Pensjonat lub mały hotel w Niemczech: obowiązki i rezerwacje bezpośrednie

Rejestracja działalności i prawo gastronomiczne

Kto zawodowo przyjmuje gości na nocleg, zgłasza działalność według § 14 GewO w Gewerbeamt (urzędzie ds. działalności gospodarczej). Na same usługi noclegowe nie potrzebujesz w Niemczech szczególnego zezwolenia. Również śniadanie i napoje nie sprawiają problemu, dopóki trafiają tylko do gości nocujących: według § 2 ust. 2 pkt 4 GastG wydawanie napojów i przygotowanych potraw gościom hotelowym w ramach obiektu noclegowego nie wymaga zezwolenia.

Inaczej jest, gdy Twoja sala śniadaniowa wieczorem działa jako restauracja albo bar hotelowy obsługuje także gości z zewnątrz. Wtedy prowadzisz lokal gastronomiczny i na sprzedaż alkoholu potrzebujesz zależnie od kraju związkowego Gaststättenerlaubnis lub zgłoszenia (Anzeige). Jaka zasada obowiązuje w Twoim kraju związkowym, pokazuje poradnik o Gaststättenerlaubnis. Ogólny przebieg zakładania lokalu znajdziesz w poradniku Lokal gastronomiczny w Niemczech.

Meldeschein według Bundesmeldegesetz

Obowiązek meldunkowy w hotelach regulują §§ 29 i 30 Bundesmeldegesetz (federalnej ustawy o meldunku). Od wejścia w życie Bürokratieentlastungsgesetz IV (czwartej ustawy o odbiurokratyzowaniu) 1 stycznia 2025 tylko osoby z zagranicy muszą w dniu przyjazdu własnoręcznie podpisać specjalną kartę meldunkową (§ 29 ust. 2 BMG). Dla gości z Niemiec karta meldunkowa odpada. Podróżujący razem zagraniczni małżonkowie, partnerzy i małoletnie dzieci są ujmowani tylko liczbowo.

• Treść (§ 30 ust. 2 BMG): przyjazd i przewidywany wyjazd, nazwisko, imię, data urodzenia, obywatelstwa, adres, liczba i obywatelstwo osób towarzyszących oraz numer seryjny paszportu lub dokumentu zastępczego.
• Sprawdzanie: porównujesz dane z dokumentem tożsamości i zaznaczasz rozbieżności.
• Przechowywanie: przez rok od wyjazdu, potem zniszczenie w ciągu trzech miesięcy (§ 30 ust. 4 BMG).
• Wersja cyfrowa: elektroniczne karty meldunkowe są dozwolone, jeśli spełnione są wymogi ochrony danych i wymogi techniczne.

Podatek od noclegów i City Tax

Wiele miast pobiera Übernachtungsteuer (podatek od noclegów), nazywany też Bettensteuer, Beherbergungsteuer lub City Tax. To komunalny podatek od wydatków: czy, w jakiej wysokości i od jakich noclegów jest pobierany, reguluje każda gmina w swojej uchwale. Typowo jest to procent ceny pokoju lub stała kwota za osobę i noc. Ty jako gospodarz pobierasz podatek, zgłaszasz go i odprowadzasz do miasta.

Bundesverfassungsgericht (Federalny Trybunał Konstytucyjny) orzekł w 2022 roku, że takie podatki od noclegów są zgodne z Ustawą Zasadniczą i mogą obejmować także noclegi służbowe (postanowienie z 22 marca 2022, 1 BvR 2868/15 i in.). Niektóre miasta mimo to wyłączają podróże służbowe. Podawaj podatek przejrzyście na swojej stronie i w warunkach rezerwacji, aby goście nie byli zaskoczeni przy wymeldowaniu.

Ochrona przeciwpożarowa i prawo budowlane

Dla obiektów noclegowych obowiązują szczególne przepisy budowlane. Według Muster-Beherbergungsstättenverordnung (wzorcowego rozporządzenia o obiektach noclegowych) szczególne zasady dotyczące dróg ewakuacyjnych, czujek pożarowych, oświetlenia awaryjnego i drzwi do pokoi obowiązują przy ponad 12 łóżkach dla gości. Kraje związkowe wdrożyły to różnie: Hamburg i Saara np. przejmują granicę 12 łóżek, w Bawarii Beherbergungsstättenverordnung obowiązuje od ponad 30 łóżek, a Hesja w swojej wytycznej również przyjmuje próg ponad 30 łóżek. Dalsze wymagania, jak systemy sygnalizacji pożaru, dochodzą często dopiero przy większych obiektach.

Gwiazdki i kategoryzacja

Gwiazdki hotelowe są w Niemczech dobrowolne. Deutsche Hotelklassifizierung (niemiecka klasyfikacja hoteli) prowadzona przez DEHOGA ocenia obiekty według jednolitych w całym kraju kryteriów; od 2025 roku obowiązuje nowy katalog z 239 kryteriami. Dla domów gościnnych, zajazdów i pensjonatów istnieje osobna G-Klassifizierung z gwiazdkami. Kategoryzacja kosztuje opłaty i wysiłek, ale daje gościom orientację i pomaga na portalach oraz u touroperatorów. Ważne: gwiazdkami możesz się reklamować tylko wtedy, gdy rzeczywiście masz kategorię.

Portale rezerwacyjne i klauzule najlepszej ceny

Booking.com, Expedia i inne portale dają zasięg, ale pobierają prowizję od każdej rezerwacji. Przez długi czas wymagały, aby hotele na własnej stronie nie były tańsze niż na portalu. Bundesgerichtshof (Federalny Trybunał Sprawiedliwości) orzekł 18 maja 2021, że te wąskie klauzule najlepszej ceny Booking.com są niezgodne z prawem antymonopolowym (KVR 54/20). Od 14 listopada 2024 Booking.com jako gatekeeper podlega ponadto Digital Markets Act: według art. 5 ust. 3 DMA platforma nie może uniemożliwiać obiektom oferowania tych samych pokoi innymi kanałami po innych cenach lub na innych warunkach.

Dla Ciebie oznacza to: na własnej stronie możesz oferować niższe ceny lub lepsze warunki, np. rabat za rezerwację bezpośrednią, bezpłatne śniadanie lub elastyczne anulowanie. Mimo to sprawdź swoje umowy z mniejszymi portalami, które nie podlegają DMA, i w razie wątpliwości zasięgnij porady.

Strona z rezerwacją bezpośrednią

Dobra strona hotelu pokazuje pokoje z prawdziwymi zdjęciami i cenami, śniadanie, położenie, dojazd i opinie, a do rezerwacji prowadzi w kilku kliknięciach. Należą do niej kompletny Impressum (nota prawna), informacje o ochronie danych oraz, jeśli pozwalasz zawierać rezerwacje online, wymagania dotyczące dostępnych ofert cyfrowych z Barrierefreiheitsstärkungsgesetz, o ile Twoja firma nie jest zwolniona jako mikroprzedsiębiorstwo. Jakie treści są ważne poza tym, przeczytasz w poradniku o treściach strony. Dzięki kodowi QR do opinii w recepcji zbierzesz więcej opinii w Google, które pomagają w rezerwacjach bezpośrednich.