortieren.

Gruppen gehören nicht in die normale Tischreservierung. Begrenzen Sie die Online-Reservierung auf eine sinnvolle Personenzahl und leiten Sie größere Runden auf das Anfrageformular um, wie im Ratgeber zur Online-Reservierung beschrieben. Welche Inhalte sonst auf eine Gastro-Website gehören, steht im Ratgeber Restaurant-Website: Diese Inhalte suchen Ihre Gäste.

Fragen Sie nur ab, was Sie für ein Angebot brauchen, und informieren Sie im Formular, was mit den Daten geschieht (Art. 13 DSGVO). Angaben zu Unverträglichkeiten nutzen Sie nur für diese Feier. Weihnachtsfeiern und Saisonaktionen kündigen Sie zusätzlich über Google, Social Media und Newsletter an. Wie das gelingt, lesen Sie im Ratgeber Events online bewerben.

Ein Angebot schreiben, das keine Fragen offenlässt

Das schriftliche Angebot ist Ihr Vertrag mit dem Gast. Was dort steht, gilt; was fehlt, wird am Ende des Abends diskutiert. Antworten Sie auf Anfragen schnell, idealerweise innerhalb von ein bis zwei Werktagen, denn Brautpaare und Firmen fragen meist bei mehreren Betrieben gleichzeitig an.

Arbeiten Sie mit einer Vorlage, die Sie nur noch anpassen. Muster-AGB für das Gastgewerbe stellt die Wirtschaftskammer ihren Mitgliedern zur Verfügung, in Deutschland bieten DEHOGA-Landesverbände ihren Mitgliedern Beratung und Vorlagen an. Lassen Sie Ihre Bedingungen einmal prüfen, bevor Sie sie in jedes Angebot übernehmen.

Anzahlung, Personenzahl und Storno

Für den Wareneinkauf, das Personal und den blockierten Saal tragen Sie das Risiko, wenn eine Feier ausfällt. Eine Anzahlung bei der Buchung sichert Sie ab und zeigt, dass der Gast es ernst meint. Üblich ist, die Anzahlung auf die Schlussrechnung anzurechnen. Genauso wichtig ist eine Frist für die finale Personenzahl, etwa einige Tage vor der Feier: Bis dahin darf die Zahl sinken, danach wird die gemeldete Zahl verrechnet. Anzahlungen sind umsatzsteuerlich in der Regel schon mit dem Zahlungseingang zu erfassen; wie Sie sie verbuchen und belegen, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Der Ablauf am Tag und danach

Eine gute Feier merkt man daran, dass die Gastgeber selbst feiern können. Dafür braucht es einen schriftlichen Ablaufplan für Küche und Service: Ankunft der Gäste, Aperitif, Reden, Gänge, Torte, Mitternachtsjause, Ende. Benennen Sie für jede Feier eine verantwortliche Person im Team und auf Seite der Gastgeber, damit Fragen am Abend nicht bei allen gleichzeitig landen.

Zufriedene Gastgeber sind die beste Werbung für die nächste Feier. Eine freundliche Nachricht ein paar Tage später, vielleicht mit einem Foto vom Abend, ist ein guter Moment, um um eine Bewertung zu bitten. Wie Sie das regelkonform machen, lesen Sie im Ratgeber zu Google-Bewertungen.