Tickets und Gästeliste im Club: Vorverkauf, Abendkasse und Einlass

Vorverkauf, Abendkasse, Gästeliste: drei Wege zur Tür

Jeder Gast kommt über einen von drei Wegen in Ihren Club: mit einem Ticket aus dem Vorverkauf, mit Bezahlung an der Abendkasse oder über die Gästeliste, also ohne oder mit ermäßigtem Eintritt. Alle drei haben ihren Platz. Der Vorverkauf bringt Geld vor dem Abend und zeigt, wie gut eine Reihe läuft. Die Abendkasse fängt spontane Gäste auf, die in der Stadt unterwegs sind. Die Gästeliste belohnt DJs, Crew, Stammgäste und Partner. Problematisch wird es erst, wenn niemand den Überblick hat, wie viele Plätze schon vergeben sind.

Wie Sie Reihen, Line-up und Promotion planen, steht im Ratgeber Clubnächte planen. Hier geht es um die Frage, wie Gäste zu ihrem Platz auf der Tanzfläche kommen.

Den passenden Ticketing-Anbieter finden

Der Markt ist groß, lässt sich aber grob in vier Gruppen teilen. Große Ticketplattformen wie Eventim in Deutschland oder oeticket in Österreich haben enorme Reichweite und viele Vorverkaufsstellen, sind für eine wöchentliche Clubnacht aber oft überdimensioniert. Allgemeine Eventplattformen wie Eventbrite sind schnell eingerichtet und eignen sich für Partys, Workshops und Specials. Szene-Apps wie Resident Advisor, DICE oder Shotgun erreichen gezielt Leute, die elektronische Musik und Clubkultur suchen; dort stöbern Gäste aktiv nach Events in ihrer Stadt. Selbst betriebene Shops wie das Open-Source-System pretix laufen auf Ihrer eigenen Website, dafür kümmern Sie sich selbst um Reichweite.

Wichtiger als der Name ist, ob der Anbieter zu Ihrem Betrieb passt. Vergleichen Sie mindestens zwei, drei Angebote anhand derselben Fragen und lesen Sie die Vertragsbedingungen ganz, besonders zu Exklusivität und Auszahlung.

Gebühren und Preisstufen richtig kalkulieren

Fast jeder Anbieter verdient pro verkauftem Ticket, meist mit einem festen Betrag, einem Prozentsatz oder beidem, dazu kommen oft Kosten für die Zahlung per Karte oder Wallet. Die Höhe hängt stark vom Anbieter, vom Volumen und von Ihrer Verhandlung ab, deshalb lohnt sich ein Vergleich mit Ihren echten Zahlen: Wie viele Tickets verkaufen Sie pro Monat, zu welchem Preis? Wie viele zahlende Gäste eine Nacht braucht, damit Gagen, Personal und Miete gedeckt sind, rechnen Sie mit dem Break-even-Rechner aus. Ein durchgerechnetes Beispiel mit Eintritt, Barumsatz und Gewinnschwelle zeigt der Ratgeber Club wirtschaftlich führen.

Sie können die Gebühr auf den Ticketpreis aufschlagen oder selbst tragen. Wichtig ist in beiden Fällen: Gäste müssen von Anfang an den Endpreis inklusive aller Gebühren sehen. In Deutschland verlangt § 3 der Preisangabenverordnung die Angabe des Gesamtpreises, in Österreich gilt das Preisauszeichnungsgesetz; Details stehen im Ratgeber zur Preisauszeichnung in Österreich bzw. in Deutschland. Eine „Servicegebühr“, die erst im letzten Schritt auftaucht, ärgert Gäste und ist rechtlich heikel.

Kapazität und Kontingente festlegen

Die Obergrenze für jede Nacht steht nicht im Ticketshop, sondern in Ihrer Genehmigung: In Österreich ergibt sie sich aus der Betriebsanlagengenehmigung und je nach Bundesland aus dem Veranstaltungsrecht, in Deutschland aus der Baugenehmigung und bei größeren Räumen aus der Versammlungsstättenverordnung Ihres Landes. Diese Höchstpersonenzahl gilt für alle Gäste gleichzeitig, egal ob mit Ticket, Gästeliste oder Freikarte. Auch Crew und Artists im Raum sollten Sie in Ihrer Rechnung berücksichtigen.

Mit der Zeit kennen Sie Ihre No-Show-Quote, also den Anteil gekaufter Tickets, die nicht eingelöst werden. Überbuchen Sie trotzdem nicht über die genehmigte Kapazität hinaus: Wer wegen Überfüllung abgewiesen wird, obwohl er ein Ticket hat, schreibt das zu Recht in eine Bewertung, und die Sicherheit geht immer vor.

Einlasskontrolle per QR-Code

Fast alle Anbieter liefern Tickets mit QR- oder Barcode, die Ihr Team am Eingang mit einer App am Smartphone scannt. Jeder Code ist nur einmal gültig, ein zweiter Scan zeigt sofort eine Warnung. So werden Screenshots, die in der Gruppe herumgeschickt werden, wertlos. Achten Sie darauf, dass die App auch ohne stabiles Netz funktioniert, denn im Keller oder hinter dicken Mauern ist der Empfang oft schwach.

• Getrennte Spuren: eine Schlange für Tickets, eine für die Abendkasse, eine für die Gästeliste. Ticketinhaber:innen sind so in Sekunden drin.
• Geräte vorbereiten: geladene Handys oder Scanner, Powerbanks, Helligkeit hoch, Einlass-App vorab mit den Tickets synchronisiert.
• Ausweis und Ticket zusammen: Wo Alterskontrolle nötig ist, prüft dieselbe Person beides, danach gibt es Stempel oder Bändchen.
• Abendkasse an die Kasse: Bareinnahmen und Kartenzahlungen am Eingang brauchen einen Beleg, in Österreich mit Registrierkasse, in Deutschland mit einem Kassensystem mit TSE.
• Plan B: Liste der verkauften Tickets als Datei auf einem zweiten Gerät, falls App oder Akku ausfallen.

Wer abgewiesen wird und warum, regelt Ihre Türpolitik, nicht das Ticket. Wie Sie Tür, Security und Awareness organisieren, steht im Ratgeber Tür, Security und Awareness. Schreiben Sie in die Ticketbedingungen, dass ein Ticket kein Recht auf Einlass gibt, wenn jemand gegen die Hausordnung verstößt oder sichtlich stark betrunken ist.

Gästeliste: klare Regeln statt Zuruf

Die Gästeliste ist ein Werkzeug, kein Gefallen auf Zuruf. Ohne Regeln wird sie länger als geplant, an der Tür entstehen Diskussionen und der Eintritt fehlt in der Abrechnung. Legen Sie für jede Nacht ein festes Kontingent fest und verteilen Sie es: etwa ein paar Plätze pro DJ, einige für das Team und einen Rest für Partner oder Presse. Am einfachsten verwalten Sie die Liste im Ticketing-System als kostenlose Tickets mit Namen, dann landet sie automatisch in derselben Einlass-App.

Rückerstattung, Absage und Weitergabe

Viele Gäste glauben, sie könnten ein online gekauftes Ticket binnen 14 Tagen zurückgeben. Für Freizeitveranstaltungen mit festem Termin gilt das gesetzliche Widerrufsrecht im Fernabsatz aber nicht: In Deutschland ist es nach § 312g Abs. 2 Nr. 9 BGB ausgeschlossen, in Österreich nach § 18 Abs. 1 Z 10 FAGG. Weisen Sie im Shop trotzdem klar darauf hin, damit niemand überrascht ist.

Anders sieht es aus, wenn Sie selbst absagen oder die Leistung deutlich ändern. Fällt eine Nacht aus, steht Gästen der Ticketpreis grundsätzlich zu. Was bei einer Verschiebung oder einem Wechsel im Line-up gilt, hängt vom Einzelfall und von Ihren Bedingungen ab; im Zweifel helfen WKO oder IHK und eine Rechtsberatung weiter. Ob der Anbieter auch seine Gebühren erstattet, steht in seinem Vertrag.

Eine offizielle Ticketbörse, die viele Anbieter haben, nimmt Ihnen Arbeit ab: Wer nicht kann, verkauft sein Ticket zum Originalpreis weiter, der Code wird neu ausgestellt und das alte Ticket ungültig. Das schützt Gäste vor Fälschungen auf Kleinanzeigenportalen und hält den Platz für jemanden frei, der wirklich kommt.

Datenschutz bei Tickets und Gästelisten

Tickets und Gästelisten enthalten personenbezogene Daten, für die die DSGVO in Österreich und Deutschland gleichermaßen gilt. Für den Ticketkauf brauchen Sie meist nur Name, E-Mail und Zahlungsdaten. Fragen Sie nur ab, was Sie für den Einlass wirklich benötigen. Ein Geburtsdatum etwa ist nur sinnvoll, wenn Sie Tickets personalisieren oder das Alter vorab prüfen wollen.

Wer Ticketkäufer:innen später über neue Nächte informieren will, baut besser einen eigenen Newsletter mit Double-Opt-in auf; wie das geht, steht im Ratgeber Newsletter für die Gastronomie. Bei Fragen helfen die Datenschutzbehörde in Österreich und die Datenschutzaufsicht Ihres Bundeslandes in Deutschland weiter.

Am Ende landen fast alle Gäste über Ihre Website beim Ticket: Eine Eventseite mit Line-up, Einlasszeit, Preisen, Altersgrenze, Hausordnung und direktem Link zum Vorverkauf verkauft mehr als ein Linktree-Profil. Wie das für Clubs aussehen kann, zeigen unsere Beispiele für Club-Websites.