Gutscheine online verkaufen: so wird der Gutschein zum Umsatzbringer

Warum sich Gutscheine für Ihr Lokal lohnen

Gutscheine bringen Geld in die Kasse, bevor eine einzige Portion gekocht ist. Gerade in ruhigen Monaten nach den Feiertagen hilft dieser Vorschuss. Dazu kommt der Werbeeffekt: Wer einen Gutschein verschenkt, empfiehlt Ihr Lokal persönlich weiter. Der Beschenkte kommt oft zum ersten Mal, meist nicht allein, und bestellt häufig mehr, als der Gutschein abdeckt. Ein Teil der Gutscheine wird spät oder gar nicht eingelöst. Darauf sollten Sie aber nicht kalkulieren, denn der Gast hat einen Anspruch, solange der Gutschein gilt.

Früher lag der Gutscheinblock neben der Kasse, und wer einen wollte, musste vorbeikommen. Heute suchen viele Menschen am Abend auf dem Handy nach einem Geschenk, oft kurzfristig. Wenn Ihre Website dann einen gut sichtbaren Knopf „Gutschein kaufen“ hat und der Gutschein Minuten später als PDF im Postfach liegt, verkaufen Sie auch dann, wenn Ihr Lokal geschlossen ist. Wo der Knopf auf der Website am besten sitzt, lesen Sie im Ratgeber zu den Inhalten einer Gastro-Website.

Wertgutschein, Leistungsgutschein, Aktionsgutschein

Bevor Sie verkaufen, legen Sie fest, welche Art von Gutschein Sie anbieten. Die Art entscheidet über Flexibilität, Gültigkeit und die steuerliche Behandlung.

Für die meisten Betriebe ist der Wertgutschein die beste Grundlage. Er funktioniert für jedes Angebot, und Sie müssen sich keine Sorgen machen, ob es das Menü in drei Jahren noch gibt. Möchten Sie trotzdem ein Erlebnis verschenkbar machen, verbinden Sie beides: „Gutschein im Wert von 120 Euro, zum Beispiel für unser Degustationsmenü für zwei“. So bleibt das Geschenk anschaulich, und der Wert ist eindeutig.

Wie lange gelten Gutscheine in Österreich und Deutschland?

Die Gültigkeit ist der heikelste Punkt beim Gutscheinverkauf. Die Regeln unterscheiden sich zwischen Österreich und Deutschland deutlich, und Gerichte haben zu kurze Fristen immer wieder gekippt. Die folgenden Punkte geben eine allgemeine Orientierung und ersetzen keine Rechtsberatung.

• Österreich: Ohne Befristung gilt ein Gutschein grundsätzlich 30 Jahre, die allgemeine Verjährungsfrist nach § 1478 ABGB. Laut WKO hat der Oberste Gerichtshof Befristungen bezahlter Wertgutscheine von drei Jahren oder weniger in vorformulierten Bedingungen als unzulässig beurteilt. Eine unwirksame Frist fällt weg, und der Gutschein gilt wieder 30 Jahre.
• Deutschland: Hier gilt die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren nach § 195 BGB. Sie beginnt am Ende des Jahres, in dem der Gutschein gekauft wurde. Ein Gutschein von Mai 2026 ist also bis Ende 2029 einlösbar. Kürzere Fristen sind möglich, eine zu knapp bemessene Frist ist laut Verbraucherzentrale aber unwirksam.
• Gratis-Aktionsgutscheine, die Sie im Rahmen einer Werbeaktion verschenken, dürfen in beiden Ländern deutlich kürzer befristet werden.

Der einfachste und gästefreundlichste Weg ist, bezahlte Wertgutscheine nicht künstlich zu verkürzen und auf dem Gutschein nur das Ausstellungsdatum anzugeben. Wollen Sie für Leistungsgutscheine eine kürzere Frist, etwa weil es das Angebot nur eine Saison lang gibt, holen Sie vorab Rat bei der WKO oder IHK ein. Die WKO empfiehlt in solchen Fällen eine Möglichkeit, den Gutschein umzutauschen oder sich den Betrag erstatten zu lassen.

Gutscheine über die Website verkaufen

Für den Online-Verkauf gibt es drei übliche Wege. Welcher passt, hängt davon ab, wie viele Gutscheine Sie verkaufen und welche Kasse Sie nutzen.

Ein Online-Shop ist ein Fernabsatzgeschäft. Ob und wann Käufer:innen ein Widerrufsrecht haben, hängt von der Art des Gutscheins und Ihren Bedingungen ab; lassen Sie sich das im Zweifel von WKO, IHK oder Ihrem Shop-Anbieter bestätigen. Was ins Impressum gehört, erklären die Ratgeber zum Impressum in Österreich und zum Impressum in Deutschland. Das Impressum selbst erstellen Sie in wenigen Minuten mit dem Impressum-Generator.

Was auf einen guten Gutschein gehört

Ob digital oder gedruckt: Ein Gutschein ist ein Geschenk und gleichzeitig ein Dokument, das Ihr Team beim Einlösen prüfen muss. Beides sollte er gut erfüllen.

Für Gutscheine, die Sie im Lokal oder am Telefon verkaufen, brauchen Sie eine schöne Druckvorlage. Mit unserem Gutschein-Generator erstellen Sie kostenlos einen druckfertigen Gutschein mit Ihrem Namen, Betrag, zufälligem Code und Ablaufdatum. Leere Felder werden als Linien gedruckt, die Sie von Hand ausfüllen.

Weihnachten und andere Anlässe planen

In vielen Lokalen fällt ein großer Teil des Gutscheinumsatzes in die Wochen vor Weihnachten. Wer rechtzeitig plant, verkauft deutlich mehr als mit einem Zettel an der Tür in der letzten Woche.

Auch über das Jahr gibt es gute Anlässe: Valentinstag, Muttertag und Vatertag, Ostern, Hochzeiten, Firmenjubiläen. Ein kurzer Hinweis im Newsletter einige Tage vorher reicht oft schon. Gutscheine sind auch ein gutes Instrument für Stammgäste; wie Sie Gäste mit Stempelkarte oder Prämien binden, lesen Sie im Ratgeber zum Treueprogramm.

Buchhaltung und Umsatzsteuer: die Grundlagen

Gutscheine sind steuerlich nicht kompliziert, wenn man die Grundidee kennt. Seit 2019 unterscheiden Österreich und Deutschland nach EU-Recht zwischen Einzweck- und Mehrzweck-Gutscheinen. In Deutschland steht das in § 3 Abs. 13 bis 15 UStG, in Österreich folgt die Finanzverwaltung denselben Grundsätzen.

• Einzweck-Gutschein: Bei der Ausstellung stehen Ort der Leistung und Umsatzsteuer bereits fest. Die Umsatzsteuer fällt schon beim Verkauf an, auch wenn der Gutschein nie eingelöst wird.
• Mehrzweck-Gutschein: Alles andere. Die Umsatzsteuer entsteht erst bei der Einlösung. Ein Wertgutschein für Speisen und Getränke ist in der Gastronomie meist ein Mehrzweck-Gutschein, weil Speisen und Getränke unterschiedlich besteuert werden und beim Kauf noch offen ist, was der Gast bestellt.
• Ein Leistungsgutschein für ein genau beschriebenes Angebot kann ein Einzweck-Gutschein sein. Ob das bei Ihrem Angebot zutrifft, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Für die Buchhaltung heißt das: Verkaufte, aber noch nicht eingelöste Gutscheine sind keine fertigen Einnahmen, sondern eine Verbindlichkeit gegenüber dem Gast. Führen Sie eine Liste aller ausgegebenen Gutscheine mit Nummer, Betrag, Datum und Einlösestand, am besten automatisch im Kassen- oder Shopsystem. Verkauf und Einlösung müssen auch in der Kasse korrekt erfasst werden. Wie das mit der Registrierkasse in Österreich funktioniert, steht im Ratgeber zur Registrierkassenpflicht, für Deutschland im Ratgeber zum Kassensystem.

Einlösen im Lokal ohne Ärger

Der beste Online-Shop nützt wenig, wenn das Einlösen am Tisch Diskussionen auslöst. Ihr Team sollte wissen, wie ein Gutschein geprüft und verbucht wird, und den Gast dabei wie einen besonderen Gast behandeln. Schließlich lernt er Ihr Lokal oft genau an diesem Abend kennen.