Najvažnije ukratko
- Svaka prigoda ima svoj ritam: vjenčanja se često rezerviraju godinu dana unaprijed, karmine u roku od nekoliko dana. Planirajte postupke i pakete po prigodi.
- Stalni paketi i dva do tri prijedloga menija štede dodatna pitanja, čine cijene usporedivima i lako se kalkuliraju.
- Pisana ponuda s uslugama, cijenama po osobi, minimalnom potrošnjom ili najmom dvorane, rokovima i pravilom otkazivanja sprječava svađu na kraju večeri.
- Kapara i rok za konačan broj osoba štite vas. Naknade za otkazivanje moraju biti unaprijed dogovorene i primjerene.
- Posebna stranica za proslave na web stranici s veličinom dvorane, prijedlozima menija i obrascem za upit donosi potpune upite umjesto napola zapisanih telefonskih bilješki.
Ovaj članak služi kao opća informacija i ne zamjenjuje pravni ni porezni savjet. Pravila se mijenjaju i dijelom se razlikuju od pokrajine do pokrajine: pojedinosti provjerite kod svoje gospodarske komore (WKO) ili IHK, nadležnog ureda ili poreznog savjetnika.
Koje proslave odgovaraju vašem objektu
Gostionica s dvoranom ili manjom sobom (u Austriji se kaže Stüberl) mnogim je obiteljima prirodno mjesto za slavlje: poznata, lako dostupna i s kuhinjom koju vole sve generacije. Ali ne odgovara svaka proslava svakom objektu. Prije nego složite pakete, iskreno provjerite: koliko gostiju vaša dvorana stvarno prima, s plesnim podijem ili švedskim stolom? Možete li odvojiti dvoranu dok u glavnom prostoru traje normalan rad? I koliko proslava po vikendu vaš tim može izdržati, a da à la carte posao ne trpi?
| Prigoda | Vrijeme unaprijed | Tipično | Na što paziti |
|---|---|---|---|
| Vjenčanje | Često godinu dana i više | Cijeli dan, doček s pjenušcem, meni ili švedski stol, torta, glazba | Ekskluzivno korištenje, duga noć, minimalna potrošnja, vanjski dobavljači usluga |
| Krštenje, prva pričest, krizma, konfirmacija | Nekoliko tjedana do mjeseci | Obiteljski ručak, djeca za stolom | Termini se gomilaju u proljeće, dječji meni, hranilice |
| Okrugli rođendan | Nekoliko tjedana | Večera ili švedski stol, govori, glazba | Dogovor o pićima, kraj proslave, glasnoća |
| Karmine, komemorativni ručak | Nekoliko dana | Nakon sprovoda juha, glavno jelo, kava i kolač | Kratki rok, mirna prostorija, jednostavan obračun |
| Proslava udruge ili tvrtke | Tjedni do mjeseci, božićne zabave od kasnog ljeta | Meni ili švedski stol, pića često na račun tvrtke | Primatelj računa, dokument za knjigovodstvo, broj sudionika |
Upravo su karmine (u Austriji Leichenschmaus, u Njemačkoj često Trauerkaffee) poseban zadatak: obitelj se javlja u kratkom roku, prolazi kroz teško razdoblje i želi prije svega jedno, da se ni o čemu ne mora brinuti. Stalni paket s malo odluka, mirna prostorija i jedna jasna kontakt osoba ovdje vrijede više od velikog izbora. Mnoga pogrebna poduzeća preporučuju lokale s kojima suradnja teče bez problema.
Paketi i prijedlozi menija umjesto pregovaranja o svakoj sitnici
Tko svaku proslavu dogovara od nule, provodi sate na telefonu i svaku ponudu piše iznova. Bolji su stalni građevni blokovi između kojih gosti biraju: dva do tri prijedloga menija po prigodi, jedna varijanta švedskog stola i jasno navedene dodatne usluge. Tako cijene postaju usporedive, nabava i planiranje osoblja lakši, a gosti se osjećaju sigurno jer vide što dobivaju.
- Prijedlozi menija: na primjer klasični meni od tri slijeda, regionalni svečani meni i vegetarijanski meni, svaki s cijenom po osobi.
- Švedski stol: od minimalnog broja gostiju, s jasnim navodom što je uključeno i koliko dugo stoji. Bilo da je riječ o 30 ili 120 gostiju: količine za švedski stol preračunajte kalkulatorom recepata.
- Pića: prema potrošnji, kao paušal za određeno vrijeme ili kombinirano s dočekom uz pjenušac i vinom uz jelo. Zapišite što paušal obuhvaća, a što se dodatno naplaćuje. Cijene po čaši i boci za obračun prema potrošnji izračunat će kalkulator cijena pića.
- Djeca: poseban dječji meni ili snižena cijena do određene dobi.
- Dodatne usluge: doček s pjenušcem, ponoćna užina, posluživanje torte, dekoracija, produljeno radno vrijeme, garderoba.
Pravila o alergenima vrijede na proslavama jednako kao u redovnom radu: gosti moraju moći saznati koji se od 14 glavnih alergena nalazi u jelima. Već kod upita pitajte za nepodnošljivosti i prehrambene navike u grupi, kako bi kuhinja mogla planirati na vrijeme.
Dvorana, kapacitet i minimalna potrošnja
Dvorana je vaš najvažniji proizvod u poslu s proslavama. Gosti žele znati koliko osoba stane uz banketni raspored, za okrugle stolove ili uz švedski stol, ima li plesni podij, tehniku za govore i glazbu, pristup bez stepenica i parkiralište. Te podatke jednom uredno zapišite i koristite ih svugdje: na web stranici, u ponudi i na telefonu.
Za plaćanje dvorane postoje tri uobičajena modela. Najam dvorane lako je razumljiv, ali gostima često djeluje kao dodatna stavka. Minimalna potrošnja hrane i pića uobičajena je kod vjenčanja i velikih proslava: ako se ne dosegne, razlika se naplaćuje. Kod manjih proslava često je dovoljan minimalan broj osoba za dvoranu. Važno je samo da model jasno stoji u ponudi, a ne da se prvi put pojavi na računu.
Prikupljanje upita preko web stranice
Većina proslava počinje pretragom poput „vjenčanje gostionica“ uz ime mjesta ili preporukom, nakon koje gosti otvore vašu web stranicu. Ondje trebaju pronaći sve što im treba za prvu odluku: posebnu stranicu za proslave s fotografijama dvorane, kapacitetima, primjerima menija, prigodama koje rado organizirate i obrascem za upit. Okvirne cijene po osobi pomažu jer odmah odvajaju upite koji ne odgovaraju.
Grupe ne spadaju u običnu rezervaciju stola. Ograničite online rezervaciju na razuman broj osoba, a veće grupe usmjerite na obrazac za upit, kako je opisano u vodiču o online rezervaciji. Koji još sadržaji pripadaju na web stranicu ugostiteljskog objekta, piše u vodiču Web stranica restorana: sadržaji koje traže vaši gosti.
Ova polja treba obrazac za upit za proslave
- Prigoda i željeni datum, po mogućnosti s rezervnim terminom
- Približan broj osoba, od toga djece
- Vrijeme od do, ručak ili večer
- Interes za meni, švedski stol ili paket
- Nepodnošljivosti ili prehrambene navike u grupi, dobrovoljno
- Ime, telefon i e-mail, za tvrtke adresa za račun
- Slobodan tekst za želje i pitanja
- Napomena o zaštiti podataka s poveznicom na izjavu o privatnosti
Tražite samo ono što vam treba za ponudu i u obrascu objasnite što se događa s podacima (čl. 13. GDPR-a, njem. DSGVO). Podatke o nepodnošljivostima koristite samo za tu proslavu. Božićne zabave i sezonske akcije dodatno najavite na Googleu, društvenim mrežama i u newsletteru. Kako to uspjeti, pročitajte u vodiču Online promocija događanja.
Ponuda koja ne ostavlja otvorena pitanja
Pisana ponuda vaš je ugovor s gostom. Što u njoj piše, vrijedi; što nedostaje, o tome se raspravlja na kraju večeri. Na upite odgovarajte brzo, idealno u roku od jednog do dva radna dana, jer mladenci i tvrtke obično istodobno pitaju više objekata.
Razjasnite upit
Kratko telefonom ili e-mailom potvrdite datum, broj osoba, prigodu, budžet i želje. Nejasnoće riješite sada, ne nakon potvrde.
Privremeno zadržite termin
Dvoranu rezervirajte neobvezujuće i na ograničeno vrijeme, na primjer deset dana. Tako otvoreni upit ne blokira traženu subotu mjesecima.
Pošaljite ponudu
Usluge, meni ili paket, cijene po osobi, dogovor o pićima, model dvorane, vrijeme, kapara, rok za konačan broj osoba i pravilo otkazivanja u jednom dokumentu.
Pisana potvrda
Gost potvrđuje ponudu potpisom ili e-mailom. Termin je čvrsto rezerviran tek kada je kapara uplaćena.
Uskladite detalje
Nekoliko tjedana ranije utvrdite izbor menija, raspored sjedenja, tijek, dekoraciju i dobavljače usluga poput glazbe ili fotografa te sve sažmite u pisanom obliku.
Radite s predloškom koji samo prilagodite. U Austriji Wirtschaftskammer (WKO, gospodarska komora) svojim članovima nudi ogledne opće uvjete poslovanja za ugostiteljstvo; u Njemačkoj zemaljska udruženja DEHOGA-e svojim članovima nude savjetovanje i predloške. Dajte svoje uvjete jednom provjeriti prije nego ih preuzmete u svaku ponudu.
Kapara, broj osoba i otkazivanje
Ako proslava propadne, rizik za nabavu, osoblje i blokiranu dvoranu snosite vi. Kapara pri rezervaciji štiti vas i pokazuje da gost misli ozbiljno. Uobičajeno je kaparu uračunati u završni račun. Jednako je važan rok za konačan broj osoba, na primjer nekoliko dana prije proslave: do tada se broj smije smanjiti, nakon toga se naplaćuje prijavljeni broj. Za PDV se kapare u pravilu moraju evidentirati već pri primitku uplate; kako ih knjižiti i dokumentirati, dogovorite sa svojim poreznim savjetnikom.
| Austrija | Njemačka | |
|---|---|---|
| Otkazivanje od strane gosta | WKO kod gostiju koji ne dođu upućuje na § 1168 ABGB (austrijski Opći građanski zakonik): ako usluga izostane iz razloga na strani gosta, objekt može tražiti dogovorenu cijenu, umanjenu za uštede. | Zahtjev prema općem ugovornom pravu BGB-a (njemački Građanski zakonik). Uštede i iznajmljivanje dvorane drugome umanjuju zahtjev. |
| Paušali u općim uvjetima | Stupnjevane naknade za otkazivanje su uobičajene. Sud može smanjiti pretjerane iznose. | Paušalna naknada štete ne smije premašiti uobičajenu štetu, a gost mora smjeti dokazati manju štetu (§ 309 br. 5 BGB). Ugovorne kazne za odustanak u općim uvjetima prema potrošačima su ništetne (§ 309 br. 6 BGB). |
| Praksa | Stupnjevani rokovi, pošteni iznosi, napomena u ponudi; ogledni uvjeti preko Wirtschaftskammera. | Stupnjevani rokovi u ponudi; uvjete dajte provjeriti IHK-u, DEHOGA-i ili odvjetniku. |
Tijek na dan proslave i nakon nje
Dobru proslavu prepoznajete po tome što i domaćini mogu slaviti. Za to je potreban pisani plan tijeka za kuhinju i poslugu: dolazak gostiju, aperitiv, govori, sljedovi, torta, ponoćna užina, kraj. Za svaku proslavu odredite jednu odgovornu osobu u timu i na strani domaćina, kako pitanja tijekom večeri ne bi stizala svima odjednom.
Ovako je ispravno
- Plan tijeka s vremenima dati kuhinji i posluzi
- Jedna stalna kontakt osoba za domaćine
- Potrošnju pića bilježiti tijekom večeri, ne procjenjivati na kraju
- Račun izdati brzo, sa svim stavkama i kaparom
- Nakon proslave kratko zahvaliti i zamoliti povratnu informaciju
Radije ne
- Usmeni dogovori telefonom bez pisane potvrde
- Dvoranu rezervirati dvaput, „jer će netko ionako otkazati“
- Dodatne usluge na računu o kojima se nikad nije razgovaralo
- Proslavu i pun glavni prostor voditi s istom tankom ekipom
- Tražiti recenzije u zamjenu za popust ili besplatna pića
Zadovoljni domaćini najbolja su reklama za sljedeću proslavu. Ljubazna poruka nekoliko dana kasnije, možda s fotografijom s te večeri, dobar je trenutak da zamolite recenziju. Kako to učiniti u skladu s pravilima, pročitajte u vodiču o Google recenzijama.
Web stranica sa stranicom za proslave, besplatno kao pregled
Oblikujemo vašu web stranicu s dvoranom, prijedlozima menija i obrascem za upit za proslave. Pregled je besplatan i neobvezujući.
Besplatan pregled vaše ugostiteljske web-stranice, koji oblikujemo mi.
Izvori
- WKO Vorarlberg: naknade za no-show u ugostiteljstvu (njemački)
- WKO, strukovno udruženje ugostiteljstva: ogledni opći uvjeti poslovanja (njemački)
- JUSLINE: § 1168 ABGB (naknada kad djelo izostane)
- Gesetze im Internet: § 309 BGB (zabranjene klauzule)
- GDPR čl. 13 (obveza informiranja), tekst propisa (njemački)
