Najvažnije ukratko
- Prvo pitajte, onda računajte: povod, broj osoba, vrijeme, mjesto, format, prehrambene želje i budžet pripadaju svakom upitu, najbolje putem stalnog obrasca.
- Količine po osobi ovise o formatu: finger food kao glavni obrok traži mnogo više komada nego prijem uz aperitiv. Radite s vlastitim orijentacijskim vrijednostima i malom rezervom.
- Cijena po osobi pokriva samo hranu. Osoblje, oprema, dolazak i opći troškovi zasebni su troškovi u kalkulaciji, a često i zasebne stavke u ponudi.
- Dobra ponuda pisano navodi usluge, cijene, poreze, rokove, kaparu i uvjete otkazivanja, kako se na kraju nitko ne bi prepirao oko stavki o kojima se nikad nije razgovaralo.
- Naknadna kalkulacija nakon svakog posla pokazuje gdje količine, sati ili cijene nisu odgovarali i čini sljedeću ponudu preciznijom.
Ovaj članak služi kao opća informacija i ne zamjenjuje pravni ni porezni savjet. Pravila se mijenjaju i dijelom se razlikuju od pokrajine do pokrajine: pojedinosti provjerite kod svoje gospodarske komore (WKO) ili IHK, nadležnog ureda ili poreznog savjetnika.
Upit: prvo pitajte, onda računajte
Većina pogrešaka u ponudi za catering ne nastaje pri računanju, nego prije njega: nitko nije rekao da je prostor na trećem katu bez lifta, da trećina gostiju jede vegetarijanski ili da švedski stol treba stajati četiri sata. Kratak prvi razgovor sa stalnim popisom pitanja štedi kasnije dopune i nervozu. Još bolje: najvažnije točke pitajte već u obrascu za upit na svojoj web stranici. Tako vam u sandučić stižu potpuni upiti umjesto jednog retka „Koliko košta catering za 50 ljudi?“
Ovo razjasnite prije svake ponude
- Povod i vrsta gostiju: firmina proslava, vjenčanje, seminar, rođendan, karmine
- Datum, vrijeme postavljanja, posluživanja i završetka, koliko dugo stoji švedski stol
- Broj osoba, od toga djece, i do kada će konačan broj biti poznat
- Mjesto s adresom: postoji li kuhinja, struja, voda, lift, prilaz, parkiranje
- Format: finger food, flying buffet, švedski stol, posluženi meni ili samo dostava
- Prehrana i alergije: vegetarijanska, veganska, halal, bez glutena
- Pića: od vas, od klijenta ili od prostora
- Posluživanje, posuđe, stolovi, dekoracija: što treba, a što već postoji na licu mjesta
- Okvir budžeta po osobi ili ukupno, ako ga klijent želi reći
- Primatelj računa: privatna osoba ili tvrtka
Pitanje o budžetu nije tabu. Ono pokazuje trebate li ponuditi meni od tri slijeda ili solidan švedski stol i štedi vam ponude koje nikad neće biti prihvaćene. Kako uopće doći do pravih upita od tvrtki, mladenaca i prostora za događaje, pročitajte u vodiču kako pridobiti klijente za catering. Za redovite poslovne ručkove s cijenom po porciji i okvirnim ugovorom postoji poseban vodič: catering za tvrtke kao pretplata.
Planiranje količina po osobi
Premalo hrane najgora je pogreška u cateringu, previše hrane najskuplja. Prava količina ovisi o formatu, dobu dana, gostima i o tome je li to glavni obrok dana. Ekipa građevinara na firminoj proslavi jede drukčije od polaznika seminara u pauzi za ručak. Zato vodite vlastite orijentacijske vrijednosti i prilagodite ih nakon svakog posla. Tablica u nastavku polazna je točka iz prakse, a ne norma.
| Format | Orijentacija po osobi | Na što paziti |
|---|---|---|
| Prijem s finger foodom prije jela | 4 do 6 komada | Zamišljeno samo kao pratnja aperitivu |
| Finger food ili flying buffet kao glavni obrok | 12 do 16 komada, uz nešto slatko | Mješavina hladnih, toplih i zasitnih zalogaja |
| Švedski stol: glavna komponenta meso, riba ili vegetarijanski | 150 do 200 g | Kod više glavnih jela manje po jelu |
| Švedski stol: prilozi | 150 do 200 g | Jeftini i zasitni, koristite ih kao rezervu |
| Švedski stol: salate i predjela | 100 do 150 g | Ljeti radije više |
| Desert | 100 do 150 g ili 2 do 3 komada | Male porcije češće se uzimaju |
Realno planirajte osoblje i radno vrijeme
Osoblje je uz trošak robe najveći trošak u cateringu i najčešće se podcjenjuje. Ne računa se samo vrijeme na događaju, nego i priprema, pakiranje, vožnja, postavljanje, raspremanje, povratak, istovar i pranje posuđa. Večer s četiri sata posluživanja za tim brzo znači osam do deset sati po osobi.
- Kuhinja: sate proizvodnje izvedite iz receptura, nemojte ih procjenjivati. Tko neko jelo često radi, zna vrijeme za deset porcija.
- Posluživanje: koliko konobara treba, jako ovisi o formatu. Posluženi meni traži mnogo više osoblja od švedskog stola, flying buffet je između.
- Voditelj na licu mjesta: jedna osoba koja prati tijek, klijenta i tim, čak i kad i sama radi.
- Dodaci: uračunajte noćni rad, rad nedjeljom i blagdanom te prekovremene sate prema kolektivnom ugovoru (u Austriji Kollektivvertrag, u Njemačkoj Tarifvertrag).
- Vanjsko osoblje: ispomoć preko agencija skuplja je po satu od vlastitog osoblja, ali štedi fiksne troškove.
Osoblje računajte punom satnicom uključujući troškove poslodavca, a ne neto plaćom. Tu satnicu znate iz obračuna plaća ili od svog poreznog savjetnika.
Oprema, najam i dolazak
Chafing dish posude, termo posude, rashladne kutije, posuđe, pribor, čaše, barski stolovi, stolnjaci, dekoracija: ono što posjedujete košta trošenje, čišćenje i skladišni prostor, a ono što unajmite košta najam i često lom. Oboje pripada kalkulaciji. Tome se pridodaje dolazak s troškovima vozila i vremenom vožnje tima. Mnogi caterinzi rade s područjem dostave u kojem je dolazak uključen, a izvan njega naplaćuju paušal po kilometru ili zoni.
- Vlastita oprema: odredite iznos korištenja po događaju koji pokriva popravke, zamjenu i čišćenje.
- Najam: cijenu najma, dostavu, pranje i paušal za lom od iznajmljivača prenesite u kalkulaciju.
- Dolazak: kilometri u oba smjera, troškovi vozila, vrijeme vožnje tima, eventualno parkiranje ili cestarina.
- Više vožnji: postavljanje ujutro i preuzimanje sljedeći dan dvije su ture, a ne jedna.
- Na licu mjesta: ako nema struje ili vode, možda trebate plinske uređaje, kanistre ili agregat.
Kalkulacija ponude
Cijena cateringa sastoji se od više dijelova. Trošak robe po osobi samo je početak. Kako izraditi recepture, računati s maržom ili faktorom i pratiti doprinos pokrića, objašnjava vodič pravilna kalkulacija jela. Za ponudu za catering idite ovim redom.
Trošak robe
Iz receptura izračunajte trošak robe po osobi za odabrani format, uključujući rezervu i potrošni materijal poput salveta ili ambalaže.
Osoblje
Sve sate od pripreme do pranja posuđa pomnožite punom satnicom i dodajte dodatke.
Oprema i najam
Zbrojite iznos korištenja vlastite opreme i trošak najma tuđe opreme.
Dolazak
Uračunajte kilometre, troškove vozila i vrijeme vožnje za sve potrebne ture.
Opći troškovi i dobit
Dodajte dodatak za najamninu, energiju, osiguranje, ured i pridobivanje klijenata te svoju dobit. Bez toga radite samo za pokriće troškova.
Porezi i zaokruživanje
PDV za hranu i pića iskažite odvojeno, a cijenu po osobi zaokružite naviše na okrugao iznos.
PDV zaslužuje pažljiv pogled: u Austriji za hranu vrijedi 10 %, a za većinu pića 20 %, u Njemačkoj od 2026. za hranu 7 %, a za pića 19 %. Slijede li usluge poput osoblja, posuđa u najmu ili dolaska stopu za hranu ili se tretiraju zasebno, ovisi o pojedinačnom slučaju. Razjasnite to jednom s poreznim savjetnikom i prema tome izradite predložak ponude. Privatnim klijentima navodite konačne cijene s PDV-om, a tvrtkama je uobičajeno neto plus PDV.
Izračunajte cijenu porcije u nekoliko sekundi
Kalkulator cijena jela iz troška robe, ciljanog udjela i PDV-a izračunava prodajnu cijenu za Austriju ili Njemačku.
Kako je složena dobra ponuda za catering
Ponuda je često prvo što klijent od vas vidi crno na bijelo. U dvije minute treba pokazati što dobiva i koliko to košta, a istodobno zabilježiti sve što bi kasnije moglo postati sporno. Stalni predložak štedi vrijeme i osigurava da nijedna točka ne bude zaboravljena.
| Dio | Sadržaj |
|---|---|
| Osnovni podaci | Povod, datum, vrijeme, mjesto, broj osoba, kontakt osoba s obje strane |
| Hrana | Meni ili švedski stol s jasnim nazivima, označena prehrana, napomena o informacijama o alergenima |
| Pića | Paušal, obračun po potrošnji ili od klijenta, s cijenama |
| Posluživanje i osoblje | Broj osoba, vrijeme rada, cijena po satu ili paušalno, dodaci |
| Oprema i dolazak | Posuđe, postavljanje švedskog stola, najam, područje dostave ili paušal po kilometru |
| Cijene | Cijena po osobi i ukupan iznos, stope PDV-a, jasno označeno neto ili bruto |
| Uvjeti | Valjanost ponude, rok za konačan broj osoba, kapara, rok plaćanja, uvjeti otkazivanja |
Ovako je ispravno
- Ponudite dvije do tri varijante, primjerice osnovnu, standardnu i premium
- Usluge opišite tako da ih klijent može zamisliti
- Ograničite valjanost ponude, primjerice na dva tjedna
- Prihvaćanje neka klijent potvrdi pisano ili e-poštom
- Priložite fotografije prijašnjih švedskih stolova ili menija
Radije ne
- Navesti samo cijenu po osobi bez opisa usluge
- Osoblje i dolazak prešutno „negdje uračunati“ i onda biti na gubitku
- Otvorene točke prikriti s „po dogovoru“
- Usmeni dogovori telefonom bez pisane potvrde
- Cijene bez roka valjanosti, iako nabavne cijene variraju
Kapara, broj osoba i otkazivanje
Čim potvrdite termin, blokirate tim, vozilo i kapacitet, a robu često kupujete danima unaprijed. Kapara pri rezervaciji pokriva taj rizik i čini rezervaciju obvezujućom. Uobičajen je dio očekivanog iznosa koji se uračunava u završni račun, a kod velikih poslova i druga rata neposredno prije događaja. Jednako je važan rok za konačan broj osoba: do tada se broj smije smanjiti, nakon toga se naplaćuje prijavljeni broj. Kapare se za PDV u pravilu evidentiraju već pri primitku uplate; kako ih dokumentirati, razjasnite s poreznim savjetnikom.
| Austrija | Njemačka | |
|---|---|---|
| Otkazivanje od strane klijenta | Prema § 1168 ABGB (austrijski Opći građanski zakonik) izvođač u načelu može tražiti dogovorenu naknadu ako usluga izostane iz razloga na strani naručitelja, ali mora odbiti ono što je uštedio. | Zahtjev prema općem ugovornom pravu BGB-a (njemački Građanski zakonik). Uštede i drugi poslovi preuzeti za isti termin umanjuju zahtjev. |
| Paušali | Stupnjevani paušali za otkazivanje uobičajeni su. Pretjeranu ugovornu kaznu sud prema § 1336 ABGB može smanjiti. | Paušalna naknada štete u općim uvjetima ne smije prelaziti uobičajenu štetu, a klijentu mora biti dopušteno dokazati manju štetu (§ 309 br. 5 BGB). |
| Praksa | Stupnjevani rokovi u ponudi, ogledni opći uvjeti preko WKO-a (gospodarska komora). | Stupnjevani rokovi u ponudi, uvjete neka provjeri IHK, DEHOGA ili odvjetnik. |
S poslovnim klijentima imate više prostora nego s privatnim osobama, za koje su pravila o općim uvjetima stroža. Kako restorani i gostionice rješavaju ista pitanja kod proslava u vlastitoj dvorani, pročitajte u vodiču proslave i grupe u gostionici.
Naknadna kalkulacija: učiti iz svakog posla
Tek nakon događaja vidi se je li ponuda bila točna. Naknadna kalkulacija uspoređuje planirane i stvarne vrijednosti: koliko je robe kupljeno, a koliko se vratilo? Koliko je sati tim stvarno radio? Je li bilo dodatnih vožnji, loma ili usluga koje nisu bile u ponudi? Učinite to brzo, dok se svi još sjećaju, najbolje s jednostavnom tablicom po poslu.
Naknadna kalkulacija u pet točaka
- Stvarni trošak robe prema nabavi u usporedbi s planom
- Ostaci po komponenti: što je ostalo, čega je bilo premalo?
- Stvarni sati osoblja uključujući postavljanje, raspremanje i pranje posuđa
- Dodatni troškovi: dodatne vožnje, najam, lom, kupnja u zadnji čas
- Rezultat: planirani i stvarni doprinos pokrića posla
Prema rezultatima prilagodite orijentacijske vrijednosti za količine, sate i dodatke. Nakon deset do dvadeset poslova imat ćete brojke koje bolje odgovaraju vašim gostima od bilo koje opće tablice. Dodatne usluge koje klijent spontano naruči na dan događaja idu na završni račun, ali samo ako su potvrđene na licu mjesta. A kratka zahvala nakon događaja s molbom za povratnu informaciju najbolji je početak za sljedeći posao.
Web stranica za catering s obrascem za upit, besplatni pregled
Izradit ćemo vašu web stranicu s prijedlozima menija, fotografijama i obrascem za upit koji pita sve važno. Pregled je besplatan i neobvezujući.
Besplatan pregled vaše ugostiteljske web-stranice, koji oblikujemo mi.
