Kulüp geceleri planlamak: konseptten dolu dans pistine

Konsept: sound, kitle ve düzenli seriler

İşe DJ ile değil, hangi gece kime ulaşmak istediğiniz sorusuyla başlayın. Afterhour kitlesine hitap eden bir techno kulübü, cuma günleri house ve disco çalan bir bardan ya da perşembe günleri hip-hop çalan bir öğrenci kulübünden farklı işler. Her gece için müzik türü, hedef kitle, fiyat seviyesi ve kıyafet kuralı belirleyin. Profil ne kadar netse, uygun DJ’leri bulmak o kadar kolaylaşır ve tanıtımınızı o kadar isabetli yönlendirirsiniz.

Seriler kendini kanıtlamıştır: Örneğin her ayın ilk cumartesisi gibi sabit bir tarih, kendine ait bir isim, kendine ait bir görünüm ve geceye damgasını vuran bir veya iki resident DJ. Misafirler “cuma günkü disco gecesini” değişen başlıklı tekil etkinliklerden daha kolay hatırlar. Tanınmış konuk DJ’leri her hafta değil, bilinçli olarak doruk noktası olarak planlayın. Böylece hesaplarınız öngörülebilir kalır ve kulübünüz bir kimlik kazanır.

DJ rezervasyonu: ücretler, anlaşma ve vergiler

Ücretler serbestçe pazarlık edilir; yerel genç DJ’ler için içecek ve küçük bir sabit tutardan, genellikle bir ajans üzerinden rezerve edilen uluslararası isimler için yüksek meblağlara kadar uzanır. Üç model yaygındır: sabit ücret, giriş gelirinden pay (door deal) veya küçük bir sabit ücret ile belirli bir ziyaretçi sayısının üzerinde bonusun birleşimi. Resident DJ’ler için birkaç aylık sabit koşullar mantıklıdır ve iki taraf için de güvenilirlik sağlar.

Her rezervasyonu, arkadaşlarınızla bile, yazılı olarak kaydedin. Önemli noktaları içeren bir e-posta çoğu zaman yeterlidir; ajans rezervasyonlarında ise sözleşme ve rider (teknik ve kişisel istekler) eklenir.

Vergiler ve harçlar: Yurt dışında yerleşik DJ’lere ücret ödüyorsanız, organizatör olarak kesip ödemeniz gereken bir stopaj vergisi (Abzugsteuer) doğabilir (Avusturya’da § 99 EStG, Almanya’da § 50a EStG). Almanya’da buna Künstlersozialabgabe, yani sanatçı sosyal sigorta katkısı eklenir: Bir yılda serbest çalışan sanatçılarla üçten fazla etkinlik düzenleyen kişi genellikle yükümlüdür ve DJ’ler de sanatçı sayılır. Oran her yıl yeniden belirlenir. Her ikisini de ilk seriden önce mali müşavirinizle netleştirin.

Müzik lisansları: Avusturya’da AKM, Almanya’da GEMA

Müzik kamuya açık çalındığı anda, ister canlı ister laptoptan ister plaktan, telif toplama kuruluşundan bir lisansa ihtiyacınız vardır. AKM’ye göre sorumlu her zaman organizatördür, yani etkinliği düzenleyen ve kamuoyuna organizatör olarak görünen kişi. DJ ile giriş gelirinden pay anlaştıysanız da bu geçerlidir. Arka plan müziği için mevcut bir sözleşme, DJ’li kulüp gecelerini genellikle kapsamaz.

Düzenli seriler için yetkili AKM şubesi veya GEMA bölge müdürlüğü ile görüşmek faydalıdır: Tekrarlanan etkinlikler veya dernek üyeleri için çoğu zaman daha uygun koşullar vardır. Avusturya’da Ekonomi Odası (WKO) üyelerine AKM ile organizatörler derneği VVAT arasındaki toplu sözleşmenin koşulları uygulanır. Almanya’da DEHOGA gibi dernekler üyelerine kısmen GEMA ile yaptıkları toplu sözleşmeler üzerinden indirim sunar; eyalet derneğinize danışın.

Ses, ışık ve gecenin akışı

Dans pisti çok şeyi affeder, ama kötü sesi affetmez. Mekâna uygun boyutta ve doğru şekilde ayarlanmış bir sistem, orta seviyede bile güçlü duyulur. Bu, misafirleriniz, ekibinizin kulakları ve komşular için iyidir. Bugün standart bir DJ kabininde iki ila dört player, bir kulüp mikseri, iyi bir monitör ve laptop ya da pikap için yeterli alan bulunur. Gece doğaçlama yapmak yerine konuk DJ’lere kurulumlarını önceden sorun.

• Ses: Sistemi ayarlatın, limiter’ı kurun, yedek kablo ve ikinci bir çalma cihazı hazır tutun.
• Işık: İyi yerleştirilmiş birkaç efekt, çok sayıda efektten daha etkilidir; sis makinesini duman dedektörlerini ve kaçış yollarını etkilemeyecek şekilde kullanın.
• Güvenlik: Kaçış yollarını açık tutun, kapasitenizi bilin ve girişte sayın, acil durum aydınlatmasını ve ilk yardım malzemesini kontrol edin.
• Personel: Bar, vestiyer, kapı ve tekniği beklenen yoğunluğa göre planlayın, DJ için net bir irtibat kişisi belirleyin.
• Akış: Kurulum ve ses kontrolü, giriş, set saatleri, ışıkların açılması ve son sipariş saatini yazılı olarak belirleyip herkese dağıtın.

Kapı, giriş ve tüm misafirler için güvenli bir ortam ayrı konulardır: Kapı politikası, güvenlik ve farkındalığı nasıl organize edeceğinizi kapı, güvenlik ve farkındalık rehberi anlatıyor. Ön satış, gişe ve davetli listesini ise biletler ve davetli listesi rehberi ele alıyor.

Gürültü kontrolü: komşular da planın parçası

Gürültü, kulüplerin şartlara bağlanmasının, daha erken kapanmak zorunda kalmasının veya en kötü durumda iznini kaybetmesinin en yaygın nedenidir. Ölçüt, mekânınızın izni ve bu izinde belirlenen sınırlardır. Avusturya’da makam, § 74 GewO kapsamındaki işletme tesisi izni sürecinde komşuların makul olmayan şekilde rahatsız edilip edilmediğini inceler; Almanya’da makamlar barlar ve kulüpler için genellikle TA Lärm gürültü yönetmeliğini esas alır. Gece çok iyi gitse bile seviyelere ve şartlara uyun.

Hesaplama: gece kendini kurtarıyor mu?

Bir kulüp gecesi giriş ücretleri ve içecek satışlarıyla döner. Her seriden önce gece başına tüm maliyetleri listeleyin ve giriş ücretinizle, barda misafir başına gerçekçi bir harcamayla bu maliyetleri karşılamak için kaç misafire ihtiyacınız olduğunu hesaplayın. Bu sayıyı ücretsiz başabaş noktası hesaplayıcı verir. İyi içecek marjları bunun temelidir; içecekleri nasıl doğru fiyatlandıracağınızı içecek menüsü rehberi anlatıyor. İçecek başına fiyatı bar için içecek fiyat hesaplayıcı ile bulursunuz. Maliyet yapısını, gelir karmasını ve kişi başı harcama gibi göstergeleri nasıl takip edeceğinizi kulübü kârlı yönetmek rehberi anlatıyor.

Online tanıtım: etkinlik sayfası, Instagram ve Resident Advisor

Misafirler bugün hafta sonu nereye gideceklerine çoğunlukla telefonlarında karar veriyor. Her tanıtımın temeli kendi web sitenizdeki bir etkinlik sayfasıdır: güncel program, line-up, giriş saati, ücret, yaş sınırı, yol tarifi ve bilet satışına bir bağlantı. Tüm kanallardan bu sayfaya bağlantı verin. Bir Instagram gönderisinin aksine, Google’da da dahil olmak üzere kalıcı olarak bulunabilir. Etkinlikleri kendi web sitenizde, Google profilinizde ve Facebook’ta nasıl tanıtacağınızı etkinlikleri online tanıtmak rehberi anlatıyor.

• Instagram: Yaklaşık iki hafta önce line-up ile duyuru, geri sayım ve DJ kesitleriyle hikâyeler, gece birkaç izlenim, sonrasında fotoğraflar. Profil ve içerik ipuçları gastronomi için Instagram rehberinde.
• Facebook etkinlikleri: Birçok misafir için hâlâ hafta sonu takvimi; DJ’leri ve kolektifleri ortak organizatör olarak ekleyin ki hayranları da görsün.
• Resident Advisor (RA): Elektronik müzik için en önemli etkinlik platformu. Kulüpler ve organizatörler bir profil oluşturup etkinlikleri line-up ile ekler; birçok misafir orada özellikle şehrindeki partileri arar.
• Şehir dergileri ve etkinlik takvimleri: Yerel medya, şehir portalları ve sahne takvimleri tarihleri çoğu zaman ücretsiz yayınlar.
• DJ’ler ve kolektifler: Katılan herkesten etkinliği paylaşmasını isteyin ve onlara uygun formatta hazır görseller verin.