Retouren in der Bäckerei senken: weniger wegwerfen, mehr verdienen

Was Retouren wirklich kosten

Unter Retouren versteht man in der Bäckerei alles, was am Ende des Verkaufstags nicht verkauft wurde: die Ware in der eigenen Theke und die Ware, die aus Filialen oder von Wiederverkäufern wie Supermärkten, Tankstellen oder Kantinen zurückkommt. Viele Betriebe schauen dabei nur auf den Wareneinsatz, also Mehl, Butter, Eier und Füllungen. Das unterschätzt den Schaden deutlich, denn ein Brot, das im Müll landet, hat die volle Herstellung durchlaufen.

Wer seine Preise sauber kalkuliert, rechnet einen realistischen Retourenanteil bereits ein. Wie das bei Speisen und Backwaren geht, zeigt der Ratgeber zur Kalkulation; den Verkaufspreis pro Stück rechnen Sie mit dem Preiskalkulator aus. Das Ziel ist also nicht null Retouren, sondern eine bewusst gewählte, möglichst kleine Menge, die Sie dann sinnvoll weiterverwerten.

Die Kennzahlen, die Sie brauchen

Ohne Zahlen bleibt Backplanung Bauchgefühl. Sie brauchen dafür keine teure Software: Eine moderne Kasse liefert die Verkäufe pro Artikel und Stunde, und eine einfache Retourenliste am Abend ergänzt, was übrig bleibt. Wichtig ist, dass alle Mitarbeiter:innen Retouren gleich erfassen, am besten in Stück und pro Artikel, nicht als grobe Schätzung „ein Korb Gebäck“.

Ein Rechenbeispiel: Sie backen an einem Dienstag 400 Semmeln bzw. Brötchen, 36 bleiben übrig. Die Retourenquote liegt bei 9 Prozent. Werden davon 20 Stück zu Knödelbrot oder Bröseln verarbeitet und 16 gespendet, liegt die Verwertungsquote bei 100 Prozent, der Retourenwert bleibt aber ein Kostenfaktor. Beide Zahlen gehören deshalb zusammen: Die erste senken Sie mit Planung, die zweite erhöhen Sie mit Verwertung.

Backplanung nach Daten statt nach Gefühl

Die beste Grundlage für die Menge von morgen sind die Verkäufe der gleichen Wochentage der letzten Wochen. Ein Montag ist kein Samstag, und ein Freitag vor einem Feiertag verhält sich anders als ein normaler Freitag. Viele Kassensysteme exportieren die Verkäufe als Tabelle; manche bieten eigene Prognosefunktionen oder Schnittstellen zu Planungssoftware für Bäckereien. Fangen Sie einfach an und verfeinern Sie mit der Zeit.

Prüfen Sie auch das Sortiment selbst. Zwölf Brotsorten in der Auslage sehen großartig aus, verursachen aber zwölf Mal Retourenrisiko. Seltene Sorten können Sie an bestimmten Tagen anbieten oder nur auf Vorbestellung backen. In der Kuchenvitrine gilt dasselbe: lieber weniger Sorten in ausreichender Menge als viele angeschnittene Torten, die am Abend übrig bleiben. Mehr zur Vitrine steht im Ratgeber Kuchen und Torten im Café.

Nachbacken am Tag und ein schlankes Abendsortiment

Der wirksamste Hebel gegen Retouren ist, nicht alles am frühen Morgen fertig zu haben. Mit Gärunterbrechung, Kühlteiglingen oder einem Ladenbackofen in der Filiale backen Sie über den Tag in kleinen Mengen nach, genau dann, wenn die Nachfrage kommt. Gäste schätzen außerdem den Geruch von frischem Gebäck am Nachmittag. Wichtig ist eine klare Regel, wer wann nach welchem Signal nachbackt, zum Beispiel: „Wenn weniger als ein halbes Blech Kaisersemmeln in der Auslage liegt, wird nachgebacken, nach 16 Uhr nur noch ein halbes Blech.“

Ein schlankes Abendsortiment braucht Mut, denn manche Gäste erwarten eine volle Theke. Erklären Sie die Entscheidung offen: Viele schätzen eine Bäckerei, die weniger wegwirft. Wer am Abend etwas Bestimmtes möchte, kann es vorbestellen.

Vortagsware und Weiterverarbeitung

Brot vom Vortag ist kein minderwertiges Produkt, sondern ein eigenes Angebot. Viele Bäckereien haben ein Regal oder einen Korb mit Ware vom Vortag zu einem reduzierten Preis. Kennzeichnen Sie diese Ware klar und getrennt von der frischen, damit niemand getäuscht wird. Kräftige Sauerteigbrote eignen sich dafür besser als Semmeln oder Brötchen, die schnell zäh werden. Was nicht mehr verkauft wird, kann in der eigenen Backstube oder Küche weiterverarbeitet werden.

• Brösel bzw. Paniermehl und Knödelbrot bzw. Semmelwürfel: trocknen, reiben oder schneiden und abgepackt verkaufen.
• Brotchips und Croutons: mit Öl und Gewürzen gebacken, als Snack an der Kasse oder für Salate im Café.
• Restbrot im neuen Teig: Als Brühstück eingeweicht, verbessert altes Brot in vielen Rezepten Frischhaltung und Geschmack.
• Süße Verwertung: Scheiterhaufen, Brotpudding, Rumkugeln oder Kuchenböden aus übrigem Gebäck und Biskuit.
• Frühstück und Mittag: Toast, belegte Brote, Bruschetta oder French Toast im eigenen Café-Bereich.

Too Good To Go, Tafeln und andere Abnehmer

Was trotz guter Planung übrig bleibt, muss nicht in die Tonne. Apps wie Too Good To Go sind in Österreich und Deutschland verbreitet: Sie stellen in der App eine „Überraschungstüte“ bzw. ein „Überraschungssackerl“ mit Ware des Tages zu einem reduzierten Preis ein, Gäste reservieren und zahlen in der App und holen die Tüte in einem festgelegten Zeitfenster kurz vor Ladenschluss ab. Konditionen und Gebühren nennt der Anbieter bei der Registrierung. Neben dem Erlös bringt die App neue Gäste ins Geschäft, die später vielleicht regulär einkaufen.

Spenden an Tafeln und Sozialmärkte sind die zweite Säule. In Deutschland koordinieren die örtlichen Tafeln die Abholung bei Bäckereien, in Österreich übernehmen das Tafeln, Sozialmärkte und karitative Organisationen. Sprechen Sie vorher ab, welche Waren und Mengen gebraucht werden, wann abgeholt wird und wie die Ware übergeben wird. Für Unternehmen in Deutschland erklärt Tafel Deutschland auf seiner Website, wie Spenden ablaufen; in Österreich gibt es einen Leitfaden des Landwirtschafts- und des Gesundheitsministeriums zur Weitergabe von Lebensmitteln an soziale Einrichtungen. Steuerliche Fragen zu Sachspenden klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Die Reihenfolge ist dabei sinnvoll wie eine Pyramide: zuerst weniger backen, dann als Lebensmittel für Menschen verwerten, erst danach Tierfutter oder Energie. Ein gemischtes Modell funktioniert in vielen Betrieben am besten, etwa Vortagsregal für Brot, App für gemischtes Gebäck und die Tafel für größere Mengen vor Feiertagen.

Vorbestellung und Kommunikation mit den Gästen

Jede Vorbestellung ist ein Stück Planungssicherheit. Torten, Brot für Feste, Frühstückskörbe oder das Gebäck für den Sonntag lassen sich über Telefon, E-Mail, ein Formular auf der Website oder Click & Collect bestellen. Wie Sie das aufsetzen, zeigt der Ratgeber zu Vorbestellung und Click & Collect. Besonders vor Ostern, Weihnachten und langen Wochenenden senken Vorbestellungen die Retouren deutlich, weil Sie nicht mehr raten müssen.

Kommunizieren Sie Ihr Engagement auch nach außen. Eine kurze Seite auf Ihrer Website zum Thema Vortagsware, Too Good To Go und Spenden, aktuelle Öffnungszeiten im Google-Unternehmensprofil und ein Hinweis auf Instagram, wann das Vortagsregal frisch gefüllt ist, zeigen Gästen, dass Sie Lebensmittel wertschätzen. Wer eine Bäckerei mit Sitzplätzen betreibt, kann übrige Ware zusätzlich im Frühstücksangebot einsetzen, siehe Bäckerei mit Café-Bereich.