Clubnächte planen: vom Konzept bis zur vollen Tanzfläche

Konzept: Sound, Publikum und feste Reihen

Am Anfang steht nicht der DJ, sondern die Frage, wen Sie an welchem Abend erreichen wollen. Ein Techno-Club mit Afterhour-Publikum funktioniert anders als eine Bar, die freitags House und Disco spielt, oder ein Studierendenclub mit Hip-Hop am Donnerstag. Legen Sie für jeden Abend Musikrichtung, Zielgruppe, Preisniveau und Dresscode fest. Je klarer das Profil, desto leichter finden Sie passende DJs und desto genauer können Sie Ihre Promotion ausrichten.

Bewährt haben sich Reihen: ein fester Termin, etwa jeden ersten Samstag im Monat, mit eigenem Namen, eigenem Look und einem oder zwei Resident-DJs, die den Abend prägen. Gäste merken sich „die Disco-Nacht am Freitag“ eher als einzelne Events mit wechselnden Titeln. Gastauftritte von bekannten DJs setzen Sie gezielt als Höhepunkte, nicht jede Woche. So bleibt die Kalkulation planbar und Ihr Club bekommt ein Gesicht.

DJ-Booking: Gagen, Vereinbarung und Steuern

Gagen sind frei verhandelbar und reichen von Getränken und einem kleinen Fixbetrag für lokale Nachwuchs-DJs bis zu hohen Summen für international gebuchte Namen, die meist über eine Agentur laufen. Üblich sind drei Modelle: eine feste Gage, eine Beteiligung am Eintritt (Door Deal) oder eine Kombination aus kleinem Fixum und Bonus ab einer bestimmten Besucherzahl. Für Residents lohnen sich feste Konditionen über mehrere Monate, das schafft Verlässlichkeit auf beiden Seiten.

Halten Sie jede Buchung schriftlich fest, auch bei Freund:innen. Eine E-Mail mit den wichtigsten Punkten reicht oft, bei Agenturbuchungen kommt ein Vertrag mit Rider (technische und persönliche Wünsche) dazu.

Steuern und Abgaben: Zahlen Sie Gagen an DJs, die im Ausland ansässig sind, kann eine Abzugsteuer anfallen, die Sie als Veranstalter einbehalten und abführen müssen (Österreich § 99 EStG, Deutschland § 50a EStG). In Deutschland kommt die Künstlersozialabgabe dazu: Wer mehr als drei Veranstaltungen im Jahr mit selbstständigen Künstler:innen durchführt, ist in der Regel abgabepflichtig, und DJs zählen dazu. Der Abgabesatz wird jährlich neu festgelegt. Klären Sie beides vor der ersten Reihe mit Ihrer Steuerberatung.

Musiklizenzen: AKM in Österreich, GEMA in Deutschland

Sobald Musik öffentlich gespielt wird, ob live, vom Laptop oder von Platte, brauchen Sie eine Lizenz der Verwertungsgesellschaft. Verantwortlich ist laut AKM immer der Veranstalter, also wer die Veranstaltung abhält und nach außen als Veranstalter auftritt. Das gilt auch, wenn Sie mit dem DJ eine Beteiligung am Eintritt vereinbart haben. Ein bestehender Vertrag für Hintergrundmusik deckt Clubnächte mit DJ in der Regel nicht ab.

Für regelmäßige Reihen lohnt sich ein Gespräch mit der zuständigen Geschäftsstelle bzw. Bezirksdirektion: Oft gibt es für wiederkehrende Veranstaltungen oder für Mitglieder von Verbänden günstigere Bedingungen. In Österreich gelten für Mitglieder der Wirtschaftskammer die Konditionen des Gesamtvertrags zwischen AKM und Veranstalterverband (VVAT). In Deutschland bieten Verbände wie der DEHOGA ihren Mitgliedern teils Nachlässe über Gesamtverträge mit der GEMA an; fragen Sie bei Ihrem Landesverband nach.

Technik, Licht und Ablauf der Nacht

Die Tanzfläche verzeiht vieles, aber keinen schlechten Sound. Eine Anlage, die für den Raum passend dimensioniert und eingemessen ist, klingt schon bei moderatem Pegel druckvoll. Das ist gut für die Gäste, das Gehör Ihres Teams und die Nachbarn. Standard an der DJ-Booth sind heute zwei bis vier Player, ein Clubmixer, ein guter Monitor und genug Platz für Laptop oder Plattenspieler. Fragen Sie Gast-DJs vorab nach ihrem Setup, statt am Abend zu improvisieren.

• Ton: Anlage einmessen lassen, Limiter bzw. Pegelbegrenzer einstellen, Ersatzkabel und ein zweites Abspielgerät bereithalten.
• Licht: Wenige gut gesetzte Effekte wirken mehr als viele; Nebel nur so, dass Rauchmelder und Fluchtwege nicht beeinträchtigt werden.
• Sicherheit: Fluchtwege frei, Kapazität kennen und am Einlass zählen, Notbeleuchtung und Erste-Hilfe-Material prüfen.
• Personal: Bar, Garderobe, Tür und Technik für den erwarteten Andrang einteilen, mit klarem Ansprechpartner für den DJ.
• Ablauf: Get-in und Soundcheck, Einlass, Set-Zeiten, Licht an und Last Call schriftlich festlegen und an alle verteilen.

Tür, Einlass und ein sicheres Umfeld für alle Gäste sind eigene Themen: Wie Sie Türpolitik, Security und Awareness organisieren, steht im Ratgeber Tür, Security und Awareness. Vorverkauf, Abendkasse und Gästeliste behandelt der Ratgeber Tickets und Gästeliste.

Lärmschutz: Nachbarn als Teil der Planung

Lärm ist der häufigste Grund, warum Clubs Auflagen bekommen, früher schließen müssen oder im schlimmsten Fall ihre Genehmigung verlieren. Maßstab sind die Genehmigung Ihres Lokals und die darin festgelegten Grenzen. In Österreich prüft die Behörde im Betriebsanlagenverfahren nach § 74 GewO, ob Nachbarn unzumutbar belästigt werden, in Deutschland ziehen die Behörden für Gaststätten in der Regel die TA Lärm heran. Halten Sie sich an Pegel und Auflagen, auch wenn der Abend gerade gut läuft.

Kalkulation: Rechnet sich die Nacht?

Eine Clubnacht trägt sich aus Eintritt und Getränkeumsatz. Stellen Sie vor jeder Reihe alle Kosten pro Abend zusammen und rechnen Sie aus, wie viele Gäste Sie bei Ihrem Eintritt und einem realistischen Umsatz pro Gast an der Bar brauchen, um die Kosten zu decken. Diese Zahl liefert Ihnen der kostenlose Break-even-Rechner. Gute Getränkemargen sind dabei das Fundament; wie Sie Drinks richtig kalkulieren, steht im Ratgeber zur Getränkekarte. Den Preis pro Drink rechnen Sie mit dem Getränke-Kalkulator für Bars aus. Wie Sie Kostenstruktur, Umsatzmix und Kennzahlen wie den Spend per Head im Blick behalten, steht im Ratgeber Club wirtschaftlich führen.

Promotion online: Eventseite, Instagram und Resident Advisor

Gäste entscheiden heute meist am Handy, wohin sie am Wochenende gehen. Die Basis jeder Promotion ist eine Eventseite auf Ihrer eigenen Website: aktuelles Programm, Line-up, Einlass, Eintritt, Altersgrenze, Anfahrt und ein Link zum Ticketverkauf. Auf diese Seite verlinken Sie von allen Kanälen aus. Anders als ein Post auf Instagram ist sie dauerhaft auffindbar, auch bei Google. Wie Sie Events auf der eigenen Website, im Google-Profil und auf Facebook bewerben, erklärt der Ratgeber Events online bewerben.

• Instagram: Ankündigung mit Line-up rund zwei Wochen vorher, Stories mit Countdown und Snippets der DJs, am Abend ein paar Eindrücke, danach Fotos. Tipps zu Profil und Inhalten im Ratgeber Instagram für die Gastronomie.
• Facebook-Veranstaltungen: Für viele Gäste noch der Kalender fürs Wochenende; DJs und Kollektive als Mitveranstalter eintragen, damit ihre Fans es sehen.
• Resident Advisor (RA): Für elektronische Musik die wichtigste Event-Plattform. Club und Promoter:innen legen ein Profil an und tragen Events mit Line-up ein, viele Gäste suchen dort gezielt nach Partys in ihrer Stadt.
• Stadtmagazine und Eventkalender: Lokale Medien, Stadtportale und Szene-Kalender nehmen Termine oft kostenlos auf.
• DJs und Kollektive: Bitten Sie alle Beteiligten, das Event zu teilen, und stellen Sie ihnen fertige Grafiken im passenden Format bereit.