Özetle en önemli noktalar
- Her davetin kendi ritmi vardır: Düğünler çoğu zaman bir yıl önceden, cenaze yemeği ise birkaç gün içinde ayarlanır. Süreçleri ve paketleri davet türüne göre planlayın.
- Sabit paketler ve iki üç menü önerisi gereksiz soruları azaltır, fiyatları karşılaştırılabilir kılar ve temiz bir maliyet hesabı sağlar.
- Hizmetleri, kişi başı fiyatları, asgari harcamayı veya salon kirasını, süreleri ve iptal kuralını içeren yazılı bir teklif, gecenin sonunda tartışmayı önler.
- Bir kapora ve kesin kişi sayısı için son tarih sizi güvenceye alır. İptal ücretleri önceden kararlaştırılmış ve makul olmalıdır.
- Web sitesinde salon büyüklükleri, menü önerileri ve talep formu içeren ayrı bir davet sayfası, yarım telefon notları yerine eksiksiz talepler getirir.
Bu yazı genel bilgi amaçlıdır ve hukuki ya da vergi danışmanlığının yerini tutmaz. Kurallar değişebilir ve kısmen eyaletten eyalete farklıdır: ayrıntıları ticaret odanızdan (WKO veya IHK), yetkili makamdan ya da mali müşavirinizden kontrol edin.
İşletmenize hangi davetler uyar
Salonu veya küçük bir yan odası (Avusturya'da Stüberl denir) olan bir Wirtshaus, birçok aile için kutlama yapılacak doğal yerdir: tanıdık, kolay ulaşılır ve her kuşağın sevdiği bir mutfakla. Ama her davet her işletmeye uymaz. Paketleri hazırlamadan önce dürüstçe bakın: Salonunuz dans pisti veya açık büfeyle gerçekte kaç misafir alıyor? Ana salon normal çalışırken davet salonunu ayırabiliyor musunuz? Ekibiniz alakart işini aksatmadan hafta sonu kaç davet kaldırabilir?
| Davet | Ön süre | Tipik | Dikkat edilecekler |
|---|---|---|---|
| Düğün | Çoğu zaman bir yıl ve daha fazla | Tüm gün, köpüklü şarap ikramı, menü veya büfe, pasta, müzik | Salonun tamamen kiralanması, uzun gece, asgari harcama, dış hizmet sağlayıcılar |
| Vaftiz, ilk komünyon, konfirmasyon | Birkaç hafta ile birkaç ay | Aileyle öğle yemeği, masada çocuklar | Tarihler ilkbaharda yoğunlaşır, çocuk menüsü, mama sandalyesi |
| Yuvarlak yaş günü | Birkaç hafta | Akşam yemeği veya büfe, konuşmalar, müzik | İçecek düzeni, bitiş saati, ses seviyesi |
| Cenaze yemeği, anma | Birkaç gün | Defin sonrası çorba, ana yemek, kahve ve pasta | Kısa sürede planlanır, sakin bir oda, basit hesap |
| Dernek ve şirket yemeği | Haftalar ile aylar, yılbaşı yemekleri yaz sonundan itibaren | Menü veya büfe, içecekler çoğu zaman şirket hesabına | Faturanın kime kesileceği, muhasebe için belge, katılımcı sayısı |
Özellikle cenaze yemeği (Avusturya'da Leichenschmaus, Almanya'da çoğu zaman Trauerkaffee denir) özel bir görevdir: Aile kısa sürede arar, zor bir dönemden geçmektedir ve her şeyden önce tek bir şey ister, hiçbir şeyle uğraşmamak. Burada az karar gerektiren sabit bir paket, sakin bir oda ve tek bir net muhatap, geniş bir seçenekten çok daha değerlidir. Birçok cenaze levazımatçısı, işlerin sorunsuz yürüdüğü lokalleri tavsiye eder.
Tek tek pazarlık yerine paketler ve menü önerileri
Her daveti sıfırdan konuşan, saatlerini telefonda geçirir ve her teklifi yeniden yazar. Misafirlerin seçebileceği sabit yapı taşları daha iyidir: davet türü başına iki üç menü önerisi, bir büfe seçeneği ve net fiyatlı ek hizmetler. Böylece fiyatlar karşılaştırılabilir olur, alım ve personel planlaması kolaylaşır, misafirler de ne alacaklarını gördükleri için kendilerini güvende hisseder.
- Menü önerileri: örneğin klasik üç çeşit menü, yöresel bir şölen menüsü ve vejetaryen bir menü, her biri kişi başı fiyatla.
- Büfe: belirli bir asgari misafir sayısından itibaren, neyin dahil olduğunu ve ne kadar süre açık kalacağını net belirterek. İster 30 ister 120 misafir olsun: büfe miktarlarını tarif ölçekleme aracıyla ayarlayın.
- İçecekler: tüketime göre, belirli bir süre için sabit ücretle ya da köpüklü şarap ikramı ve yemekte şarapla karma bir modelle. Sabit ücretin neleri kapsadığını ve neyin ekstra olduğunu yazılı belirtin. Tüketime göre faturalama için bardak ve şişe fiyatlarını içecek fiyat hesaplayıcı belirler.
- Çocuklar: ayrı bir çocuk menüsü veya belirli bir yaşa kadar indirimli fiyat.
- Ek hizmetler: köpüklü şarap ikramı, gece yarısı atıştırmalığı, pasta servisi, dekorasyon, uzatılmış açılış saati, vestiyer.
Alerjen kuralları davetlerde de normal işletmedeki gibi geçerlidir: Misafirler yemeklerde 14 ana alerjenden hangilerinin bulunduğunu öğrenebilmelidir. Mutfağın zamanında planlayabilmesi için talep aşamasında gruptaki intoleransları ve beslenme tercihlerini sorun.
Salon, kapasite ve asgari harcama
Davet işinde salon en önemli ürününüzdür. Misafirler ziyafet düzeninde, yuvarlak masalarda veya büfeyle kaç kişinin sığdığını, dans pisti, konuşma ve müzik için teknik donanım, engelsiz giriş ve otopark olup olmadığını bilmek ister. Bu bilgileri bir kez düzgünce kaydedin ve her yerde aynısını kullanın: web sitesinde, teklifte ve telefonda.
Salon için üç yaygın ödeme modeli vardır. Salon kirası kolay anlaşılır ama misafirlere çoğu zaman ek bir kalem gibi görünür. Yiyecek ve içecekte asgari harcama düğünlerde ve büyük davetlerde yaygındır: Bu tutara ulaşılmazsa fark faturalandırılır. Küçük davetlerde salon için bir asgari kişi sayısı çoğu zaman yeterlidir. Önemli olan, modelin teklifte açıkça yazması ve ilk kez faturada ortaya çıkmamasıdır.
Talepleri web sitesi üzerinden toplamak
Davetlerin çoğu, yer adıyla birlikte “düğün salonu lokanta” gibi bir aramayla ya da misafirlerin ardından web sitenizi açtığı bir tavsiyeyle başlar. Orada ilk karar için gereken her şeyi bulmalılar: salon fotoğrafları, kapasiteler, örnek menü önerileri, memnuniyetle düzenlediğiniz davet türleri ve bir talep formu içeren ayrı bir davet sayfası. Kişi başı yaklaşık fiyatlar faydalıdır, çünkü uymayan talepleri baştan eler.
Gruplar normal masa rezervasyonuna ait değildir. Online rezervasyonu makul bir kişi sayısıyla sınırlayın ve büyük grupları, online rezervasyon rehberinde anlatıldığı gibi talep formuna yönlendirin. Bir gastronomi web sitesinde başka hangi içeriklerin olması gerektiği Restoran web sitesi: Misafirlerinizin aradığı içerikler rehberinde yer alıyor.
Davet talep formunda olması gereken alanlar
- Davet türü ve istenen tarih, mümkünse alternatif tarihle
- Yaklaşık kişi sayısı, bunların kaçı çocuk
- Başlangıç ve bitiş saati, öğle veya akşam
- Menü, büfe veya paket tercihi
- Gruptaki intoleranslar veya beslenme tercihleri, isteğe bağlı
- Ad, telefon ve e-posta, şirketler için fatura adresi
- İstek ve sorular için serbest metin
- Gizlilik politikasına bağlantı içeren veri koruma notu
Yalnızca teklif için gerekenleri sorun ve formda verilerle ne yapıldığını açıklayın (DSGVO, yani AB Genel Veri Koruma Tüzüğü madde 13). İntolerans bilgilerini yalnızca o davet için kullanın. Yılbaşı yemeklerini ve sezonluk etkinlikleri ayrıca Google, sosyal medya ve bülten üzerinden duyurun. Bunun nasıl başarılacağını Etkinlikleri online tanıtmak rehberinde okuyabilirsiniz.
Soru işareti bırakmayan bir teklif yazmak
Yazılı teklif, misafirle yaptığınız sözleşmedir. Orada yazan geçerlidir; eksik olan ise gecenin sonunda tartışılır. Taleplere hızlı yanıt verin, ideal olarak bir iki iş günü içinde, çünkü çiftler ve şirketler genelde aynı anda birkaç işletmeye sorar.
Talebi netleştirin
Tarih, kişi sayısı, davet türü, bütçe ve istekleri kısaca telefonla veya e-postayla teyit edin. Belirsizlikleri onaydan sonra değil, şimdi giderin.
Tarihi ön rezerve edin
Salonu bağlayıcı olmadan ve süreli olarak, örneğin on gün için ayırın. Böylece açık bir talep, çok istenen bir cumartesiyi aylarca bloke etmez.
Teklifi gönderin
Hizmetler, menü veya paket, kişi başı fiyatlar, içecek düzeni, salon modeli, saatler, kapora, kesin kişi sayısı için son tarih ve iptal kuralı tek bir belgede.
Yazılı onay
Misafir teklifi imzayla veya e-postayla onaylar. Tarih ancak kapora ödendiğinde kesin olarak rezerve edilmiş olur.
Ayrıntıları kararlaştırın
Birkaç hafta önce menü seçimi, oturma planı, akış, dekorasyon ve müzik veya fotoğrafçı gibi hizmet sağlayıcıları belirleyin ve yazılı olarak özetleyin.
Yalnızca uyarlamanız gereken bir şablonla çalışın. Avusturya'da Wirtschaftskammer (WKO, ekonomi odası) üyelerine gastronomi için örnek genel işlem şartları sunar; Almanya'da DEHOGA eyalet birlikleri üyelerine danışmanlık ve şablonlar sağlar. Şartlarınızı her teklife eklemeden önce bir kez kontrol ettirin.
Kapora, kişi sayısı ve iptal
Bir davet iptal olursa mal alımı, personel ve bloke edilen salonun riski sizdedir. Rezervasyonda alınan bir kapora sizi güvenceye alır ve misafirin ciddi olduğunu gösterir. Kaporanın son hesaptan düşülmesi olağandır. Aynı derecede önemli olan, örneğin davetten birkaç gün önce belirlenen bir kesin kişi sayısı için son tarihtir: O güne kadar sayı azalabilir, sonrasında bildirilen sayı faturalandırılır. Kaporalar KDV açısından genellikle ödemenin geldiği anda kayda alınmalıdır; bunları nasıl kaydedip belgeleyeceğinizi mali müşavirinizle netleştirin.
| Avusturya | Almanya | |
|---|---|---|
| Misafirin iptali | WKO, no-show durumunda § 1168 ABGB'ye (Avusturya Medeni Kanunu) atıfta bulunur: Hizmet misafirden kaynaklanan nedenlerle gerçekleşmezse işletme, tasarruf edilen giderler düşülerek kararlaştırılan bedeli talep edebilir. | BGB'nin (Alman Medeni Kanunu) genel sözleşme hukukuna göre talep. Tasarruf edilen giderler ve salonun başkasına verilmesi talebi azaltır. |
| Genel işlem şartlarında sabit ücretler | Kademeli iptal ücretleri yaygındır. Mahkeme aşırı yüksek tutarları indirebilir. | Götürü tazminat olağan zararı aşmamalı ve misafire daha düşük bir zararı kanıtlama imkânı tanınmalıdır (§ 309 Nr. 5 BGB). Cayma için cezai şartlar, tüketicilere karşı genel işlem şartlarında geçersizdir (§ 309 Nr. 6 BGB). |
| Uygulama | Kademeli süreler, adil tutarlar, teklifte açık bilgi; örnek şartlar Wirtschaftskammer üzerinden. | Teklifte kademeli süreler; şartları IHK, DEHOGA veya bir avukata kontrol ettirin. |
Davet günü ve sonrası
İyi bir davet, ev sahiplerinin de kutlayabilmesinden anlaşılır. Bunun için mutfak ve servis için yazılı bir akış planı gerekir: misafirlerin gelişi, aperitif, konuşmalar, yemekler, pasta, gece yarısı atıştırmalığı, bitiş. Her davet için ekibinizde ve ev sahibi tarafında birer sorumlu kişi belirleyin ki akşam sorular aynı anda herkese gelmesin.
Doğrusu böyle
- Saatli akış planını mutfağa ve servise verin
- Ev sahipleri için tek bir sabit muhatap
- İçecek tüketimini sonda tahmin etmek yerine sürekli kaydedin
- Tüm kalemleri ve kaporayı içeren hesabı zamanında çıkarın
- Davetten sonra kısaca teşekkür edin ve geri bildirim isteyin
Bunlardan kaçının
- Yazılı teyit olmadan telefonda sözlü anlaşmalar
- Salonu “nasılsa biri iptal eder” diye iki kez ayırmak
- Hiç konuşulmamış ek hizmetleri faturaya yazmak
- Daveti ve dolu ana salonu aynı dar kadroyla çevirmeye çalışmak
- İndirim veya bedava içki karşılığında yorum istemek
Memnun ev sahipleri bir sonraki davet için en iyi reklamdır. Birkaç gün sonra, belki o akşamdan bir fotoğrafla gönderilen samimi bir mesaj, yorum istemek için iyi bir andır. Bunu kurallara uygun şekilde nasıl yapacağınızı Google yorumları rehberinde okuyabilirsiniz.
Davet sayfalı web sitesi, ücretsiz önizleme olarak
Web sitenizi salonunuz, menü önerileriniz ve davetler için talep formuyla tasarlıyoruz. Önizleme ücretsiz ve bağlayıcı değildir.
Gastro web sitenizin bizim tasarladığımız ücretsiz bir önizlemesi.
