Zimmerpreise festlegen: So kalkulieren Pension und Hotel richtig

Die Preisuntergrenze: Was kostet eine Nacht?

Bevor Sie über Saisonen und Rabatte nachdenken, brauchen Sie eine Zahl, unter die Sie nicht gehen: die Preisuntergrenze pro Zimmer und Nacht. Sie setzt sich aus zwei Teilen zusammen. Die variablen Kosten fallen nur an, wenn ein Zimmer belegt ist: Reinigung, Wäsche, Energie, Pflegeprodukte, Frühstückswaren und die Provision, wenn über ein Buchungsportal gebucht wurde. Die Fixkosten laufen immer weiter: Miete oder Kredit, Personal, Versicherungen, Instandhaltung, Software, Marketing und Ihr eigenes Gehalt.

Diese Untergrenze ist kein Verkaufspreis, sondern die Linie, ab der jede Nacht Geld kostet. In der Nebensaison kann ein Preis knapp darüber sinnvoll sein, wenn er sonst leere Zimmer füllt. In der Hochsaison sollte Ihr Preis deutlich darüber liegen, denn diese Wochen finanzieren das ruhige Halbjahr mit. Führen Sie auch ein Restaurant oder Café im Haus, beantwortet der Break-even-Rechner für die Gastronomie dieselbe Frage für diesen Bereich: wie viele Gäste pro Tag die Fixkosten decken. Wer ein Haus gerade erst plant, findet die rechtlichen Grundlagen in den Ratgebern Pension eröffnen in Österreich und Pension eröffnen in Deutschland.

Auslastung, ADR und RevPAR verstehen

Drei Kennzahlen reichen, um die Preisarbeit eines kleinen Hauses zu steuern. Sie lassen sich aus jedem Buchungs- oder Hotelprogramm ablesen oder mit einer einfachen Tabelle berechnen. Rechnen Sie sie monatlich und vergleichen Sie mit dem Vorjahresmonat, nicht mit dem Vormonat, sonst vergleichen Sie Hochsaison mit Nebensaison.

Der RevPAR verbindet Preis und Belegung und ist deshalb die wichtigste der drei Zahlen. Ein Beispiel: Senken Sie den Preis von 90 € auf 75 € und steigt die Auslastung dadurch von 70 % auf 80 %, fällt der RevPAR von 63 € auf 60 €. Das Haus ist voller, verdient aber weniger und hat mehr Arbeit mit Reinigung und Wäsche. Umgekehrt kann ein höherer Preis bei etwas geringerer Belegung mehr Ertrag bringen. Rechnen Sie für den Logisumsatz nur den Zimmeranteil, ohne Frühstück, Getränke und Ortstaxe, damit die Werte vergleichbar bleiben.

Saisonen und Wochentage einteilen

Die meisten Pensionen und kleinen Hotels fahren gut mit einem Saisonkalender: drei bis fünf Preisstufen, die Sie einmal im Jahr festlegen und bei Bedarf anpassen. Grundlage sind Ihre Buchungsdaten der letzten Jahre, Schulferien in Ihren Hauptmärkten, Feiertage, Messen, Konzerte und Sportveranstaltungen in der Region. Ein Stadthotel hat andere Spitzen als ein Haus am See oder im Skigebiet.

Die Prozentwerte sind nur ein Ausgangspunkt, keine Branchenregel. Prüfen Sie, wann Ihr Haus in den vergangenen Jahren früh ausgebucht war: Das ist das deutlichste Zeichen, dass der Preis zu niedrig war. Zusätzlich lohnt sich oft ein Wochentagspreis. Stadt- und Businesshotels sind unter der Woche gefragt, Ferien- und Ausflugsregionen am Wochenende. Ein Aufschlag für Freitag und Samstag oder ein günstigerer Preis von Sonntag bis Donnerstag spiegelt das wider.

Mindestaufenthalt und Anreisetage

Jede Anreise kostet Arbeit: Check-in, Reinigung, Wäschewechsel. Ein Mindestaufenthalt sorgt in gefragten Zeiten dafür, dass einzelne Nächte die Woche nicht zerstückeln. Gleichzeitig kann er Buchungen kosten, wenn er zu streng ist. Setzen Sie ihn deshalb gezielt ein und lockern Sie ihn, sobald sich Lücken abzeichnen.

• Spitzentermine: zwei oder drei Nächte Mindestaufenthalt über Silvester, Ostern oder große Events.
• Ferienregionen in der Hauptsaison: feste Anreisetage oder ein Mindestaufenthalt von mehreren Nächten, wenn das in Ihrer Region üblich ist.
• Kurzfristig lockern: Ist zwei Wochen vor dem Termin noch frei, nehmen Sie den Mindestaufenthalt heraus und verkaufen auch einzelne Nächte.
• Lückenfüller: Eine einzelne freie Nacht zwischen zwei Buchungen lässt sich gezielt freigeben, auch wenn sonst ein Mindestaufenthalt gilt.
• Aufschlag statt Verbot: Statt Kurzaufenthalte auszuschließen, können Sie für eine einzelne Nacht einen Zuschlag verlangen.

Dynamische Preise mit Maß

Große Hotels ändern ihre Preise täglich, oft mit Revenue-Management-Software. Für eine Pension mit zehn Zimmern ist das meist zu viel Aufwand. Ein einfacher Mittelweg: Sie behalten Ihren Saisonkalender als Basis und passen die Preise in festen Abständen an den Buchungsstand an. Liegt ein Zeitraum deutlich über dem Vorjahr, heben Sie den Preis für die restlichen Zimmer an. Bleibt er hinter dem Vorjahr, prüfen Sie Preis, Mindestaufenthalt und Fotos, bevor Sie Rabatte geben.

Ein Blick auf vergleichbare Häuser in der Umgebung hilft bei der Einordnung, sollte aber nicht der einzige Maßstab sein. Ihre Lage, Ausstattung, Bewertungen und Ihr Frühstück rechtfertigen eigene Preise. Wer nur dem günstigsten Mitbewerber folgt, landet schnell in einem Preiskampf, den niemand gewinnt.

Pakete und Zusatzleistungen

Pakete verkaufen ein Erlebnis statt nur ein Zimmer und machen Preise schwerer vergleichbar. Typische Beispiele sind ein Wanderwochenende mit Lunchpaket und Karte, ein Genusspaket mit Abendessen und Weinverkostung, ein Wellness-Arrangement oder ein Paket mit Eintrittskarten für ein regionales Event. Kalkulieren Sie jedes Paket aus dem Zimmerpreis der jeweiligen Saison plus den Kosten der Leistungen und einem Aufschlag für den Aufwand. Ob das Frühstück inklusive ist oder dazugebucht wird, entscheiden Sie bewusst: Der Ratgeber Frühstück in Pension und Hotel zeigt, wie Sie es pro Gast kalkulieren.

Stornobedingungen fair und klar formulieren

Viele Gäste gehen davon aus, dass sie eine Online-Buchung innerhalb von 14 Tagen widerrufen können. Für Beherbergung zu einem bestimmten Termin gilt das gesetzliche Widerrufsrecht bei Fernabsatzverträgen jedoch nicht, in Deutschland etwa nach § 312g Abs. 2 Nr. 9 BGB. Umso wichtiger ist, dass Sie Ihre eigenen Stornobedingungen festlegen und vor der Buchung klar kommunizieren. In Österreich stellt die WKO mit den Allgemeinen Geschäftsbedingungen für die Hotellerie (AGBH) ein Branchenmuster bereit; laut WKO wird es derzeit rechtlich überarbeitet, informieren Sie sich deshalb über den aktuellen Stand. In Deutschland beraten IHK und DEHOGA zu Mustern für Beherbergungsverträge.

Halten Sie Fristen, Gebühren in Prozent des Gesamtpreises und den Umgang mit einer Anzahlung schriftlich fest, und schicken Sie die Bedingungen mit der Buchungsbestätigung. Eine Anzahlung bei längeren Aufenthalten oder Gruppen senkt das Risiko kurzfristiger Absagen. Wie Erinnerungen und Garantien Ausfälle verringern, zeigt der Ratgeber zu No-Shows, der sich auf Zimmer gut übertragen lässt. Bei Streitfällen oder eigenen AGB lohnt sich ein Blick von WKO, IHK oder einer Rechtsberatung.

Preise transparent online zeigen

Der beste Preis wirkt nur, wenn Gäste ihn verstehen. Zeigen Sie auf Ihrer Website jede Zimmerkategorie mit echtem Foto, Größe und einem Preis ab pro Nacht, sagen Sie dazu, ob er für das Zimmer oder pro Person gilt, ob Frühstück enthalten ist und ob die Ortstaxe (Österreich) beziehungsweise Kurtaxe, Gästebeitrag oder Übernachtungsteuer (Deutschland) dazukommt. Diese Abgaben regeln in Österreich die Länder, in Deutschland die Gemeinden. Höhe, Ausnahmen und Abfuhr sind deshalb von Ort zu Ort verschieden: Fragen Sie Gemeinde oder Tourismusverband.

Auch der Preisaushang ist Pflicht: In Deutschland verlangt § 13 der Preisangabenverordnung die Preise der wesentlichen Zimmer und des Frühstücks am Eingang oder an der Rezeption, in Österreich gelten die Regeln des Preisauszeichnungsgesetzes, siehe Preisauszeichnung in Österreich. Nach § 7 PrAG legen österreichische Betriebe ihre Zimmerpreise frei fest, auch gegenüber Buchungsplattformen. Wie Sie mehr Gäste direkt statt über Portale buchen lassen, steht im Ratgeber Direktbuchungen statt OTA-Provision.