Events in der Bar: So füllen Sie auch die ruhigen Abende

Warum Events für Bars so gut funktionieren

Eine Bar verkauft nicht nur Getränke, sondern einen Abend. Gäste entscheiden oft spontan, wohin sie gehen, und suchen dafür einen Anlass. Ein Event liefert genau diesen Anlass: „Heute ist Quiz im Eck“ ist ein besserer Grund als „wir könnten mal wieder was trinken“. Dazu kommt ein zweiter Effekt: Wer einmal mit Freund:innen beim Quiz war, kommt oft auch an anderen Tagen wieder. Events sind damit Werbung, die sich im besten Fall selbst bezahlt.

Entscheidend ist die Regelmäßigkeit. Ein einzelnes Highlight im Quartal bringt einen vollen Abend, ein fester Termin jede Woche baut Stammgäste auf. Wählen Sie dafür Tage, an denen ohnehin wenig los ist, meist Montag bis Mittwoch. Freitag und Samstag brauchen in einer gut laufenden Bar selten ein Programm, dort zählen Service, Tempo und eine gute Getränkekarte.

Happy Hour: günstiger, aber nicht unter Wert

Die Happy Hour ist das einfachste Event: kein Programm, keine Technik, nur ein Zeitfenster mit günstigeren Preisen, meist am frühen Abend. Sie füllt die Bar zu einer Zeit, in der sonst kaum jemand kommt, und viele Gäste bleiben danach zum regulären Preis. Das funktioniert aber nur, wenn jeder Drink auch im Angebot noch einen Deckungsbeitrag bringt. Rechnen Sie den Wareneinsatz pro Glas genau durch, inklusive Eis, Garnitur und Schwund, und legen Sie den Happy-Hour-Preis danach fest, nicht nach Gefühl.

Bewährt hat sich, nur eine kleine Auswahl zu reduzieren: zwei, drei Signature-Drinks, ein Hausbier vom Fass, ein offener Wein. So bleibt die Arbeit an der Bar schnell, und Gäste lernen Ihre Klassiker kennen. Mit dem Preiskalkulator sehen Sie, welcher Preis bei Ihrem Wareneinsatz noch aufgeht.

Pub-Quiz, Tastings und Themenabende

Ein Pub-Quiz ist eines der stärksten Formate für ruhige Wochentage. Teams kommen zu viert oder fünft, bleiben zwei bis drei Stunden und bestellen in den Pausen. Wichtig sind eine gute Moderation, Fragen mit Lokalbezug und eine Mischung aus leicht und knifflig, damit auch Neulinge Spaß haben. Viele Bars arbeiten mit externen Quizmaster:innen, die Fragen, Antwortbögen und Moderation mitbringen. Als Preise genügen Gutscheine für die nächste Runde oder eine Flasche für den Teamtisch.

Tastings passen besonders zu Cocktail-, Wein- und Whiskybars. Gäste zahlen einen festen Ticketpreis und probieren vier bis sechs Getränke mit Erklärungen. Das bringt einen planbaren Umsatz und bindet Gäste an Ihre Karte. Oft beteiligen sich Brennereien, Weingüter oder Brauereien mit Ware oder einer Präsentation. Achten Sie auf kleine Probiermengen, Wasser und etwas zu essen, und schenken Sie auch beim Tasting keinen Alkohol an Jugendliche aus. Themenabende wie Tiki-Nacht, Karaoke oder Spieleabend ergänzen das Programm und brauchen wenig Vorbereitung.

Live-Musik und DJ: Lizenzen und Lärm

Musik macht aus einer Bar einen Ort, an dem man bleibt. Gleichzeitig ist sie das Event mit den meisten Regeln. Für jede öffentliche Wiedergabe von Musik brauchen Sie eine Lizenz der Verwertungsgesellschaft: in Österreich die AKM, in Deutschland die GEMA. Das gilt für Hintergrundmusik aus Playlist, Radio oder Streaming ebenso wie für Band oder DJ. Ein privates Streaming-Abo deckt die Nutzung im Lokal nicht ab.

• Hintergrundmusik: In der Regel ein laufender Vertrag bzw. Pauschalvertrag mit AKM oder GEMA, abhängig von Raumgröße und Art der Nutzung.
• Live-Musik und DJ-Abende: Einzelveranstaltungen melden Sie vorab bei der AKM bzw. GEMA an. Die Kosten hängen unter anderem von Raumgröße und Eintritt ab.
• Österreich: Die Fachgruppen Gastronomie der Wirtschaftskammern haben teils Vereinbarungen mit der AKM, die Mitgliedern Einzelveranstaltungen unter bestimmten Bedingungen erleichtern, zum Beispiel ohne Eintritt und bis zu einer bestimmten Raumgröße. Fragen Sie in Ihrem Bundesland nach.
• Deutschland: Die GEMA hat eigene Tarife für Gastronomie und Veranstaltungen. Melden Sie die Nutzung vor dem Event an, eine Nachmeldung wird meist teurer.

Ebenso wichtig sind Lärm und Betriebsart. Eine ruhige Cocktailbar, in der plötzlich jeden Freitag getanzt wird, ist rechtlich schnell etwas anderes, und Beschwerden der Nachbarn können zu Auflagen oder kürzeren Öffnungszeiten führen. Ein Schallpegelbegrenzer, geschlossene Fenster und Türen während der Musik und Personal, das vor dem Lokal auf Ruhe achtet, schützen Ihre Abende. Was rund um Genehmigung, Sperrstunde und Lärm gilt, erklären die Ratgeber Bar eröffnen in Österreich und Bar eröffnen in Deutschland. Für größere Partys mit Eintritt und Einlass lesen Sie Club-Veranstaltungen planen.

Sportübertragungen: nur mit gewerblicher Lizenz

Champions League, Bundesliga, Formel 1 oder eine Europameisterschaft: Große Spiele füllen eine Bar wie kaum ein anderes Event. Viele Spiele laufen aber nur im Pay-TV oder bei Streamingdiensten, und deren Privatabos sind ausschließlich für die private Nutzung gedacht. Wer sie im Lokal zeigt, verletzt die Nutzungsbedingungen und riskiert Abmahnungen und Nachforderungen. Für die öffentliche Vorführung in der Gastronomie bieten die Rechteinhaber eigene gewerbliche Abos an, deren Preis sich meist nach Größe und Art des Betriebs richtet.

• Pay-TV und Streaming: Nur mit einem Vertrag für Geschäftskunden zeigen. Fragen Sie beim Anbieter nach, welche Wettbewerbe das Paket enthält.
• Free-TV: Für den Fernseher im Betrieb fällt in Deutschland der Rundfunkbeitrag für die Betriebsstätte an, in Österreich kann der ORF-Beitrag für Unternehmen anfallen. Für große Public-Viewing-Veranstaltungen, etwa mit Eintritt, können die Veranstalter der Turniere eigene Regeln haben.
• Musik und Fernsehen: Auch der laufende Fernseher kann eine Lizenz der AKM bzw. GEMA erfordern, weil dabei Musik öffentlich wiedergegeben wird. Klären Sie das zusammen mit Ihrer Musiklizenz.

Planen Sie Spieltage wie ein Event: Spielplan früh veröffentlichen, Tische für Gruppen reservierbar machen und eine schnelle Karte mit wenigen Drinks und Snacks anbieten. Reservierte Tische kennzeichnen Sie mit einem Reserviert-Schild, das Sie gratis gestalten und drucken.

Planung: Kalender, Team und Kalkulation

Ein gutes Eventprogramm entsteht nicht von Woche zu Woche, sondern als Kalender für mehrere Monate. So können Sie Bands buchen, Partner anfragen, Personal einteilen und jedes Event rechtzeitig bewerben. Planen Sie realistisch: Lieber zwei Formate, die zuverlässig stattfinden, als fünf, die nach einem Monat einschlafen.

Stellen Sie diesen Kosten den erwarteten Mehrumsatz gegenüber: Wie viele zusätzliche Gäste kommen, und was geben sie im Schnitt aus? Vergleichen Sie dazu den Event-Abend mit einem normalen Abend am gleichen Wochentag. Ab wie vielen Gästen sich Ihre festen Kosten überhaupt tragen, rechnet der kostenlose Break-even-Rechner für Gastrobetriebe aus Fixkosten, Durchschnittsbon und Wareneinsatz vor. Ein Eintritt oder eine Startgebühr kann die Kosten für Band oder Quizmaster:in decken, senkt aber die Hemmschwelle für spontane Gäste. Bei kleinen Formaten fahren viele Bars mit freiem Eintritt besser.

Bewerbung: So erfahren Gäste von Ihren Events

Das beste Event bleibt leer, wenn niemand davon weiß. Gäste suchen kurzfristig: „Pub-Quiz Wien heute“, „Live-Musik Bar Köln“, „Fußball schauen in der Nähe“. Damit Sie bei solchen Suchen erscheinen, braucht jedes Event einen festen Platz im Netz, mit Datum, Uhrzeit, Ort und kurzer Beschreibung.

Wie Sie Termine im Netz sichtbar machen, von Eventseiten bis zu Veranstaltungskalendern der Stadt, zeigt der Ratgeber Events online bewerben. Die Grundlagen für Beiträge und Sonderöffnungszeiten finden Sie im Ratgeber zum Google-Unternehmensprofil.